Een rittenregistratie voorbeeld laat zien hoe één rit eruitziet als je alle verplichte velden invult: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt, of de rit zakelijk of privé was, en de privé-omrijkilometers. Dat is precies de opsomming die de Belastingdienst geeft op de pagina Rittenregistratie. Hieronder zie je een ingevulde week, en kun je hetzelfde formulier gratis downloaden als Excel-template of als PDF om uit te printen. Wil je eerst de volledige regels lezen, begin dan bij ons artikel over rittenregistratie en de eisen van de Belastingdienst.
In het kort
- Verplicht per rit: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke route, zakelijk of privé, en de privé-omrijkilometers. Bovenaan je registratie staan merk, type en kenteken plus de periode waarin je de auto ter beschikking hebt (bron: Belastingdienst).
- Sluitend betekent: de eindstand van de ene rit is de beginstand van de volgende. Ontbrekende kilometers zijn niet verantwoorde kilometers.
- Ook privéritten horen in de registratie van een auto van de zaak. Bij een privérit volstaat “privé” als omschrijving; bij een zakelijke rit noteer je een concreet doel.
- Met een auto van de zaak voorkom je bijtelling alleen als je aantoont dat je op jaarbasis niet meer dan 500 km privé rijdt. De bijtelling is in 2026 22% van de cataloguswaarde, en 18% over de eerste €30.000 bij een auto zonder uitstoot met 22% over het meerdere (Bijtelling privégebruik auto 2026).
- Rijd je zakelijk in je privéauto, dan is het bedrag in 2026 €0,25 per kilometer, verhoogd van €0,23 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 (Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026).
- Je bewaart de registratie minimaal 7 jaar, de wettelijke bewaartermijn voor basisgegevens.
Waarom heb je een rittenregistratie voorbeeld nodig?
Omdat een registratie die niet compleet of niet sluitend is, bij controle wordt geweigerd. Het gevolg: bijtelling wordt alsnog opgelegd, eventueel over eerdere jaren en met een boete erbovenop.
Met een concreet voorbeeld zie je precies:
- Welke kolommen verplicht zijn
- Hoe je zakelijke en privéritten correct noteert
- Wat een “sluitende” registratie betekent in de praktijk
Veel ondernemers beginnen vol goede moed maar maken fouten die pas bij een controle aan het licht komen. Een voorbeeld voorkomt dat.
Verplichte velden in een rittenregistratie
De Belastingdienst noemt op de pagina Rittenregistratie welke gegevens erin moeten staan. Lees ook ons uitgebreide artikel over de regels van de Belastingdienst voor alle details.
Autogegevens (bovenaan je registratie)
- Merk en type van de auto
- Kenteken
- Periode waarin je de auto ter beschikking hebt
Gegevens per rit
Elke rit moet de volgende informatie bevatten:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Datum | De datum van de rit |
| Beginstand km | Stand van de kilometerteller bij vertrek |
| Eindstand km | Stand van de kilometerteller bij aankomst |
| Gereden km | Eindstand minus beginstand |
| Vertrekadres | Waar je vertrok |
| Aankomstadres | Waar je aankwam |
| Route | Alleen invullen als je afwijkt van de gebruikelijke route |
| Zakelijk / Privé | Type rit |
| Privé-omrijkilometers | Extra kilometers die je tijdens een zakelijke rit privé reed |
| Doel van de rit | Naam klant, aard afspraak of reden |
De eerste negen velden staan letterlijk in de opsomming van de Belastingdienst. Het doel van de rit staat er niet bij, maar is in de praktijk wat je registratie controleerbaar maakt: alleen “zakelijk” invullen laat zich niet naast je agenda of facturen leggen. Vermeld dus een concreet doel, zoals de naam van een klant of het type afspraak.
Rittenregistratie voorbeeld: een ingevulde week
Hieronder een voorbeeld van een correct ingevulde rittenregistratie voor een week. We gebruiken een fictieve ondernemer, Lisa, die als zzp’er een auto van de zaak rijdt.
Autogegevens:
- Merk/type: Volkswagen ID.4
- Kenteken: AB-123-CD
- Periode: 1 januari 2026 tot en met 31 december 2026
Maandag 12 januari 2026
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Datum | 12-01-2026 |
| Beginstand | 45.230 km |
| Eindstand | 45.267 km |
| Gereden km | 37 km |
| Vertrek | Thuiskantoor, Keizersgracht 12, Amsterdam |
| Aankomst | Klant BrightMedia BV, Stationsweg 8, Utrecht |
| Type | Zakelijk |
| Doel | Kwartaalgesprek met BrightMedia BV |
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Datum | 12-01-2026 |
| Beginstand | 45.267 km |
| Eindstand | 45.304 km |
| Gereden km | 37 km |
| Vertrek | Klant BrightMedia BV, Stationsweg 8, Utrecht |
| Aankomst | Thuiskantoor, Keizersgracht 12, Amsterdam |
| Type | Zakelijk |
| Doel | Terugrit van kwartaalgesprek BrightMedia BV |
Dinsdag 13 januari 2026
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Datum | 13-01-2026 |
| Beginstand | 45.304 km |
| Eindstand | 45.312 km |
| Gereden km | 8 km |
| Vertrek | Thuiskantoor, Keizersgracht 12, Amsterdam |
| Aankomst | Albert Heijn, Wibautstraat 3, Amsterdam |
| Type | Privé |
| Doel | Boodschappen |
Merk op dat de eindstand van de ene rit gelijk is aan de beginstand van de volgende. Dit maakt de registratie sluitend. En let op de derde rit: die is privé, maar staat er wel gewoon in. Bij een auto van de zaak moeten privéritten net zo goed geregistreerd worden, anders is de administratie per definitie niet volledig.
