Udbetaler din virksomhed kørselsgodtgørelse til medarbejdere, påhviler der dig som arbejdsgiver en række forpligtelser. Kørselsgodtgørelse regler arbejdsgiver handler i bund og grund om tre ting: kontrol, korrekt afregning og præcis indberetning. Overser du bare ét krav, risikerer virksomheden at hæfte for den skat, medarbejderen skulle have betalt. I denne guide gennemgår vi de vigtigste pligter, den korrekte bogføring og indberetning til eIndkomst — samt hvad der sker, når det går galt.
Arbejdsgiverens kontrolpligt
Kontrolpligten er hjørnestenen i hele ordningen. Ifølge ligningslovens § 9 B og SKATs vejledning skal arbejdsgiveren aktivt kontrollere, at betingelserne for skattefri kørselsgodtgørelse er opfyldt, inden udbetalingen finder sted. Det er altså ikke nok blot at modtage en kørebog fra medarbejderen — du skal gennemgå og godkende den.
Hvad skal du kontrollere?
For hver udbetaling skal du som arbejdsgiver sikre dig, at afregningsbilaget indeholder:
- Medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer
- Dato for hver enkelt kørsel
- Start- og slutadresse (konkrete adresser, ikke blot “kunde” eller “møde”)
- Antal kørte kilometer pr. tur
- Formålet med den erhvervsmæssige kørsel
- Bilens registreringsnummer
- Beregning af godtgørelsen (km × sats)
Mangler blot én af disse oplysninger, mister udbetalingen sin skattefrihed. SKAT har i flere afgørelser statueret, at selv mindre formelle mangler kan medføre, at hele godtgørelsen anses som skattepligtig A-indkomst.
Regelmæssig kontrol — ikke kun ved årsafslutning
Kontrollen skal foretages løbende — typisk månedligt, inden godtgørelsen udbetales. Det er ikke tilstrækkeligt at samle alle bilag og gennemgå dem ved årets slutning. Har du mange medarbejdere med erhvervsmæssig kørsel, bør du have en fast procedure, hvor kørselsbilag indsamles og godkendes inden en bestemt dato hver måned.
Korrekte satser og udbetaling
I 2026 er satserne for skattefri kørselsgodtgørelse fastsat af Skatterådet:
| Kørselstype | Sats 2026 |
|---|---|
| Egen bil/motorcykel (0–20.000 km) | 3,94 kr./km |
| Egen bil/motorcykel (over 20.000 km) | 2,28 kr./km |
| Cykel, knallert, scooter, el-løbehjul | 0,64 kr./km |
De 20.000 km opgøres pr. kalenderår pr. arbejdsgiver. Skifter en medarbejder job midt i året, starter tælleren forfra hos den nye arbejdsgiver. Du finder en detaljeret gennemgang af satserne for 2026 her.
Hvad sker der ved udbetaling over satsen?
Udbetaler du mere end den officielle sats, bliver hele beløbet skattepligtigt — ikke kun det overskydende. Det skal i så fald indberettes som almindelig A-indkomst, og der skal beregnes AM-bidrag. Mange arbejdsgivere tror fejlagtigt, at kun differencen beskattes, men det er ikke tilfældet.
Må godtgørelsen modregnes i løn?
Nej. Kørselsgodtgørelse må aldrig modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Gør man det, anser SKAT udbetalingen som løn, og skattefriheden bortfalder. Godtgørelsen skal udbetales som et tillæg oven i den aftalte løn.
Bogføring af kørselsgodtgørelse
Korrekt bogføring er afgørende for at bestå en eventuel kontrol fra SKAT. Her er de vigtigste regler:
Kontering
Skattefri kørselsgodtgørelse bogføres typisk på en separat driftskonto (f.eks. kontonr. 2010 “Skattefri kørselsgodtgørelse” i standardkontoplanen). Beløbet er en fradragsberettiget driftsudgift for virksomheden, og der er ingen moms på kørselsgodtgørelse.
Bilagskrav
Hvert afregningsbilag skal opbevares i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, bilaget vedrører. Bilaget skal være dateret og underskrevet af både medarbejder og den person, der godkender kørslen. Digitale bilag er gyldige, forudsat at de opfylder bogføringslovens krav om sikker opbevaring.
Med en digital kørebog som Tripbook kan medarbejderen automatisk generere kørselsbilag med alle krævede oplysninger. Det reducerer risikoen for fejl og sparer tid ved den månedlige afregning.
Afstemning
Ved årets udgang bør du afstemme den samlede udbetalte godtgørelse pr. medarbejder med det indberettede beløb i eIndkomst. Enhver difference skal korrigeres inden årets indberetningsfrist.
Indberetning til eIndkomst
Skattefri kørselsgodtgørelse indberettes til SKAT via eIndkomst i felt 48 (skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse). Indberetningen skal ske senest den 10. i måneden efter udbetalingsmåneden — samme tidsfrist som almindelig lønindberetning.
