Een rittenregistratie is pas écht waardevol als hij sluitend is én voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Zeker bij een auto van de zaak (of wanneer je bijtelling wilt voorkomen) is een goede rittenadministratie essentieel. In dit artikel lees je precies welke gegevens verplicht zijn, hoe je omgaat met omrijkilometers, en welke risico’s er zijn als je registratie niet klopt.
Wanneer eist de Belastingdienst een rittenregistratie?
Je hebt vooral met de Belastingdienst-eisen te maken als je:
- een auto van de zaak hebt en wilt aantonen dat je minder dan 500 km privé rijdt (bijtelling voorkomen);
- als ondernemer een auto zakelijk gebruikt en een sluitende onderbouwing nodig hebt voor zakelijk vs. privégebruik;
- bij controle moet kunnen uitleggen hoe je kilometers zijn opgebouwd (woon-werk, zakelijke ritten, privé).
Welke gegevens moeten in een rittenregistratie staan volgens de Belastingdienst?
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er in een rittenregistratie vermeld moet worden. Het gaat niet om globale schattingen, maar om een registratie per rit en per auto.
Heb je geen rekening gehouden met de bijtelling of klopt je rittenregistratie niet? Dan kan de fiscus een verzuimboete opleggen. Deze kan oplopen tot €5.514 per geval. Dat is een flink bedrag voor iets wat je eenvoudig had kunnen voorkomen.
Volgens de officiële regels moet je rittenadministratie ten minste de volgende gegevens bevatten:
-
Gegevens van de auto: merk, type/model en kenteken, plus de periode waarin je de auto ter beschikking hebt (bijvoorbeeld “vanaf 1 jan 2026” of een huurperiode). Wissel je van auto, specificeer dit per periode.
-
Datum van elke rit: registreer elke rit afzonderlijk met de datum. De administratie moet per kalenderjaar sluitend zijn.
-
Begin- en eindkilometerstand: noteer de kilometerstand bij vertrek en aankomst. De eindstand van de ene rit moet aansluiten op de beginstand van de volgende rit (geen hiaten).
-
Vertrek- en aankomstadres: vermeld waar je vertrekt en waar je naartoe rijdt (minimaal plaats + herkenbare omschrijving; liefst volledig adres bij twijfel).
-
Route (indien omgereden): heb je niet de gebruikelijke route gereden? Noteer dan de afwijking en reden (bijv. omweg via Den Haag). Zo voorkom je discussie over “standaard” kilometers.
-
Zakelijk of privé: geef per rit aan of deze zakelijk of privé was. Voor woon-werk geldt: dit zijn zakelijke kilometers.
-
Omrijkilometers (indien van toepassing): maak je tijdens een zakelijke rit een privé-omweg (bijv. supermarkt)? Noteer die privé omrijkilometers apart, zodat je zakelijke kilometers zuiver blijven.
-
Bestuurder (indien relevant): gebruiken meerdere personen de auto? Noteer dan wie de rit heeft gereden om misverstanden te voorkomen.
Wat betekent “sluitende rittenregistratie”?
Een rittenregistratie is “sluitend” als:
- kilometerstanden logisch opvolgen (geen gaten);
- het totaal logisch klopt met de (jaar)kilometerstand;
- elke rit verklaarbaar is (waarom, waarheen, zakelijk/privé);
- afwijkingen (zoals omrijden) zijn toegelicht.
De Belastingdienst kan tot 7 jaar terug inzage vragen in je administratie. Bewaar je rittenregistratie daarom minimaal zo lang.
Omrijkilometers: wanneer zijn extra kilometers privé?
Omrijkilometers zijn extra kilometers die je maakt buiten de gebruikelijke route.
Voorbeelden:
- Je rijdt naar een klant (zakelijk), maar maakt onderweg een stop bij de supermarkt (privé).
- Je rijdt woon-werk (zakelijk), maar pikt een vriend op (privédeel).
Vuistregel:
De gebruikelijke route voor zakelijke ritten of woon-werk is zakelijk. Alles wat je daarbovenop rijdt voor privédoeleinden, tel je als privé en noteer je als omrijkilometers.
500 km privé per jaar: hoe bewijs je dat?
Rijd je met een auto van de zaak minder dan 500 km privé per kalenderjaar, dan kun je bijtelling voorkomen. Maar: dat moet je kunnen aantonen. En dat bewijs lever je met een rittenregistratie die:
- alle ritten bevat (ook korte ritjes);
- geen gaten in kilometerstanden heeft;
- duidelijke vertrek/bestemming en zakelijk/privé-labels heeft.
Tip: juist kleine “vergeten ritten” (tankstation, sportschool, bezoek) maken je registratie kwetsbaar bij controle.
Leenauto, huurauto of tijdelijk een andere auto
Gebruik je tijdelijk een andere auto (leenauto/huren, of een andere auto tijdens garagebezoek)? Dan moet je óók voor die periode een rittenregistratie bijhouden, met dezelfde eisen:
- merk/type/kenteken,
- datum/ritten,
- km-standen,
- vertrek/bestemming,
- zakelijk/privé.
Laat je hier een gat vallen, dan is je totale administratie niet meer sluitend.
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- Ritten vergeten: vooral korte privéritjes → stel een vaste routine in (direct na rit labelen).
- Kilometerstanden kloppen niet: één fout getal kan alles breken → controleer wekelijks op “aansluiting”.
- Te vage adressen: “klant” of “werk” zonder locatie → noteer minimaal plaats + herkenbare naam.
- Geen uitleg bij omwegen: als je vaker afwijkt van de route, noteer de reden.
- Wissel van auto niet gespecificeerd: leg periodes per kenteken vast.
Maak je rittenregistratie controle-proof
Een rittenregistratie voor de Belastingdienst draait om één ding: controleerbaarheid. Als je per rit de juiste gegevens vastlegt, kilometerstanden laat aansluiten en privé/zakelijk zuiver houdt (incl. omrijkilometers), dan sta je sterk bij een controle en voorkom je discussie over bijtelling of aftrek.
Wil je ook weten wat de beste manier is om je ritten bij te houden (Excel vs app vs GPS)? Lees dan: Rittenregistratie: alles over eenvoudig kilometers bijhouden.