Verklaring geen privégebruik auto - Alles wat je moet weten

Heb je een auto van de zaak en wil je voorkomen dat je extra belasting betaalt voor privégebruik? Dan is de Verklaring geen privégebruik auto een belangrijk hulpmiddel. Met deze verklaring kun je aantonen dat je de bedrijfsauto op jaarbasis nauwelijks of niet privé gebruikt, waardoor je geen bijtelling hoeft te betalen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat deze verklaring inhoudt, voor wie hij bedoeld is, onder welke voorwaarden je er gebruik van kunt maken en hoe je hem aanvraagt. Ook bespreken we wat er gebeurt als je toch meer dan 500 km privé rijdt, en geven we praktische tips om problemen te voorkomen.

Wat is een Verklaring geen privégebruik auto?

Een Verklaring geen privégebruik auto is een officieel document van de Belastingdienst waarmee je verklaart dat je per kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé rijdt in de auto van de zaak. Dit betekent dat je de auto alleen zakelijk (inclusief woon-werk, zie onder) of hooguit zeer beperkt privé gebruikt. Als je zo’n verklaring hebt ingediend en aan de voorwaarden voldoet, hoeft je werkgever geen bijtelling bij je loon op te tellen voor privégebruik van de auto. De bijtelling is tegenwoordig een behoorlijk bedrag (standaard 22% of 17% tot € 30.000 bij elektrische auto (2025) van de cataloguswaarde van de auto wordt bij je salaris geteld), dat je aan loonbelasting moet betalen. Door onder de 500 km privé per jaar te blijven, kun je die extra belasting dus vermijden

Wat zijn de voorwaarden voor een Verklaring geen privégebruik auto?

De verklaring is uitsluitend bedoeld voor werknemers met een auto van de zaak. Alleen werknemers (of directeuren in loondienst van hun eigen BV) kunnen de verklaring aanvragen; je werkgever kan dit niet voor je doen. Heb je een eigen bedrijf (eenmanszaak/zzp) of gebruik je je privéauto zakelijk, dan geldt deze verklaring niet voor jou. Zelfstandige ondernemers met een zakelijke auto moeten privégebruik op een andere manier met de belasting verrekenen, bijvoorbeeld via de inkomstenbelasting of een correctie voor BTW privégebruik auto. Verder is de verklaring bedoeld voor situaties waarin je daadwerkelijk van plan bent géén of hoogstens 500 km privé te rijden met de bedrijfsauto. Dit komt bijvoorbeeld voor als je de auto alleen voor werk en woon-werkverkeer inzet en privé een andere auto hebt, of als je bereid bent privéritten tot een minimum te beperken om belasting te besparen.

Aan het gebruik van de Verklaring geen privégebruik auto zijn strikte voorwaarden verbonden. Hier zijn de belangrijkste eisen:

• Maximaal 500 km privé per kalenderjaar: Dit is de kernvoorwaarde. Je mag in één kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden rijden met de auto van de zaak. Blijf je op 500 km of minder, dan beschouwt de Belastingdienst dat als “geen privégebruik” (feitelijk nihil of verwaarloosbaar gebruik).
• Sluitende rittenregistratie: Je moet kunnen bewijzen dat je onder die 500 km blijft. In de praktijk betekent dit dat je een sluitende rittenregistratie bijhoudt van alle ritten met de auto.
• Alleen voor werknemersauto’s: Zoals eerder vermeld, is de regeling alleen van toepassing als het gaat om een auto die je van je werkgever ter beschikking hebt gekregen (leaseauto of bedrijfswagen). Je moet dus in loondienst zijn. Voor privéauto’s of eigen bedrijfsauto’s (zzp/eenmanszaak) kun je deze verklaring niet gebruiken.

Hoe vraag je een Verklaring geen privégebruik auto aan?

Aanvragen van de verklaring doe je bij de Belastingdienst. Dit kan op twee manieren:

• Online via Mijn Belastingdienst: Dit is de snelste route. Log in op je persoonlijke Belastingdienst-portaal met je DigiD en vul het digitale formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto’ in. Je vindt dit formulier onder de sectie Loonheffingen/auto van de zaak, of via de zoekfunctie. Zorg dat je het kenteken van de auto bij de hand hebt. Als je de auto net nieuw hebt en het kenteken nog niet kent bij het aanvragen, kun je dat later nog doorgeven (zie kopje Kenteken wijzigen hieronder).

• Via papieren formulier: Heb je geen DigiD of gaat online aanvragen niet, dan kun je de BelastingTelefoon bellen om een papieren formulier op te laten sturen. Dit formulier vul je in en stuur je op per post. Houd er rekening mee dat de verwerking hiervan langer duurt.

