Kilometervergoeding 2025: Regels, vergoeding en berekenen

Als zelfstandige (ZZP’er) of werknemer die regelmatig zakelijk onderweg is, is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de regels rondom de kilometervergoeding. Deze vergoeding is een belastingvrije tegemoetkoming voor de kilometers die je in opdracht van je werk rijdt, en helpt de kosten van zakelijk reizen te dekken. Zowel werknemers als zelfstandigen kunnen hiervan profiteren. Sinds 1 januari 2025 bedraagt de maximale onbelaste kilometervergoeding nog steeds €0,23 per kilometer.

Kilometervergoeding vanuit werkgever

Veel werkgevers vergoeden hun medewerkers een onbelaste kilometervergoeding voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke ritten, ongeacht het vervoermiddel. Deze standaardvergoeding bedraagt €0,23 per kilometer. Het is echter goed om te weten dat werkgevers niet wettelijk verplicht zijn deze vergoeding te geven; de afspraken hierover staan meestal in een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) of in het individuele arbeidscontract.

Wanneer je recht hebt op een kilometervergoeding, maakt het niet uit of je reist met de fiets, brommer, auto, trein, boot of zelfs het vliegtuig, je ontvangt in principe dezelfde €0,23 per kilometer. Bij carpoolen geldt dit eveneens, zolang je de rit zelf organiseert. Reis je met het openbaar vervoer, een boot of een vliegtuig, dan kan het zijn dat je in plaats van de vaste kilometervergoeding juist een reiskostenvergoeding krijgt die de daadwerkelijke kosten dekt.

In sommige gevallen kun je met je werkgever een hogere vergoeding afspreken dan de onbelaste grens van €0,23 per kilometer. Houd er wel rekening mee dat het meerdere boven deze grens als loon wordt beschouwd en dus belast wordt. Heb je een leaseauto of een bedrijfsauto, dan vervalt het recht op de kilometervergoeding.

Kilometervergoeding als ZZP’er

Als ZZP’er kun je ook profiteren van de kilometervergoeding. Net als werknemers maakt het niet uit welk vervoermiddel je gebruikt – auto, motor, brommer of zelfs de fiets – iedere zakelijke kilometer telt mee. Het verschil is echter dat je deze €0,23 per kilometer niet van een werkgever ontvangt, maar zelf mag aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting.

Belangrijk is dat dit alleen geldt wanneer je een privévoertuig gebruikt voor zakelijke ritten. Staat de auto op de zaak (bijvoorbeeld gekocht of geleased via je onderneming), dan mag je de volledige autokosten opvoeren, maar vervalt de mogelijkheid om daarnaast €0,23 per kilometer te rekenen.

Voor ZZP’ers is het daarom essentieel om een nauwkeurige rittenregistratie bij te houden. Noteer de zakelijke ritten met datum, bestemming, afstand en doel, zodat je bij een eventuele controle van de Belastingdienst kunt aantonen hoeveel kilometers je hebt gereden. Zo profiteer je optimaal van dit belastingvoordeel en voorkom je problemen achteraf.

Kilometervergoeding berekenen

Het berekenen van de kilometervergoeding is eenvoudig. Stel dat je dagelijks van Amsterdam naar Rotterdam reist voor je werk. De afstand enkele reis is 40 kilometer, dus heen en terug leg je 80 kilometer af.

Bij een vergoeding van €0,23 per kilometer ziet de berekening er zo uit:

80 km × €0,23 = €18,40 per dag

Zo weet je direct welk bedrag je kunt aftrekken of vergoed kunt krijgen. Wil je dit snel en nauwkeurig voor je eigen situatie berekenen? Gebruik dan onze handige kilometervergoeding calculator.

Kilometervergoeding calculator

Wanneer wel en geen kilometervergoeding?

Niet iedere gereden kilometer komt in aanmerking voor een onbelaste kilometervergoeding. De Belastingdienst maakt een duidelijk onderscheid tussen zakelijke en privéritten. Het is belangrijk dit goed te begrijpen, omdat een verkeerde toepassing kan leiden tot correcties of zelfs naheffingen bij een controle.

