Som arbetsgivare behöver du ha koll på reglerna för skattefri milersättning. Betalar du rätt belopp slipper både du och den anställda onödig skatt och arbetsgivaravgifter. Betalar du för mycket hamnar överskottet i en helt annan skattekategori. I den här guiden går vi igenom exakt vad som gäller 2026 — schablonbelopp, gränsen mellan skattefritt och skattepliktigt, arbetsgivaravgifter och vilken dokumentation som krävs.
Vad är skattefri milersättning?
Skattefri milersättning är den ersättning en arbetsgivare kan betala ut till en anställd som använder sin privata bil i tjänsten, utan att beloppet beskattas. Skatteverket fastställer varje år ett schablonbelopp som utgör den övre gränsen för skattefrihet.
Så länge utbetalningen håller sig inom schablonen behandlas den inte som lön. Det innebär att den anställda inte betalar inkomstskatt på beloppet och att arbetsgivaren inte betalar arbetsgivaravgifter.
Regeln finns för att kompensera den anställda för de faktiska kostnaderna att använda sin egen bil — drivmedel, slitage, försäkring och värdeminskning — utan att skapa en extra skattebörda.
Schablonbelopp 2026
För inkomståret 2026 gäller följande schablonbelopp från Skatteverket:
| Fordonstyp | Skattefritt belopp per mil | Per km |
|---|---|---|
| Egen bil (alla drivmedel) | 25,00 kr | 2,50 kr |
| Förmånsbil (bensin, diesel, hybrid) | 12,00 kr | 1,20 kr |
| Förmånsbil (helt eldriven) | 9,50 kr | 0,95 kr |
Beloppen är oförändrade sedan 2023. Observera att 1 mil = 10 km — en vanlig förväxling som kan leda till tiofaldig felberäkning.
För den här guiden fokuserar vi på den vanligaste situationen: anställda som kör egen bil i tjänsten med schablonbeloppet 25 kr/mil.
När är milersättningen skattefri — och när blir den skattepliktig?
Det här är den centrala frågan för alla arbetsgivare. Gränsen är tydlig men konsekvenserna av att missa den kan bli kostsamma.
Upp till 25 kr/mil: Skattefritt
Betalar du ut 25 kr/mil eller mindre för tjänsteresor med egen bil är hela beloppet skattefritt. Du behöver inte:
- Betala arbetsgivaravgifter på beloppet
- Redovisa det som lön i arbetsgivardeklarationen
- Göra skatteavdrag på utbetalningen
Den anställda behöver inte heller deklarera beloppet som inkomst.
Över 25 kr/mil: Skattepliktigt överskott
Betalar du ut mer än schablonen — exempelvis 30 kr/mil — blir den överskjutande delen (5 kr/mil) skattepliktig lön. Det innebär att:
- De första 25 kr/mil förblir skattefria
- De extra 5 kr/mil beskattas som vanlig lön
- Du som arbetsgivare betalar arbetsgivaravgifter (31,42 %) på överskottet
- Du ska göra skatteavdrag och redovisa beloppet i arbetsgivardeklarationen
Det är alltså bara överskottet som beskattas, inte hela ersättningen. Men det är arbetsgivarens ansvar att hantera uppdelningen korrekt.
Vad kostar det arbetsgivaren? Räkneexempel
Låt oss illustrera med ett konkret scenario så att du ser den faktiska kostnaden.
Exempel 1: Exakt schablonbelopp
En anställd kör 200 mil i tjänsten under en månad. Arbetsgivaren betalar ut 25 kr/mil.
Beräkning:
- 200 mil x 25 kr = 5 000 kr skattefri milersättning
- Arbetsgivaravgifter: 0 kr
- Total kostnad: 5 000 kr
Exempel 2: Högre ersättning än schablon
Samma anställd, samma 200 mil, men arbetsgivaren betalar 30 kr/mil.
Beräkning:
- Skattefri del: 200 mil x 25 kr = 5 000 kr
- Skattepliktig del: 200 mil x 5 kr = 1 000 kr
- Arbetsgivaravgifter på överskottet: 1 000 kr x 31,42 % = 314 kr
- Total kostnad: 5 000 + 1 000 + 314 = 6 314 kr
Den extra femman per mil kostar alltså arbetsgivaren 1 314 kr i stället för 1 000 kr, på grund av arbetsgivaravgifterna. Dessutom tillkommer administrativt arbete med att splitta beloppen i löne- och deklarationshanteringen.
Exempel 3: Lägre ersättning eller ingen ersättning
Om du betalar ut mindre än 25 kr/mil, eller ingen ersättning alls, har den anställda rätt att göra avdrag i sin inkomstdeklaration för mellanskillnaden. Läs mer i vår guide om milersättning 2026 för detaljerade räkneexempel.
Arbetsgivaravgifter — vad gäller?
Arbetsgivaravgifterna är kärnan i varför gränsen mellan skattefritt och skattepliktigt spelar så stor roll. Här är en sammanfattning:
| Situation | Arbetsgivaravgifter |
|---|---|
| Utbetalning ≤ 25 kr/mil | Inga avgifter |
| Utbetalning > 25 kr/mil | 31,42 % på överskjutande del |
| Ingen dokumentation (körjournal saknas) | Risk att hela beloppet beskattas som lön |
Den sista raden är viktig. Om Skatteverket vid en granskning bedömer att dokumentationen är bristfällig kan de omklassificera hela milersättningen till skattepliktig lön — inklusive den del som annars hade varit skattefri. Det kan leda till efterbeskattning, arbetsgivaravgifter på hela beloppet och skattetillägg.
