Als IT-Freelancer Reisekosten korrekt absetzen – das kann jedes Jahr tausende Euro Steuern sparen. Entwickler, Berater, Projektmanager und andere IT-Freiberufler fahren regelmäßig zu Kunden, arbeiten vor Ort und reisen zu Konferenzen. Jede dieser Fahrten hat steuerliche Auswirkungen. Dieser Guide zeigt, welche Kosten 2026 absetzbar sind und worauf du achten musst.
Erste Tätigkeitsstätte oder auswärtige Tätigkeit?
Für IT-Freelancer ist die Frage nach der ersten Tätigkeitsstätte entscheidend. Anders als Arbeitnehmer haben Freiberufler in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden – auch dann nicht, wenn sie dort über längere Zeit arbeiten.
Das Homeoffice gilt typischerweise als Betriebsstätte. Fahrten von dort zu Kundenstandorten sind daher Betriebsfahrten und können mit den tatsächlichen Kosten oder der Kilometerpauschale angesetzt werden.
Ausnahme: Wenn du vertraglich einem bestimmten Kundenstandort dauerhaft zugeordnet bist (über 48 Monate), kann dieser zur ersten Tätigkeitsstätte werden. Dann gilt nur die Entfernungspauschale.
Fahrtkosten zum Kunden
Fahrten zu Kundenstandorten sind in der Regel Betriebsfahrten (vergleichbar mit Dienstreisen):
- Kilometerpauschale: 0,30 €/km für Hin- und Rückweg
- Tatsächliche Kosten: Alle Kfz-Kosten anteilig (bei Fahrzeug im Betriebsvermögen)
Beispiel: IT-Consultant, 3 Tage/Woche beim Kunden (45 km einfach), 46 Wochen/Jahr:
- 138 Fahrten x 90 km (hin+zurück) x 0,30 € = 3.726 € Betriebsausgaben
Bei tatsächlichen Fahrzeugkosten von z. B. 0,42 €/km wären es sogar 5.216 € – der höhere Betrag darf angesetzt werden.
Verpflegungsmehraufwand
Wenn du als IT-Freelancer beim Kunden arbeitest und länger als 8 Stunden von deinem Homeoffice abwesend bist, steht dir der Verpflegungsmehraufwand zu:
- 8 bis 24 Stunden: 14 € pro Tag
- Über 24 Stunden: 28 € pro Tag
Wichtig: Die Dreimonatsfrist gilt auch für Freiberufler. Arbeitest du länger als drei Monate am selben Kundenstandort, entfällt der Verpflegungsmehraufwand – es sei denn, es gibt eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen.
Beispiel: 138 Kundentage, davon 120 mit Abwesenheit über 8 Stunden:
- 120 Tage x 14 € = 1.680 € Verpflegungsmehraufwand
Weitere Details zum Verpflegungsmehraufwand und zur Dreimonatsfrist findest du in unserem separaten Artikel.
Homeoffice-Betriebsausgaben
Die meisten IT-Freelancer arbeiten teilweise von zu Hause. Für das Homeoffice gilt:
- Homeoffice-Pauschale: 6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr
- Separates Arbeitszimmer: Tatsächliche Kosten absetzbar, wenn der Raum nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird
Für Freelancer, die ein eigenes Büro als Betriebsstätte nutzen, sind die Mietkosten direkt als Betriebsausgabe absetzbar.
Fahrzeug im Betriebsvermögen
IT-Freelancer, die ihr Fahrzeug zu mehr als 50 % beruflich nutzen, können es ins Betriebsvermögen aufnehmen. Dann sind alle Kosten Betriebsausgaben:
- Abschreibung (AfA)
- Versicherung und Kfz-Steuer
- Wartung und Reparaturen
- Kraftstoff oder Ladestrom
- Finanzierungskosten
Der Privatanteil wird entweder über die 1%-Regelung oder ein Fahrtenbuch ermittelt und als Entnahme gegengerechnet. Mehr dazu in unserem Artikel zu Selbstständig Auto Steuer.
Konferenzen und Fortbildungen
IT-Konferenzen, Workshops und Zertifizierungskurse sind beruflich veranlasst und voll absetzbar:
- Teilnahmegebühren: Betriebsausgabe
- Fahrtkosten: 0,30 €/km oder tatsächliche Kosten
- Übernachtung: Tatsächliche Kosten mit Beleg
- Verpflegungsmehraufwand: 14 €/28 € je nach Abwesenheit
Dokumentation mit Tripbook
Als Freiberufler trägst du die volle Verantwortung für deine Steuererklärung. Eine lückenlose Dokumentation ist daher besonders wichtig:
- Fahrten: Datum, Start, Ziel, Zweck, Kilometer
- Belege: Tankquittungen, Hotelrechnungen, Konferenztickets
- Abwesenheitszeiten: Für Verpflegungsmehraufwand
Tripbook macht die Fahrtenerfassung automatisch. Die App zeichnet GPS-basiert alle Fahrten auf, du kategorisierst sie als beruflich oder privat, und der Export liefert alle Daten für die Steuererklärung oder den Steuerberater.
Fazit: IT-Freelancer Reisekosten 2026
IT-Freelancer können durch Fahrtkosten zum Kunden (0,30 €/km Hin- und Rückweg), Verpflegungsmehraufwand (14 €/28 €) und weitere Betriebsausgaben erheblich Steuern sparen. Entscheidend ist die korrekte Einordnung der Fahrten – in der Regel sind Kundenbesuche als Betriebsfahrten voll absetzbar. Die Dreimonatsfrist beim Verpflegungsmehraufwand sollte im Blick behalten werden. Mit Tripbook dokumentierst du alle Fahrten automatisch und hast die optimale Grundlage für deine Steuererklärung.
