Wer beruflich fährt, kann Kilometer in der Steuererklärung absetzen und so die Steuerlast spürbar senken. Doch welche Kilometer zählen überhaupt? Und wie trägst du sie korrekt ein? Arbeitnehmer und Selbstständige gelten dabei unterschiedliche Regeln – dieser Artikel erklärt beide Fälle klar und kompakt.
Arbeitnehmer tragen Kilometer in die Anlage N ein (Werbungskosten). Selbstständige setzen sie als Betriebsausgaben in der EÜR an. Die Pauschalen sind dieselben – aber der Weg dahin unterscheidet sich.
Welche Kilometer kannst du in der Steuererklärung absetzen?
Nicht jede Fahrt ist steuerlich absetzbar. Das Finanzamt erkennt ausschließlich beruflich veranlasste Fahrten an. Dazu gehören:
- Pendelfahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (Arbeitsweg)
- Dienstreisen und Fahrten zu auswärtigen Tätigkeitsorten
- Fahrten zu Weiterbildungen und Schulungen
- Bewerbungsfahrten zu Vorstellungsgesprächen
- Fahrten zum Steuerberater oder Finanzamt
Private Fahrten – zum Einkaufen, zu Freizeitaktivitäten oder in den Urlaub – sind generell nicht absetzbar. Auch Umwege aus privaten Gründen zählen nicht.
Pendlerpauschale: Kilometer zur Arbeit
Bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale. Hier gibt es eine wichtige Besonderheit: Du trägst nur die einfache Strecke ein – nicht Hin- und Rückfahrt zusammen. Die Pauschale deckt die gesamte Tagespendlerstrecke pauschal ab.
Die aktuellen Sätze:
- 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer
- 0,38 Euro pro Kilometer ab dem 21. Kilometer
Als Grundlage gilt die kürzeste Verbindung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Du darfst jedoch eine längere Strecke angeben, wenn diese nachweislich schneller oder günstiger ist – zum Beispiel wegen Stau oder Mautstraßen.
Rechenbeispiel: 30 km Arbeitsweg, 220 Arbeitstage
- Erste 20 km: 20 × 220 × 0,30 = 1.320 Euro
- Kilometer 21–30: 10 × 220 × 0,38 = 836 Euro
- Gesamt: 2.156 Euro – deutlich über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro
Dienstreise-Kilometer: Auswärtstätigkeit
Bei Dienstreisen und Fahrten zu auswärtigen Tätigkeitsstätten gelten andere Regeln. Hier zählen Hin- und Rückfahrt zusammen, also die tatsächlich gefahrenen Kilometer. Du setzt entweder:
- 0,30 Euro pro Kilometer für das eigene Fahrzeug (pauschal, kein Einzelnachweis nötig)
- Oder die tatsächlichen Kosten für Bahn, Flug oder Mietwagen
Zusätzlich kannst du bei Dienstreisen den Verpflegungsmehraufwand geltend machen: 16 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit.
Wann ein Ort als auswärtige Tätigkeitsstätte gilt und wann er zur ersten Tätigkeitsstätte wird, erfährst du ausführlich in unserem Artikel zur auswärtigen Tätigkeitsstätte.
Selbstständige: Wo trägst du Kilometer ein?
Selbstständige und Freiberufler setzen Fahrtkosten nicht als Werbungskosten, sondern als Betriebsausgaben an. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) trägst du die Fahrtkosten in Zeile 29 ein.
Die Pauschalen sind identisch mit denen der Arbeitnehmer:
- 0,30 Euro pro km für Hin- und Rückfahrt zu Kunden und Projekten
- Keine Entfernungspauschale für Selbstständige (da kein festes Pendeln im steuerlichen Sinne)
Wer ein ordentliches Fahrtenbuch führt, kann alternativ auch die tatsächlichen Kfz-Kosten anteilig absetzen – das lohnt sich besonders bei teuren Fahrzeugen oder hohen Betriebskosten.
Wer ausschließlich im Homeoffice arbeitet und keine erste Tätigkeitsstätte beim Arbeitgeber hat, kann sämtliche Fahrten zum Arbeitgeber oder zu Kunden als Reisekosten (Hin + Rück) absetzen – nicht nur die Entfernungspauschale.
Welche Nachweise brauchst du?
Für die Entfernungspauschale brauchst du beim Einreichen keine Belege. ELSTER berechnet alles automatisch, sobald du Entfernung und Arbeitstage einträgst. Ein Google-Maps-Screenshot der Strecke ist dennoch empfehlenswert, falls das Finanzamt nachfragt.
Für Dienstreisen gilt: Die Kilometerpauschale ist ebenfalls belegfrei, aber ein lückenloses Fahrtenbuch ist dringend empfohlen. Es dokumentiert Datum, Start, Ziel und Zweck jeder Fahrt. Tripbook erstellt dieses Fahrtenbuch automatisch – GPS-genau und steuerkonform.
Das Finanzamt kann Belege im Rahmen einer Prüfung bis zu 10 Jahre rückwirkend anfordern. Wer dann kein Fahrtenbuch vorweisen kann, riskiert Streichungen. Mehr zu den Anforderungen des Finanzamts liest du in unserem Artikel zum Fahrtenbuch fürs Finanzamt.
So optimierst du deinen Kilometerabzug
Ein paar praktische Tipps, um das Maximum herauszuholen:
1. Arbeitstage genau zählen Urlaubstage, Krankheitstage und Homeoffice-Tage zählen nicht als Pendeltage. Notiere dir alle Tage, an denen du tatsächlich ins Büro gefahren bist.
2. Längere Strecke angeben wenn sinnvoll Wenn eine etwas längere Route nachweislich schneller ist (z. B. Autobahn statt Stadtstraße), darfst du diese angeben. Das kann einige Kilometer mehr bedeuten.
3. Fahrtenbuch führen Für Dienstreisen ist ein Fahrtenbuch die sicherste Grundlage. Tripbook zeichnet alle Fahrten automatisch auf und trennt private von beruflichen Fahrten.
4. Alle Fahrtenarten kombinieren Wer pendelt und gelegentlich Dienstreisen macht, kann beides nebeneinander geltend machen. Addiere alle Positionen, bevor du die Anlage N ausfüllst.
Tripbook erfasst deine Fahrten vollautomatisch per GPS. Du kategorisierst sie als beruflich oder privat – und exportierst am Jahresende ein fertiges Fahrtenbuch für deine Steuererklärung. Jetzt kostenlos downloaden →
Ob Pendler, Dienstreisender oder Selbstständiger – Kilometer in der Steuererklärung richtig anzusetzen lohnt sich in jedem Fall. Mit einer plausiblen Entfernungsangabe, einer genauen Arbeitstage-Zählung und einem sauberen Fahrtenbuch holst du das Optimum aus deiner Steuererklärung heraus. Ergänzend dazu lohnt sich ein Blick in unseren Artikel zu Werbungskosten Fahrten, der alle absetzbaren Fahrtenarten im Überblick erklärt.
