Att bokföra milersättning korrekt är avgörande oavsett om du driver aktiebolag eller enskild firma. Felaktig kontering kan leda till problem vid revision, skattetillägg eller att du missar avdrag du har rätt till. I den här guiden går vi igenom exakt vilka konton du använder, hur du hanterar överbetalning och arbetsgivaravgifter, samt vad som gäller för momsavdrag — med praktiska bokföringsexempel du kan använda direkt.
Grundregeln: Skattefri milersättning
Innan vi dyker ner i bokföringen behöver vi förstå vad som är skattefritt. Enligt Skatteverket får en arbetsgivare betala ut 25 kr per mil (2,50 kr/km) skattefritt till en anställd som använder egen bil i tjänsten. För förmånsbil gäller lägre belopp. Se vår kompletta guide om milersättning 2026 för alla aktuella schablonbelopp.
Så länge utbetalningen håller sig inom schablonen behöver varken arbetsgivare eller anställd betala skatt eller arbetsgivaravgifter på beloppet. Det är först vid överbetalning som det blir mer komplicerat — mer om det längre ner.
Förutsättningen för skattefrihet är alltid att den anställde kan styrka sina tjänsteresor med en korrekt körjournal enligt Skatteverkets krav. Utan dokumentation kan hela ersättningen bli skattepliktig.
Bokföra milersättning i aktiebolag
I ett aktiebolag bokförs milersättning till anställda i två steg: först registreras kostnaden och skulden, sedan bokförs utbetalningen.
Steg 1: Registrera reseräkningen
När den anställde lämnar in sin reseräkning bokför du:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7331 | Bilersättningar, skattefria | 2 500 kr | |
| 2893 | Övriga skulder till anställda | 2 500 kr |
Exempel: En säljare har kört 100 mil i tjänsten under månaden med egen bil. Milersättning: 100 × 25 kr = 2 500 kr.
Konto 7331 är det standardkonto i BAS-kontoplanen som används för skattefria bilersättningar. Kostnaden hamnar i resultaträkningen under personalkostnader. Konto 2893 visar skulden till den anställde tills utbetalning sker.
Steg 2: Utbetalning
När du betalar ut milersättningen från företagskontot:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2893 | Övriga skulder till anställda | 2 500 kr | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 2 500 kr |
Skulden till den anställde nollställs och pengarna lämnar bankkontot. Inga arbetsgivaravgifter tillkommer så länge beloppet håller sig inom Skatteverkets schablon.
Alternativ kontering
Vissa företag använder konto 7332 (Bilersättningar, skattepliktiga) om ersättningen överstiger schablonen, eller konto 7330 som ett samlingsbelopp. Det viktiga är att du separerar den skattefria delen från den skattepliktiga — annars blir arbetsgivardeklarationen fel.
Bokföra milersättning i enskild firma
För dig som driver enskild firma fungerar bokföringen annorlunda. Eftersom du inte är anställd i din egen firma kan du inte betala ut milersättning till dig själv. Istället gör du avdraget direkt i inkomstdeklarationen.
Bokföring vid uttag
Om du tar ut pengar ur firman för att kompensera dina bilkostnader bokförs det som ett eget uttag:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2013 | Egna uttag | 2 500 kr | |
| 1930 | Företagskonto/bank | 2 500 kr |
Observera att det inte skapas någon kostnad i bokföringen. Avdraget på 25 kr per mil gör du istället i ruta R12 i din NE-bilaga vid deklarationen. Det är en vanlig missuppfattning att milersättningen ska kostnadsföras i enskild firma — det ska den inte.
Avdrag i deklarationen
I din NE-bilaga anger du antal körda mil i tjänsten och Skatteverkets schablonbelopp. Avdraget minskar ditt skattemässiga resultat. Du behöver en körjournal som uppfyller Skatteverkets krav som underlag.
Med en app som Tripbook kan du exportera en komplett körjournal med GPS-verifierade resor som håller vid granskning — utan att manuellt föra anteckningar efter varje resa.
Överbetalning: Arbetsgivaravgifter och skatt
Betalar ditt aktiebolag ut mer än 25 kr per mil uppstår en skattepliktig förmån. Den överskjutande delen behandlas som bruttolön och beläggs med arbetsgivaravgifter (31,42 %).
