Je rittenregistratie bewaar je 7 jaar. Die termijn geldt voor de basisgegevens van je administratie, en je kilometeradministratie hoort daarbij. Het bijzondere zit in het startmoment: de termijn begint niet op de dag van de rit, maar zodra de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. De Belastingdienst schrijft op de pagina Hoelang moet u gegevens bewaren?: “Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.”
In het kort
- De bewaartermijn voor basisgegevens is 7 jaar. Daaronder vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie (Belastingdienst).
- Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar, net als voor gegevens van het eenloketsysteem. Dat raakt je rittenregistratie niet, wel je bedrijfspand.
- De termijn start pas als de actualiteitswaarde vervalt. Bij een lopend leasecontract betekent dat: pas na afloop van het contract.
- Je bewaart de gegevens in de originele vorm: “U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier.” Een digitaal bestand alleen uitprinten volstaat niet (Belastingdienst).
- Kun je bij een controle niets overleggen, dan vervalt je bewijs dat je onder de 500 privékilometers bleef en volgt een naheffing van de bijtelling: 22% van de cataloguswaarde, of 18% over de eerste €30.000 en 22% daarboven bij een auto zonder uitstoot (Bijtelling privégebruik auto 2026).
- Een kortere termijn is bespreekbaar: de Belastingdienst noemt zelf “of korter als u hierover met ons afspraken maakt”.
Waarom geldt er een bewaarplicht van 7 jaar?
Omdat je administratie tot jaren na dato controleerbaar moet blijven. De verplichting volgt uit artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, dat ondernemers verplicht een administratie te voeren en die te bewaren.
De Belastingdienst vertaalt dat op de pagina Hoelang moet u gegevens bewaren? naar twee termijnen: 7 jaar voor basisgegevens en andere gegevens, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken en voor gegevens van het eenloketsysteem.
Je rittenregistratie valt onder die 7 jaar. Ze onderbouwt namelijk een fiscale positie: de aftrek van je zakelijke kilometers, of het achterwege blijven van bijtelling omdat je onder de 500 privékilometers bleef. Het maakt niet uit of je op papier, in Excel of via een app registreert. De termijn is dezelfde. De volledige lijst met verplichte velden staat in ons artikel over de eisen van de Belastingdienst aan de rittenregistratie.
Onroerende zaken: 10 jaar
Heb je een bedrijfspand of ander vastgoed in je onderneming, dan geldt voor die administratie 10 jaar in plaats van 7. Dat staat in dezelfde tabel op de pagina van de Belastingdienst. Voor je kilometeradministratie verandert er niets, maar het is goed om het onderscheid te kennen als je één archief voor alles aanhoudt.
Wanneer begint de bewaartermijn precies?
Niet op de dag van de rit, maar zodra de gegevens niet meer actueel zijn. De Belastingdienst formuleert het zo: “Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn.”
Voor een gewone rittenregistratie komt dat neer op: na afloop van het jaar waarop de administratie betrekking heeft. Een registratie over 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2033. Pas op 1 januari 2034 mag die weg.
Bij lopende contracten schuift het startpunt op. De Belastingdienst illustreert dat zelf met een leasevoorbeeld: zolang het contract loopt, blijven de gegevens actueel. Een leasecontract van vier jaar dat in 2026 begint, loopt tot 2030. De bewaartermijn van 7 jaar start dan pas, waardoor je de bijbehorende stukken tot eind 2037 bewaart.
Overzicht bewaartermijnen
| Wat | Bewaartermijn | Bewaren tot en met |
|---|---|---|
| Rittenregistratie 2026 | 7 jaar na het jaar waarop die betrekking heeft | 31 december 2033 |
| Rittenregistratie 2027 | 7 jaar | 31 december 2034 |
| Leasecontract van 4 jaar, gestart in 2026 | 7 jaar na afloop van het contract | 31 december 2037 |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar | 10 jaar na het betreffende jaar |
De termijnen van 7 en 10 jaar komen van de Belastingdienst; de jaartallen in de tabel zijn onze doorrekening daarvan.
Bewaarplicht is niet hetzelfde als de naheffingstermijn
Twee termijnen die vaak door elkaar lopen. Je bewaarplicht is 7 jaar. De termijn waarbinnen de Belastingdienst kan terugkomen op een aanslag is korter: “U kunt een navorderingsaanslag krijgen binnen 5 jaar na het einde van het belastingtijdvak (meestal het kalenderjaar)”, en 12 jaar als het om vermogen of inkomen in het buitenland gaat (Belastingdienst, Navorderingsaanslag).
Dat je langer bewaart dan de fiscus kan terugvorderen, is geen verspilling. Het geeft je marge: je hebt je dossier nog als er in jaar vier of vijf een vraag komt.