Download een rittenregistratie formulier
Liever meteen aan de slag met een kant-en-klaar formulier? Hieronder staan twee templates die alle verplichte velden al bevatten: een Excel-template dat zelf rekent, en een PDF-formulier om uit te printen.
Excel-template
In Excel of Google Sheets worden de kolommen kilometers en kilometerstand automatisch voor je berekend, zodat je zonder rekenwerk overzicht houdt.
Open het bestand, vul per rit de datum, het vertrek- en aankomstadres en het type rit in. De rest rekent het template uit.
PDF-formulier om uit te printen
Print het formulier uit of vul het digitaal in. Een eenvoudige oplossing als je liever op papier bijhoudt of maar weinig ritten maakt.
Wanneer een template volstaat en wanneer niet
Een template voldoet fiscaal gewoon: de Belastingdienst schrijft geen bepaald systeem voor, dus papier en Excel zijn net zo geldig als een GPS-systeem. Het is bovendien gratis, laagdrempelig en flexibel. Je hebt Excel of Google Sheets meestal al, je kunt direct beginnen en zelf kolommen toevoegen.
Maar er zitten beperkingen aan. Je voert elke rit handmatig in, wat snel veel werk wordt als je regelmatig onderweg bent. Een verkeerde formule of vergeten cel kan je hele administratie onderuit halen. En een Excel-bestand is achteraf aan te passen zonder dat dit zichtbaar is. Bij een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen gaat de Belastingdienst er juist van uit dat de registratie sluitend is.
Rijd je weinig of vaak dezelfde route, dan is een template prima. Rijd je veel, of wil je zeker weten dat je administratie een controle doorstaat, dan scheelt een rittenregistratie-app veel handmatig werk én risico.
Veelgemaakte fouten in een rittenregistratie
Zelfs met een goed voorbeeld gaat het regelmatig mis. Dit zijn de fouten die een registratie het vaakst onbruikbaar maken.
1. Gaten in de kilometerstand
Als de eindstand van rit 3 niet aansluit op de beginstand van rit 4, ontstaat er een gat. Onverklaarde kilometers zijn niet verantwoorde kilometers, en die tellen bij een auto van de zaak niet in je voordeel mee. Zorg dat iedere kilometer verantwoord is.
2. Vaag doel van de rit
“Zakelijk” of “klantbezoek” zonder verdere toelichting valt niet te controleren naast je agenda of facturen. Vermeld altijd de bedrijfsnaam, locatie of het type afspraak.
3. Ritten achteraf invullen
Het is verleidelijk om aan het eind van de week alles in te vullen, maar dan werk je met geschatte adressen en afgeronde kilometerstanden. Precies die onregelmatigheden vallen op zodra de registratie naast andere stukken in je administratie wordt gelegd.
4. Privéritten weglaten
Bij een auto van de zaak ben je verplicht om ook privéritten te registreren. Doe je dit niet, dan is de registratie niet sluitend en wordt bijtelling opgelegd.
5. Privé-omrijkilometers niet apart noteren
Stop je tijdens een zakelijke rit bij de supermarkt, dan zijn die extra kilometers privé. De Belastingdienst noemt de privé-omrijkilometers expliciet als verplicht gegeven.
6. Geen bewijsstukken bewaren
Parkeertickets, agendabevestigingen en routebevestigingen ondersteunen je registratie bij een controle. Bewaar deze minstens 7 jaar, net als de registratie zelf.
Bijtelling en de 500 km-grens
Een rittenregistratie is vooral van belang als je wilt aantonen dat je met een auto van de zaak op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Lukt dat bewijs, dan betaal je geen bijtelling. Lukt het niet, dan wordt de bijtelling bij je inkomen opgeteld.
De bijtellingspercentages voor 2026, volgens Bijtelling privégebruik auto 2026:
- Auto’s zonder uitstoot: 18% over de eerste €30.000 cataloguswaarde, 22% over het bedrag daarboven
- Overige auto’s: 22% over de volledige cataloguswaarde
Bij een cataloguswaarde van €40.000 en 22% bijtelling komt er dus €8.800 bij je inkomen. Over de eerste tariefschijf van 35,75% in 2026 is dat ruim €3.100 aan belasting.
