Rittenregistratie is een term die vaak wordt geassocieerd met zakelijk rijden, maar wat houdt het precies in en wanneer is het vereist volgens de Nederlandse Belastingdienst? Daarnaast zijn er ook een aantal situaties dat het alsnog handig is om een rittenregistratie bij te houden, ongeacht dat de Nederlandse Belastingdienst dit niet verplicht. Dit artikel biedt duidelijkheid over deze onderwerpen.
Een rittenregistratie is een gedetailleerd logboek van alle ritten die met een zakelijk voertuig zijn gemaakt. Het bevat informatie zoals de datum, begin- en eindtijd, start- en eindadres, gereden kilometers, het doel van de rit (zakelijk of privé), en eventuele bijzonderheden van de rit.
Auto van de zaak zonder bijtelling
Het bijhouden van een kilometerregistratie is vereist door de Belastingdienst als je als bestuurder van een zakelijk voertuig wilt bewijzen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto. Dit is van belang omdat je bij overschrijding van deze limiet een fiscale bijtelling moet betalen.
Kilometervergoeding werknemers
Rittenregistratie speelt ook een cruciale rol voor werknemers die reiskosten declareren bij hun werkgever. Vaak hebben bedrijven beleid waarbij werknemers een kilometer vergoeding krijgen voor de kilometers die ze voor hun werk rijden. Om deze kilometers nauwkeurig en transparant vast te leggen, wordt een rittenregistratie gebruikt.
Rittenregistratie ZZP’ers
Er zijn situaties waarin een kilometerregistratie ook nuttig is voor ZZP’ers. Zo kunnen ZZP’ers de rittenregistratie gebruiken om zakelijke kilometers van hun winst af te trekken voor 0,21 euro per kilometer. Daarnaast kan de rittenregistratie helpen om het privégebruik van de BTW te minimaliseren als de auto op de zaak staat.
apps
Hoewel het bijhouden van een rittenregistratie misschien een tijdrovende taak lijkt, is er tegenwoordig een reeks digitale hulpmiddelen die het proces aanzienlijk vergemakkelijken. Mobiele apps zoals Tripbook kunnen automatisch al je ritten registreren, wat zowel tijd bespaart als de kans op fouten verkleint.
Er zijn echter uitzonderingen op de verplichting tot kilometerregistratie. Als de auto uitsluitend zakelijk wordt gebruikt en buiten werktijd niet beschikbaar is voor privégebruik, is een kilometerregistratie niet nodig. Ook wanneer de auto door meerdere medewerkers voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en het privégebruik minimaal is, is een kilometerregistratie niet verplicht.
Conclusie
Een nauwkeurige rittenregistratie is cruciaal om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen en onnodige fiscale bijtellingen te voorkomen. Hoewel het niet in alle situaties verplicht is, biedt het bijhouden van een rittenregistratie een duidelijk overzicht. Met de juiste tools wordt het bijhouden van een kilometerregistratie eenvoudiger en minder tijdrovend dan ooit tevoren.