Termijn en ingangsdatum: Als je online aanvraagt, krijg je de verklaring doorgaans binnen 2 weken toegestuurd per post. Bij een papieren aanvraag kan dit tot 6 à 8 weken duren. De verklaring gaat in principe in per datum die erop vermeld staat. Eenmaal afgegeven is de verklaring geldig voor onbepaalde tijd. Je hoeft dus niet elk jaar opnieuw een verklaring aan te vragen, mits je situatie gelijk blijft. Zolang je onder de 500 km blijft en bij dezelfde werkgever en auto, loopt de verklaring door.

Nieuw kenteken of andere auto doorgeven

Krijg je een andere auto van de zaak (bijvoorbeeld een nieuwe leaseauto of verander je van auto binnen het bedrijf), dan hoef je géén nieuwe verklaring aan te vragen. Wel moet je het nieuwe kenteken doorgeven aan de Belastingdienst. Dit kan eenvoudig via hetzelfde online portaal (Mijn Belastingdienst) met een apart wijzigingsformulier “(Nieuw) kenteken opgeven”. Nadat je het kenteken online hebt doorgegeven, krijg je meestal binnen 2 weken een bevestiging dat het is geregistreerd.

Verklaring intrekken (bij >500 km of einde auto)

Het kan voorkomen dat je situatie verandert en dat je niet langer aan de voorwaarden kunt of wilt voldoen. In zulke gevallen ben je verplicht de Verklaring geen privégebruik auto in te trekken. Situaties waarin je moet intrekken zijn onder andere:

• Privégebruik boven de 500 km: Als je merkt dat je toch meer dan 500 kilometer privé gaat rijden in het kalenderjaar, of als je die grens al overschreden hebt, moet je dit onmiddellijk doorgeven en de verklaring intrekken. Wacht niet tot het einde van het jaar; zodra je voorziet dat 500 km overschreden wordt, trek de verklaring in per direct. Dit doe je weer via Mijn Belastingdienst (of met het papieren intrekkingsformulier van de Belastingdienst).
• Auto van de zaak niet langer ter beschikking:: Bijvoorbeeld je levert de leaseauto in (je gaat uit dienst of je functie verandert) of de auto wordt verkocht en je krijgt geen vervangende auto.

Hoe intrekken: Intrekken gaat net als aanvragen via het digitale formulier op Mijn Belastingdienst (inloggen met DigiD), of via een papieren intrekkingsformulier op te vragen bij de BelastingTelefoon. Je geeft aan per welke datum de verklaring beëindigd moet worden.

Gevolgen bij overschrijding van 500 km (naheffing en boete)

Als je de verklaring hebt maar uiteindelijk tóch meer dan 500 privékilometers maakt, dan ontkom je niet aan de fiscale consequenties. Er zijn twee belangrijke gevolgen:

1. Naheffingsaanslag voor gemiste bijtelling: De Belastingdienst zal in dat geval het belastingvoordeel dat je genoten hebt terugvorderen. Concreet krijg je een naheffingsaanslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen over de periode van het jaar dat je de auto had zonder bijtelling.

2. Boete bij niet tijdig intrekken: Heb je zelf netjes bij 500 km de verklaring meteen ingetrokken, dan blijft het bij de naheffing. Maar heb je nagelaten de verklaring tijdig in te trekken en stelt de Belastingdienst achteraf vast (bij controle) dat je over de grens gegaan bent, dan krijg je naast de naheffing een forse boete opgelegd.

Werkgever en aansprakelijkheid: Zoals eerder vermeld, beschermt de verklaring de werkgever: jouw werkgever zal, zodra de verklaring is afgegeven en geldig, geen bijtelling rekenen en hoeft bij controle niet de misgelopen loonheffing af te dragen. De verantwoordelijkheid ligt geheel bij de werknemer. Jij krijgt de naheffingsaanslag en eventuele boete, niet de werkgever.

Tips om problemen te voorkomen

Tot slot enkele praktische tips voor iedereen die gebruik maakt van de Verklaring geen privégebruik auto of overweegt dit te doen:

• Houd je kilometers nauwkeurig bij: Een sluitende rittenregistratie is verplicht en ook je beste verdediging bij een controle. Gebruik bij voorkeur een geautomatiseerd systeem of app om je kilometers bij te houden. Dit vermindert de administratieve last en verkleint de kans op fouten. Er zijn speciale rittenregistratie-apps (zoals Tripbook) die via GPS al je ritten registreren en rapportages maken die voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
• Communiceer met je werkgever: Zorg dat je werkgever op de hoogte is van jouw keuze om geen privégebruik te hebben. Overhandig tijdig de kopie van de verklaring en bespreek eventueel je voornemens (bijv. “Ik zal de auto niet privé gebruiken behalve hoogstens incidenteel binnen de 500 km grens”).
• Wees realistisch over je privégebruik: 500 kilometer per jaar is weinig – gemiddeld is dat ongeveer 42 km per maand. Maak voor jezelf een inschatting: kun je dat echt waarmaken? Als je nu al weet dat je bijvoorbeeld regelmatig boodschappen doet met de auto van de zaak, of familie bezoekt, dan tikken die kilometers snel aan.