Vigtige detaljer ved indberetning
- Felt 48 dækker den skattefri del af godtgørelsen
- Udbetales der mere end den fastsatte sats, skal det overskydende beløb indberettes som A-indkomst i felt 13 med AM-bidragspligt
- Godtgørelse for kørsel i firmabil er altid A-indkomst og skal indberettes i felt 13
- Ved flere ansættelsesforhold hos samme CVR-nummer tæller km-grænsen samlet
Korrektion af fejlindberetning
Opdager du en fejl, skal du korrigere indberetningen hurtigst muligt via eIndkomst. SKAT kan pålægge virksomheden et gebyr ved for sen eller forkert indberetning, og ved gentagne fejl kan der udstedes bøder.
Konsekvenser ved fejl og manglende kontrol
Konsekvenserne ved at forsømme kontrolpligten kan være alvorlige for virksomheden:
Hæftelse for manglende skat
Har arbejdsgiveren ikke ført tilstrækkelig kontrol, kan SKAT pålægge virksomheden at betale den A-skat og det AM-bidrag, der skulle have været indeholdt. Det gælder, uanset om medarbejderen var i god tro. Virksomheden kan altså ende med at betale skatten af sin egen lomme.
Efteropkrævning og renter
SKAT kan gå op til 5 år tilbage ved efteropkrævning. Hertil lægges renter fra udbetalingstidspunktet, hvilket hurtigt kan løbe op i betydelige beløb — især ved mange medarbejdere med kørsel.
Bøde ved forsætlige fejl
Ved forsætlig overtrædelse — eksempelvis hvis arbejdsgiveren bevidst udbetaler godtgørelse uden at kontrollere kørslen — kan der udstedes bøde efter skattekontrolloven. I grove tilfælde kan det medføre strafansvar for den ansvarlige person.
Praktisk tjekliste for arbejdsgivere
Brug denne tjekliste til at sikre, at din virksomhed overholder alle krav til kørselsgodtgørelse:
Inden udbetaling:
- Modtag komplet afregningsbilag fra medarbejderen (alle 7 påkrævede oplysninger)
- Tjek at kørslen er erhvervsmæssig — ikke privat pendling
- Kontrollér at medarbejderen kører i egen bil (ikke firmabil)
- Verificér at satsen ikke overstiger 3,94 kr./km (0–20.000 km) eller 2,28 kr./km (over 20.000 km)
- Godkend og underskriv bilaget
Ved udbetaling: 6. Bogfør beløbet på korrekt driftskonto 7. Udbetal som tillæg — aldrig modregnet i bruttoløn
Efter udbetaling: 8. Indberét i eIndkomst felt 48 senest den 10. i næste måned 9. Opbevar bilag i minimum 5 år 10. Afstem årstotalen pr. medarbejder ved årsafslutning
Gør kontrollen nemmere med digital kørebog
En af de mest effektive måder at overholde kørselsgodtgørelse regler arbejdsgiver på er at indføre en digital kørselsregistrering. Når medarbejderne bruger en app som Tripbook, registreres dato, rute, formål og kilometer automatisk via GPS. Det giver arbejdsgiveren et komplet og standardiseret bilag, der er nemt at kontrollere og godkende — og som opfylder alle SKATs krav til dokumentation.
Digital registrering minimerer risikoen for ufuldstændige bilag, som er den hyppigste årsag til, at kørselsgodtgørelse mister sin skattefrihed. Samtidig sparer det både medarbejder og lønbogholder tid ved den månedlige afregning.
Ofte stillede spørgsmål
Er det medarbejderens eller arbejdsgiverens ansvar, at kørebogen er korrekt? Ansvaret er delt. Medarbejderen skal føre en korrekt kørebog, men arbejdsgiveren har pligt til at kontrollere den. Forsømmer arbejdsgiveren kontrollen, hæfter virksomheden for den manglende skat.
Kan vi udbetale et fast månedligt beløb i stedet for pr. km? Nej. En fast månedlig udbetaling uden konkret kørselsopgørelse er ikke skattefri kørselsgodtgørelse. Den vil blive anset som skattepligtig løn.
Hvad gør vi, hvis en medarbejder har kørt i sin ægtefælles firmabil? Kørsel i en firmabil — også ægtefællens — giver aldrig ret til skattefri kørselsgodtgørelse. Udbetales der alligevel godtgørelse, skal hele beløbet beskattes som A-indkomst.
Skal vi kontrollere kilometertælleren? For lønmodtagere er der ikke krav om aflæsning af kilometertæller. For selvstændige er det derimod et krav. Som arbejdsgiver kan du dog vælge stikprøvekontrol af kilometertæller som en ekstra sikkerhed.
Konklusion
Kørselsgodtgørelse er en fordelagtig ordning for medarbejdere, men som arbejdsgiver bærer du et betydeligt ansvar for, at reglerne overholdes. Kontrolpligten, korrekt bogføring og rettidig indberetning til eIndkomst er ikke valgfrie — det er lovkrav, der kan få økonomiske konsekvenser, hvis de forsømmes. Ved at indføre faste procedurer og bruge digitale værktøjer som Tripbook til kørselsregistrering sikrer du, at din virksomhed altid har dokumentationen i orden og undgår ubehagelige overraskelser ved en SKATs kontrol.
Download Tripbook og giv dine medarbejdere et værktøj, der automatiserer kørebogen — så du som arbejdsgiver nemt kan kontrollere og godkende kørslen.