Wat moet je precies bewaren?
De registratie zelf, plus alles wat de cijfers erin ondersteunt. Bij een controle wordt je rittenregistratie namelijk naast andere stukken gelegd, en een dossier dat op zichzelf staat is zwakker dan een dossier dat elders bevestiging vindt.
- De volledige rittenregistratie met alle verplichte velden: datum, begin- en eindkilometerstand, vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt, of de rit zakelijk of privé was, en de privé-omrijkilometers.
- Garagebonnen en onderhoudsfacturen. Daar staat een kilometerstand op met een datum. Dat is het snelste tegenbewijs waarmee een inspecteur je registratie toetst.
- Tankbonnen, laadpasoverzichten en parkeerbonnen. Ze plaatsen je auto op een tijd en een plek.
- Je Verklaring geen privégebruik auto als je die hebt aangevraagd, inclusief de datum waarop die inging.
- Lease- of gebruikersovereenkomsten van de auto, met de periode waarin die tot je beschikking stond.
- Agenda-exports en facturen die zakelijke ritten bevestigen.
Hoe bewaar je een digitale rittenregistratie?
Digitaal. En dat is geen keuze maar een regel: wat digitaal ontstaat, bewaar je digitaal. “U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier”, staat op de pagina Hoe bewaart u uw administratie?. Alleen een afdruk bewaren en het bestand weggooien is niet voldoende.
Twee eisen die de Belastingdienst daarbij noemt:
- De inspecteur moet ermee kunnen werken. “Als u uw gegevens digitaal bewaart, moet u ervoor zorgen dat wij uw programma’s en bestanden bij een controle kunnen gebruiken.” Een export in een gangbaar formaat zoals CSV of PDF hoort dus bij je archief, niet alleen een account bij een leverancier.
- Een andere vorm mag, mits volledig. Je mag bestanden en gegevens in een andere vorm bewaren, bijvoorbeeld door papieren bonnen te scannen. Voorwaarde is dat het een juiste en volledige weergave van het origineel blijft.
Voor kleine administraties die binnen redelijke tijd te controleren zijn, laat de Belastingdienst toe dat je bestanden afdrukt en daarna verwijdert. Bij een rittenregistratie met duizenden regels is dat geen reële route. Ga uit van digitaal bewaren.
Wat de AVG hierover zegt
Een GPS-registratie bevat locatiegegevens, en dat zijn persoonsgegevens. De AVG kent geen vaste bewaartermijn maar wel het beginsel dat je niet langer bewaart dan nodig is voor het doel. Die twee regels botsen niet: de fiscale bewaarplicht van 7 jaar ís zo’n noodzaak. Wat het wel betekent, is dat je de gegevens daarna ook echt opruimt, en dat je tijdens die 7 jaar niet meer verzamelt dan het fiscale doel vraagt.
Praktisch gevolg: reken er niet op dat je leverancier je archief voor je is. Controleer in de voorwaarden hoe lang je data daar staat en wat er bij opzegging mee gebeurt, en houd zelf een export aan. Meer over locatiedata en de rol van de Autoriteit Persoonsgegevens lees je in ons artikel over automatische rittenregistratie.
Wat gebeurt er als je je registratie niet kunt overleggen?
Dan verlies je je bewijs, en daarmee je fiscale positie. Dat werkt in drie stappen door.
De bijtelling wordt nageheven. Zonder registratie kun je niet aantonen dat je met een auto van de zaak onder de 500 privékilometers bleef. De bijtelling is in 2026 22% van de cataloguswaarde, of 18% over de eerste €30.000 en 22% over het meerdere bij een auto zonder uitstoot. Bij €40.000 cataloguswaarde is dat €8.800 dat bij je inkomen wordt opgeteld. De box 1-tarieven voor 2026 zijn 35,75% tot €38.883, 37,56% tot €78.426 en 49,50% daarboven. In de hoogste schijf kost die €8.800 dus €4.356 per jaar.
Er komt belastingrente bij. Vanaf 1 januari 2026 is die 5% voor alle belastingen behalve toeslagen en vennootschapsbelasting, volgens het overzicht percentages belastingrente.
Een boete is niet automatisch. Die komt er alleen bij als de Belastingdienst opzet of grove schuld aanneemt. De vergrijpboete is dan 25% van de te weinig betaalde belasting bij grove schuld en 50% bij opzet, oplopend tot 100% bij herhaling of fraude (Belastingdienst, Boete). Hoe die beoordeling verloopt, staat in ons artikel over de boete bij een afgekeurde rittenregistratie.
Loopt een controle over meerdere jaren, dan telt het bedrag per jaar op. Daar zit het echte risico van een leeg archief.