Dokumentationskrav för arbetsgivare
Skatteverket ställer tydliga krav på vad som måste dokumenteras för att milersättningen ska godkännas som skattefri. Ansvaret vilar i praktiken på båda parter, men som arbetsgivare bör du säkerställa att systemen finns på plats.
Vad körjournalen måste innehålla
Varje tjänsteresa ska dokumenteras med:
- Datum för resan
- Start- och slutadress (eller plats)
- Mätarställning vid avresa och ankomst
- Resans syfte — specifikt, inte bara “kundbesök”
- Körsträcka i kilometer
- Registreringsnummer på fordonet
Saknas något av dessa uppgifter vid en granskning riskerar ni att förlora skattefriheten. Läs vår fullständiga guide om Skatteverkets krav på körjournal för alla detaljer.
Praktiska tips för arbetsgivare
1. Inför en tydlig resepolicy. Skriv ner vilka belopp som gäller, vilka resor som berättigar till milersättning och vilken dokumentation som krävs. Se till att alla anställda som kör i tjänsten har tagit del av policyn.
2. Kräv körjournal vid varje utbetalning. Betala inte ut milersättning utan att en komplett körjournal bifogas. Det skyddar dig vid eventuell granskning.
3. Välj digital körjournal. En GPS-baserad körjournal väger tyngre som bevis hos Skatteverket jämfört med manuella anteckningar. Med Tripbook loggas alla resor automatiskt — datum, sträcka, start- och slutposition registreras utan manuellt arbete. Det minskar risken för fel och ger dig som arbetsgivare ett pålitligt underlag.
4. Granska underlagen regelbundet. Kontrollera stickprovsvis att de anställdas körjournaler är kompletta och rimliga. Det är billigare att rätta till brister löpande än att hantera en efterbeskattning.
Skillnaden mot egen bil i tjänsten och förmånsbil
Som arbetsgivare kan du ordna tjänsteresor på flera sätt. Valet påverkar både skattehanteringen och kostnaderna:
| Alternativ | Skattefri milersättning | Arbetsgivarens ansvar |
|---|---|---|
| Anställd kör egen bil | Upp till 25 kr/mil | Betala ut ersättning, kräva körjournal |
| Anställd kör förmånsbil | 12 kr/mil (bensin) / 9,50 kr/mil (el) | Redovisa bilförmån, lägre milersättning |
| Företagsbil (poolbil) | Ingen milersättning | Drivmedel och underhåll på företaget |
Läs vår guide om egen bil i tjänsten för en djupare jämförelse av de olika alternativen ur både arbetsgivar- och arbetstagarperspektiv.
Vanliga misstag arbetsgivare gör
Betalar ut utan körjournal. Det vanligaste och mest kostsamma misstaget. Utan dokumentation kan Skatteverket behandla hela utbetalningen som lön.
Blandar ihop mil och kilometer. Om ni anger 25 kr/km i stället för 25 kr/mil blir beloppet tio gånger för högt — och överskottet beskattas.
Glömmer att splitta överskjutande belopp. Om du betalar mer än schablon måste du aktivt dela upp beloppet i skattefri del och lönedel. Lönesystemet gör inte detta automatiskt i alla fall.
Missar att redovisa i arbetsgivardeklarationen. Den skattepliktiga delen ska redovisas månatligen. Missar du det kan det leda till förseningsavgifter och skattetillägg.
Saknar resepolicy. Utan tydliga regler varierar dokumentationskvaliteten mellan anställda, vilket ökar risken vid granskning.
Automatisera med Tripbook
Att hantera milersättning manuellt — med Excel-listor, papperskörjournaler och manuell granskning — tar tid och öppnar för fel. Med Tripbook registrerar dina anställda sina tjänsteresor automatiskt via GPS. Varje resa klassificeras med ett svep och appen beräknar milersättningen utifrån Skatteverkets aktuella schablonbelopp.
Som arbetsgivare får du exporterade rapporter med all dokumentation som Skatteverket kräver — redo att använda som underlag vid utbetalning och deklaration. Det sparar administration, minskar risken för fel och ger dig trygghet vid en eventuell granskning.
Sammanfattning
De viktigaste punkterna för dig som arbetsgivare:
- Schablonbelopp 2026: 25 kr/mil (egen bil) — skattefritt upp till denna gräns
- Överskjutande belopp: Beskattas som lön med arbetsgivaravgifter (31,42 %)
- Dokumentation: Komplett körjournal krävs för att behålla skattefriheten
- Förmånsbil: Lägre schablonbelopp (12 kr/mil bensin, 9,50 kr/mil el)
- Ditt ansvar: Kräv körjournal, splitta belopp korrekt, redovisa i arbetsgivardeklarationen
Genom att hålla dig inom schablonen, kräva ordentlig dokumentation och ha en tydlig resepolicy säkerställer du att milersättningen förblir skattefri — och att varken du eller dina anställda drabbas av onödiga kostnader.