Rijd je zakelijk in je eigen auto in plaats van een auto van de zaak, dan geldt geen bijtelling maar een vergoeding of aftrek van €0,25 per kilometer. Dit maximum is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 verhoogd van €0,23 naar €0,25 (Belastingdienst). Voor werknemers is het een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling, wat betekent dat het niet ten koste gaat van de vrije ruimte (in 2026 2,00% van de fiscale loonsom tot €400.000). Het is wel een maximum, geen recht: je werkgever bepaalt of het volledige bedrag wordt uitgekeerd.
Rittenregistratie bijhouden: handmatig of automatisch?
Beide mogen. De Belastingdienst schrijft geen systeem voor, dus de keuze gaat over werkdruk en bewijskracht, niet over wat is toegestaan.
Excel of Google Sheets
Een rittenregistratie in Excel is gratis en flexibel. Je maakt zelf kolommen aan en voert ritten handmatig in. Het nadeel: het kost tijd, is foutgevoelig en je gegevens zijn achteraf aan te passen zonder dat dat zichtbaar is.
Automatisch met een app
Een app registreert ritten automatisch via GPS. Je hoeft alleen aan te geven of een rit zakelijk of privé was. Voordelen:
- Altijd sluitend, doordat er geen gaten in de kilometerstand ontstaan
- Tijdbesparend, want je voert niets handmatig in
- Sterker bewijs bij een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen: de Belastingdienst gaat er dan van uit dat je rittenregistratie sluitend is
- Overzichtelijk, met maand- en jaaroverzichten met een druk op de knop
Hoe lang moet je een rittenregistratie bewaren?
Minimaal 7 jaar. Je rittenregistratie is onderdeel van je fiscale administratie, en voor basisgegevens geldt volgens de Belastingdienst een bewaartermijn van 7 jaar, die begint zodra de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. Bewaar ook de ondersteunende documenten, zoals parkeertickets en agendabevestigingen. Digitale bestanden bewaar je in het originele formaat, niet alleen als print.
Veelgestelde vragen
Waar vind ik een gratis rittenregistratie formulier?
Hierboven, in twee vormen: een Excel-template dat de gereden kilometers en de kilometerstand automatisch berekent, en een PDF-formulier om uit te printen. Beide bevatten alle velden die de Belastingdienst noemt.
Mag een rittenregistratie in Excel?
Ja. De Belastingdienst schrijft geen systeem voor, dus papier, Excel en GPS zijn alle drie toegestaan zolang alle verplichte gegevens erin staan. Bewaar een digitaal bestand wel in het originele formaat.
Moet ik privéritten ook invullen?
Bij een auto van de zaak wel. Zonder privéritten is je registratie niet sluitend en kun je niet aantonen dat je onder de 500 km-grens bleef. Bij een privérit volstaat “privé” als omschrijving; een concreet doel hoef je er niet bij te zetten.
Wat is een sluitende rittenregistratie?
Een registratie waarin elke kilometer op de teller terugkomt: de eindstand van de ene rit is de beginstand van de volgende, er ontbreken geen ritten, en het totaal sluit aan op de werkelijke stand aan het eind van het jaar.
Wat moet ik invullen bij “doel van de rit”?
Bij een zakelijke rit een concreet doel dat te herleiden is naar je administratie: de naam van de klant, het type afspraak of de reden. Alleen “zakelijk” is niet controleerbaar. Bij een privérit is “privé” genoeg.
Hoeveel privékilometers mag ik rijden met een auto van de zaak?
Op jaarbasis niet meer dan 500 km. Heb je de auto maar een deel van het jaar, dan wordt die grens omgerekend naar een heel kalenderjaar: bij een half jaar is dat 250 km.
Conclusie
Een correct rittenregistratie voorbeeld maakt het verschil tussen een administratie die standhoudt bij controle en een die leidt tot naheffing. Zorg dat elke rit volledig is ingevuld met datum, kilometerstanden, adressen, type rit en een concreet doel. Houd de registratie sluitend, zonder gaten, en bewaar alles minimaal 7 jaar.
Wil je niet meer handmatig elke rit invullen? Met Tripbook registreer je automatisch al je ritten via GPS, zodat je registratie de verplichte gegevens bevat zonder dat je er per rit aan hoeft te denken.
Bronnen
Alle regels, bedragen en percentages in dit artikel zijn op 30 augustus 2026 gecontroleerd bij de Belastingdienst.
- Belastingdienst, Rittenregistratie (verplichte gegevens per auto en per rit)
- Belastingdienst, Bijtelling privégebruik auto 2026 (22% en 18%, de €30.000-grens, de 500 km-grens)
- Belastingdienst, Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026 (€0,25 per kilometer, in 2025 €0,23)
- Belastingdienst, Keurmerk voor rittenregistratie
- Belastingdienst, Hoelang moet u gegevens bewaren? (bewaarplicht 7 jaar)
- Belastingdienst, Wat is de werkkostenregeling (WKR)? (gerichte vrijstelling reiskosten, vrije ruimte 2026)
- Belastingdienst, Box 1: uitleg en tarieven (schijven 2026)
