Als ZZP’er ben je verplicht om een rittenregistratie bij te houden als je gebruik maakt van een zakelijke auto en hier geen bijtelling over betaald. Dit is nodig om aan te kunnen tonen dat je niet meer dan 500 kilometers privé rijdt per jaar. Het is belangrijk om te weten dat de Belastingdienst strenge eisen stelt aan de rittenregistratie. In dit artikel zullen we bespreken waar je rittenregistratie aan moet voldoen.
Waarom een rittenregistratie bijhouden?
Als ZZP’er heb je misschien het idee dat het bijhouden van een rittenregistratie veel tijd kost en niet echt nodig is. Toch kan het bijhouden van een nauwkeurige rittenregistratie juist tijd en geld besparen. Als je namelijk geen of onvoldoende bewijs hebt dat bepaalde kilometers zakelijk waren, zal de Belastingdienst deze kilometers als privé beschouwen en moet je hierover belasting betalen.
Om dit te voorkomen is het belangrijk om een correcte rittenregistratie bij te houden die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Eisen Belastingdienst
De Belastingdienst stelt verschillende eisen aan de rittenregistratie. Hieronder hebben we ze voor jou opgesomd:
1. Datum
Per rit moet duidelijk worden aangegeven op welke datum deze heeft plaatsgevonden.
2. Begin- en eindstand kilometerteller
Bij elke rit moet worden genoteerd wat de begin- en eindstand van de kilometerteller was.
3. Vertrek- en aankomstadres
Per rit moet duidelijk worden vermeld wat het vertrekadres en het aankomstadres was.
4. Routebeschrijving
Het is belangrijk dat de route die gereden is, wordt beschreven. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een kaartje of een beschrijving van de afslagen die genomen zijn.
5. Karakter rit
Per rit moet worden aangegeven of deze zakelijk of privé was. Als het om een zakelijke rit gaat, moet ook de reden van de rit worden vermeld.
6. Totaal aantal kilometers
Het totaal aantal gereden kilometers worden vermeld per rit.
7. Voertuiggegevens
Het merk van de auto, type en kenteken dienen te worden vermeldt.
Zie voor de referentie de website van de Belastingdienst.
Voldoe aan alle eisen
Om ervoor te zorgen dat jouw rittenregistratie voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst, zijn er verschillende manieren om dit bij te houden:
1. Handmatig bijhouden
Je kunt ervoor kiezen om je rittenregistratie handmatig bij te houden in een boekje of excel. Hierbij is het wel belangrijk om erop te letten dat alles goed leesbaar en begrijpelijk is voor anderen, zoals de Belastingdienst.
2. Rittenregistratie app
Een geautomatiseerd systeem kan veel tijd besparen en voorkomt fouten in de rittenregistratie. Er zijn verschillende apps en software systemen beschikbaar die dit voor je kunnen doen. Zo houdt een app als Tripbook automatisch al je ritten en de gereden kilometers bij en kun je per rit aangeven of deze zakelijk, woon-werkverkeer of privé was.
Conclusie
Als ZZP’er ben je verplicht om een rittenregistratie bij te houden als je gebruik maakt van een zakelijke auto. Het bijhouden van een nauwkeurige rittenregistratie kan veel tijd en geld besparen, omdat je hiermee aan kunt tonen welke kilometers zakelijk waren en welke privé. Om ervoor te zorgen dat jouw rittenregistratie voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst, is het belangrijk om per rit duidelijk aan te geven wat de datum was, wat de begin- en eindstand van de kilometerteller was, wat het vertrek- en aankomstadres was, hoe de route ging, welk karakter de rit had (zakelijk of privé) en wat het totaal aantal gereden kilometers in die maand was.
Er zijn verschillende manieren om jouw rittenregistratie bij te houden, zoals handmatig op papier of in excel of met behulp van rittenregistratie app zoals Tripbook. Kies vooral de methode die het beste bij jou past en zorg ervoor dat je rittenregistratie altijd up-to-date is. Zo voorkom je problemen met de Belastingdienst en kun je als ZZP’er zonder zorgen onderweg zijn met jouw zakelijke auto!