Praktische tips voor je bewaarplicht
1. Exporteer minstens één keer per jaar. Download een volledig overzicht per kalenderjaar in CSV en PDF en zet het in je eigen archief, los van de app of het portaal van je leverancier.
2. Bewaar op twee plekken. Bijvoorbeeld in de cloud én op een externe schijf. Een archief dat op één plek staat, is geen archief.
3. Houd je ondersteunend bewijs bij de registratie. Scan garagebonnen en tankbonnen en bewaar ze in dezelfde map per jaar. Bij een controle scheelt dat dagen zoekwerk.
4. Neem een jaar marge. Gooi niets weg op de exacte einddatum. Een registratie over 2026 mag formeel na 31 december 2033 weg; wacht tot eind 2034 en je zit altijd goed.
5. Zet een jaarlijkse herinnering. Eén moment per jaar waarop je exporteert, back-upt en controleert welk jaar echt vernietigd mag worden.
6. Controleer de voorwaarden van je leverancier. Hoe lang staat je data er, en wat gebeurt er bij opzegging? Als het antwoord korter is dan 7 jaar, is je eigen export geen luxe.
7. Automatiseer de registratie zelf. Een dossier dat achteraf is gereconstrueerd, is ook na zeven jaar bewaren nog steeds zwak. Zie automatische rittenregistratie voor hoe GPS-registratie zich verhoudt tot handmatig bijhouden.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn rittenregistratie bewaren? 7 jaar. Dat is de wettelijke bewaartermijn voor basisgegevens in je administratie, en je kilometeradministratie hoort daarbij.
Wanneer begint die 7 jaar te lopen? Zodra de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. Voor een gewone rittenregistratie is dat na afloop van het jaar waarop die betrekking heeft. Bij een lopend leasecontract begint de termijn pas na afloop van het contract.
Geldt er ergens een termijn van 10 jaar? Ja, voor gegevens over onroerende zaken en voor gegevens van het eenloketsysteem. Voor je rittenregistratie blijft het 7 jaar.
Mag ik mijn digitale rittenregistratie uitprinten en het bestand weggooien? Nee. Je bewaart de gegevens in de originele vorm. Alleen bij een kleine administratie die binnen redelijke tijd te controleren is, laat de Belastingdienst toe dat je afdrukt en daarna verwijdert.
Mag ik mijn administratie in de cloud bewaren? Ja, mits de Belastingdienst er bij een controle mee kan werken. Zorg dus dat je een export in een gangbaar formaat kunt leveren en niet afhankelijk bent van één leveranciersaccount.
Kan ik korter dan 7 jaar bewaren? Alleen als je daarover afspraken maakt met de Belastingdienst. De pagina over bewaartermijnen noemt die mogelijkheid expliciet en verwijst je naar je eigen belastingkantoor.
Wat als ik mijn registratie kwijt ben? Verzamel dan alles waarmee je de kilometers alsnog aannemelijk maakt: agenda’s, facturen, tank- en garagebonnen met kilometerstanden. Zonder onderbouwing volgt naheffing van de bijtelling plus belastingrente, en bij verwijtbaarheid een boete.
Tot slot
De bewaarplicht van 7 jaar is niet het moeilijkste deel van je rittenregistratie. Het lastige is dat je jaren later nog een compleet, digitaal en controleerbaar dossier moet kunnen openen, terwijl leveranciers wisselen, telefoons stukgaan en mappen verhuizen. Eén export per jaar naar je eigen archief lost dat vrijwel helemaal op.
Met een gratis rittenregistratie app worden je ritten automatisch vastgelegd en exporteer je per kalenderjaar een compleet overzicht, zodat je archief klopt zonder dat je er in december nog werk aan hebt.
Bronnen
Alle regels, bedragen en termijnen in dit artikel zijn op 30 augustus 2026 gecontroleerd bij de Belastingdienst.
- Belastingdienst, Hoelang moet u gegevens bewaren? (7 jaar basisgegevens, 10 jaar onroerende zaken, start bij verval van actualiteitswaarde, kortere termijn na afspraak)
- Belastingdienst, Hoe bewaart u uw administratie? (originele vorm, digitaal bruikbaar bij controle, conversie)
- Belastingdienst, Rittenregistratie (verplichte gegevens per auto en per rit)
- Belastingdienst, Bijtelling privégebruik auto 2026 (22%, 18% tot €30.000, 500 km-grens)
- Belastingdienst, Box 1: uitleg en tarieven (schijven 2026)
- Belastingdienst, Overzicht percentages belastingrente (5% vanaf 1-1-2026)
- Belastingdienst, Boete (vergrijpboete 25%, 50% en 100%)
- Belastingdienst, Navorderingsaanslag algemeen (5 jaar, 12 jaar bij buitenlands vermogen)
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 (administratie- en bewaarplicht)