Bokföringsexempel vid överbetalning
En anställd har kört 100 mil och företaget betalar 30 kr/mil (5 kr över schablonen):
Skattefri del: 100 × 25 kr = 2 500 kr Skattepliktig del: 100 × 5 kr = 500 kr Arbetsgivaravgift: 500 × 31,42 % = 157 kr
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 7331 | Bilersättningar, skattefria | 2 500 kr | |
| 7332 | Bilersättningar, skattepliktiga | 500 kr | |
| 2893 | Övriga skulder till anställda | 3 000 kr | |
| 7533 | Arbetsgivaravgifter, bilersättningar | 157 kr | |
| 2731 | Avräkning lagstadgade sociala avgifter | 157 kr |
Den anställde ska dessutom betala inkomstskatt på de skattepliktiga 500 kronorna. Beloppet redovisas i arbetsgivardeklarationen som löneunderlag.
Tips: Undvik överbetalning genom att hålla dig till Skatteverkets schablon. Det sparar både administrativa kostnader och arbetsgivaravgifter. Se vår guide om skattefri milersättning för de exakta beloppen.
Momsavdrag på milersättning
En vanlig fråga är om företaget kan dra av moms på milersättningen. Svaret är: nej, inte på själva milersättningen. Schablonbeloppet på 25 kr/mil är en kostnadsersättning utan moms.
Däremot kan momsregistrerade företag göra avdrag för moms på faktiska bilkostnader om bilen ägs eller leasas av företaget:
- Drivmedel: 100 % momsavdrag vid tjänstekörning
- Reparation och service: Momsavdrag i proportion till tjänstekörning
- Leasing: Momsavdrag i proportion till tjänstekörning (dock max 50 % om bilen även används privat)
Om den anställde kör egen bil och får milersättning finns det ingen faktura att dra av moms på — schablonen är tänkt att täcka alla kostnader inklusive moms.
Praktiskt bokföringsexempel: Hela flödet
Låt oss följa ett komplett exempel från resa till utbetalning.
Situation: Anna, säljare på Björk & Partner AB, kör 85 mil i tjänsten under mars med sin privata bil. Företaget betalar enligt Skatteverkets schablon.
1. Anna loggar sina resor i Tripbook och exporterar en rapport som visar 850 km (85 mil) fördelat på 12 kundbesök med datum, adresser och syfte.
2. Ekonomiavdelningen registrerar reseräkningen (31 mars):
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7331 Bilersättningar, skattefria | 2 125 kr | |
| 2893 Övriga skulder till anställda | 2 125 kr |
Beräkning: 85 mil × 25 kr = 2 125 kr.
3. Utbetalning sker via lönesystemet (25 april):
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2893 Övriga skulder till anställda | 2 125 kr | |
| 1930 Företagskonto | 2 125 kr |
Inga arbetsgivaravgifter, ingen skatt — hela beloppet är skattefritt.
Viktiga kontroller och vanliga misstag
Fel konto i enskild firma
Det vanligaste misstaget i enskild firma är att bokföra milersättningen på konto 7331. Eftersom du inte är anställd i din egen firma är detta felaktigt. Uttaget ska gå via konto 2013 (egna uttag) och avdraget görs i deklarationen.
Glömd arbetsgivardeklaration vid överbetalning
Om du betalar ut mer än schablonen men missar att redovisa den skattepliktiga delen i arbetsgivardeklarationen riskerar du skattetillägg. Se till att lönesystemet är korrekt konfigurerat.
Saknad körjournal
Utan en körjournal som styrker tjänsteresorna kan Skatteverket anse att hela milersättningen är skattepliktig lön — inte bara den överskjutande delen. Det innebär arbetsgivaravgifter på hela beloppet plus skattetillägg.
Tripbook genererar automatiskt en körjournal med alla uppgifter som Skatteverket kräver: datum, adresser, sträcka, syfte och registreringsnummer. Det ger dig ett revisionsbeständigt underlag som sparar tid och minskar risken vid granskning.
Blandar ihop milersättning med reseavdrag
Milersättning gäller tjänsteresor i arbetet. Reseavdrag gäller pendling mellan bostad och arbetsplats. De bokförs helt olika och regleras av olika bestämmelser.
Sammanfattning
Att bokföra milersättning korrekt handlar om att använda rätt konton och separera skattefria belopp från skattepliktiga:
- Aktiebolag: Debet 7331, kredit 2893 för skattefri milersättning inom schablonen
- Enskild firma: Debet 2013 (egna uttag) — avdraget görs i NE-bilagan, inte i bokföringen
- Överbetalning: Separera på konto 7331 (skattefritt) och 7332 (skattepliktigt), tillkommer arbetsgivaravgifter
- Moms: Inget momsavdrag på schablonersättningen, men möjligt på faktiska bilkostnader vid företagsägd bil
- Dokumentation: Körjournal krävs alltid — utan den riskerar du att hela ersättningen blir skattepliktig
Håll din bokföring ren, följ Skatteverkets schablonbelopp och se till att varje resa dokumenteras löpande. Då undviker du skattetillägg och får full kontroll över dina bilersättningar.
