Wanneer je jouw auto voor zakelijke doeleinden gebruikt, is het vaak nodig om je ritten vast te leggen. Er zijn diverse methoden beschikbaar, zoals het gebruik van een rittenregistratie app, handmatige invoer op een formulier, of registratie in Excel. De meest voorkomende situaties waarin het essentieel is om je ritten bij te houden, omvatten:
- Kilometerdeclaratie voor werknemers tegen €0,21 per kilometer.
- Bij gebruik van een leaseauto zonder bijtelling, waarbij aangetoond moet worden dat maximaal 500 kilometer per jaar zakelijk wordt gereden, geldt de verplichting.
- Voor ZZP’ers is het van belang om de kilometers af te trekken van de winst tegen €0,21 per kilometer bij gebruik privéauto.
Voorwaarden rittenregistratie Belastingdienst
De Belastingdienst stelt verschillende eisen aan de rittenregistratie. Hieronder hebben we ze voor jou opgesomd:
- Datum: Per rit moet duidelijk worden aangegeven op welke datum deze heeft plaatsgevonden.
- Begin- en eindstand kilometerteller: Bij elke rit moet worden genoteerd wat de begin- en eindstand van de kilometerteller was.
- Vertrek- en aankomstadres: Per rit moet duidelijk worden vermeld wat het vertrekadres en het aankomstadres was.
- Routebeschrijving: Indien een ongebruikelijk route is genomen, dient dit te worden vermeldt.
- Karakter rit: Per rit moet worden aangegeven of deze zakelijk of privé was. Als het om een zakelijke rit gaat, moet ook de reden van de rit worden vermeld.
- Totaal aantal kilometers: Het totaal aantal gereden kilometers worden vermeld per rit.
- Voetuiggegevens: Het merk van de auto, type en kenteken dienen te worden vermeldt.
Zie voor de referentie de website van de Belastingdienst.
Download Rittenregistratie Excel template
Download Rittenregistratie PDF formulier
Rittenregistratie template gebruiken
1. Autogegevens invullen: Vul het merk en model van de auto in, samen met de bijbehorende kilometerstand.
2. Kilometers registreren: Vul de gegevens van elke rit in onder de juiste kolommen. De template zal automatisch de totaal gereden kilometers berekenen op basis van de ingevoerde gegevens.
3. Rapportage: Aan de rechterkant van de template vind je een overzichtelijke rapportage met de totaal gereden zakelijke, woon-werk en privékilometers. Daarnaast worden ook de verhoudingen in percentages weergegeven voor een helder inzicht.
Rittenregistratie bewaartermijn Belastingdienst
Het is van cruciaal belang om je rittenregistratie zorgvuldig te bewaren, omdat de Belastingdienst deze kan opvragen voor controle. Een nauwkeurige en gedetailleerde rittenregistratie is essentieel om te kunnen aantonen dat zakelijke en privékilometers correct zijn geregistreerd. Indien een rittenregistratie niet op orde, kan gedeclareerde kilometers en/of aftrekpost door de belastingdienst worden teruggevorderd. Daarnaast kan de belastingdienst je ook een boete geven. De belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen, zorg er dus voor dat je minimaal je rittenregistratie 5 jaar bewaard.