Kilometers die wel meetellen

• Woon-werkverkeer: de rit van je huis naar je vaste werkplek en terug. Voor werknemers mag dit vergoed worden met €0,23 per kilometer. Voor ZZP’ers geldt dit doorgaans ook als zakelijke kilometer.
• Klant- en opdrachtgeversbezoek: alle kilometers die je maakt om een klant, opdrachtgever of leverancier te bezoeken.
• Zakelijke afspraken: vergaderingen, netwerkbijeenkomsten, seminars en cursussen die relevant zijn voor je werk.
• Kilometers naar tijdelijke werkplekken: bijvoorbeeld wanneer je voor een project tijdelijk op een andere locatie moet werken.

Kilometers die niet meetellen

• Privéritten: boodschappen doen, naar vrienden of familie gaan, vakantie of dagjes uit.

• Omwegen voor privédoeleinden: rijd je om voor een privéstop (bijvoorbeeld de supermarkt), dan mag dit deel niet opgevoerd worden.

• Woon-werk bij leaseauto of bedrijfsauto: heb je een auto van de zaak, dan vervalt het recht op kilometervergoeding.

Belangrijk om te onthouden

De vergoeding geldt ongeacht het vervoermiddel (auto, fiets, scooter, openbaar vervoer of zelfs lopend).

Houd altijd een sluitende rittenregistratie bij om zakelijke kilometers te kunnen aantonen. Dit is vooral cruciaal voor ZZP’ers die de aftrekpost willen gebruiken.

Kilometervergoeding en belastingregels

De kilometervergoeding is in 2025 vastgesteld op maximaal €0,23 per kilometer. Tot dit bedrag is de vergoeding belastingvrij. Ontvang je als werknemer meer dan dit tarief, dan wordt het meerdere boven de €0,23 gezien als loon en moet hierover loonbelasting en premies worden betaald. Voor werknemers zijn de afspraken over de hoogte van de vergoeding vaak vastgelegd in de cao of in het individuele arbeidscontract.

Voor zelfstandigen werkt het net iets anders. Als ZZP’er ontvang je geen vergoeding van een werkgever, maar mag je het bedrag van €0,23 per zakelijke kilometer aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting. Rijd je met een auto die je tot het ondernemingsvermogen hebt gerekend, bijvoorbeeld een bedrijfsauto of leaseauto, dan mag je de daadwerkelijke autokosten aftrekken, maar vervalt de mogelijkheid om daarnaast gebruik te maken van de vaste kilometervergoeding.

Daarnaast speelt ook de btw een rol. Ondernemers die hun privéauto zakelijk gebruiken, mogen in sommige gevallen de btw over bepaalde kosten, zoals brandstof of onderhoud, deels terugvragen, afhankelijk van het aantal zakelijke kilometers en hoe de auto is opgenomen in de administratie. Zo blijft de fiscale behandeling van de kilometervergoeding een belangrijk aandachtspunt, zowel voor werknemers als voor zelfstandigen.

Veelgemaakte fouten en valkuilen

Hoewel de kilometervergoeding in de basis eenvoudig lijkt, gaat het in de praktijk vaak mis. Een van de meest voorkomende fouten is het opvoeren van kilometers die eigenlijk privé zijn. Denk bijvoorbeeld aan een ritje naar de supermarkt onderweg naar huis; deze kilometers zijn niet zakelijk en mogen dus niet worden gedeclareerd of afgetrokken. Ook zien we dat ondernemers en werknemers soms vergeten dat alleen het bedrag tot €0,23 per kilometer onbelast is. Spreek je een hogere vergoeding af, dan is het meerdere belast en moet dit in de administratie worden verwerkt.

Een andere valkuil is een gebrekkige of onnauwkeurige rittenregistratie. De Belastingdienst kan altijd vragen om bewijs, en als je niet kunt aantonen hoeveel zakelijke kilometers je daadwerkelijk hebt gereden, loop je het risico dat de aftrekpost of de vergoeding wordt afgekeurd. Het is daarom verstandig om structureel bij te houden waar je naartoe rijdt, hoeveel kilometers je aflegt en met welk doel. Tot slot gaat het vaak mis bij ondernemers die zowel zakelijke als privéritten met dezelfde auto maken en de scheiding daartussen niet duidelijk vastleggen. Dit kan tot correcties of naheffingen leiden.

Door je administratie zorgvuldig bij te houden, alleen zakelijke ritten op te voeren en je te houden aan het tarief van €0,23 per kilometer, voorkom je deze fouten en benut je de regeling op een veilige manier.