Millionen Menschen in Deutschland engagieren sich ehrenamtlich – ob im Sportverein, bei der Feuerwehr, im Tierschutz oder in der Kirchengemeinde. Die dabei anfallenden Fahrtkosten können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Wir zeigen die verschiedenen Möglichkeiten.
Drei Wege, Fahrtkosten im Ehrenamt abzusetzen
Es gibt drei grundsätzliche Möglichkeiten, Fahrtkosten für ehrenamtliche Tätigkeiten steuerlich zu berücksichtigen:
- Aufwandsspende (Verzichtsspende)
- Ehrenamtspauschale (840 €/Jahr)
- Übungsleiterpauschale (3.000 €/Jahr)
Die beste Variante hängt von der Art des Ehrenamts und der Höhe der Kosten ab.
Aufwandsspende: Fahrtkosten als Spende absetzen
Die häufigste Methode ist die Aufwandsspende (auch Verzichtsspende genannt). Das Prinzip:
- Der Verein sagt Ihnen vertraglich eine Aufwandsentschädigung für Fahrtkosten zu
- Sie verzichten auf die Auszahlung
- Der Verein stellt eine Zuwendungsbestätigung (Spendenquittung) aus
- Sie setzen den Betrag als Sonderausgabe (Spende) in der Steuererklärung ab
Voraussetzungen
- Der Verein muss als gemeinnützig anerkannt sein
- Es muss ein schriftlicher Anspruch auf die Erstattung bestehen (Satzung oder Vorstandsbeschluss)
- Der Anspruch muss ernsthaft sein – der Verein muss finanziell in der Lage sein, zu zahlen
- Sie müssen auf die Erstattung freiwillig verzichten
Höhe der Fahrtkosten
Für ehrenamtliche Fahrten werden folgende Pauschalen anerkannt:
- PKW: 0,30 €/km (einfache Strecke)
- Motorrad/Moped: 0,20 €/km
- Fahrrad: In der Regel keine Pauschale, aber tatsächliche Kosten
Achtung: Anders als bei der Entfernungspauschale für Arbeitnehmer werden hier die tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) angesetzt – nicht nur die einfache Strecke.
Ehrenamtspauschale: 840 € steuerfrei
Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG beträgt 840 € pro Jahr. Sie steht allen ehrenamtlich Tätigen zu, die für eine gemeinnützige Organisation arbeiten. Die Pauschale deckt alle Aufwendungen ab – auch Fahrtkosten.
So funktioniert es
- Der Verein zahlt Ihnen eine Aufwandsentschädigung von bis zu 840 €/Jahr
- Dieser Betrag ist steuer- und sozialversicherungsfrei
- Fahrtkosten sind damit bereits abgegolten
- Keine zusätzliche Absetzung von Fahrtkosten möglich
Wann lohnt sich was?
Die Ehrenamtspauschale lohnt sich, wenn Ihre Gesamtkosten (Fahrtkosten + sonstige Aufwendungen) unter 840 € liegen. Bei höheren Fahrtkosten ist die Aufwandsspende oft günstiger.
Übungsleiterpauschale: 3.000 € steuerfrei
Für bestimmte Tätigkeiten gibt es die Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG) von 3.000 € pro Jahr. Sie gilt für:
- Übungsleiter, Trainer und Betreuer
- Erzieher und Ausbilder
- Pfleger (z. B. in der Altenpflege)
- Künstlerische Tätigkeiten
Auch hier sind Fahrtkosten mit der Pauschale abgegolten. Bei Kosten über 3.000 € können die übersteigenden Beträge als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Rechenbeispiel: Welche Methode ist günstiger?
Situation: Ehrenamtlicher Vereinsvorstand, fährt 2x/Woche zum Vereinsheim (Hin- und Rückweg 25 km)
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| 25 km x 2 Fahrten x 0,30 €/km | 15,00 €/Woche |
| x 48 Wochen | 720 €/Jahr |
Variante A: Ehrenamtspauschale
- 720 € Fahrtkosten → mit 840 € Pauschale abgedeckt
- Steuervorteil: 840 € steuerfrei
Variante B: Aufwandsspende
- 720 € als Spendenabzug (Sonderausgabe)
- Steuervorteil bei 35 % Grenzsteuersatz: ca. 252 €
In diesem Fall ist die Ehrenamtspauschale klar vorteilhafter.
Fahrtkosten bei der Freiwilligen Feuerwehr
Ein Sonderfall betrifft die Freiwillige Feuerwehr. Fahrtkosten zu Übungen und Einsätzen können als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn:
- Die Feuerwehr eine öffentlich-rechtliche Einrichtung ist
- Es sich um eine nebenberufliche Tätigkeit handelt
- Die Fahrten ordnungsgemäß dokumentiert sind
Auch hier kann die Übungsleiterpauschale von 3.000 € genutzt werden, soweit die Voraussetzungen erfüllt sind.
Dokumentation: Was das Finanzamt verlangt
Für die steuerliche Anerkennung müssen Sie folgende Unterlagen vorhalten:
- Fahrtenbuch oder Aufstellung: Datum, Ziel, Anlass und gefahrene Kilometer
- Zuwendungsbestätigung: Bei Aufwandsspende zwingend erforderlich
- Satzung des Vereins: Nachweis der Gemeinnützigkeit
- Vorstandsbeschluss: Über die Fahrtkosten-Erstattungsregelung
Mehr zur korrekten Führung eines Fahrtenbuchs erfahren Sie im Artikel Fahrtenbuch erklärt.
Häufige Fehler
- Doppelter Abzug: Ehrenamtspauschale und Aufwandsspende für dieselben Kosten kombinieren
- Fehlende Zuwendungsbestätigung: Ohne Spendenquittung kein Sonderausgabenabzug
- Überhöhte Kilometersätze: Nur 0,30 €/km werden anerkannt, nicht 0,38 €/km (die höhere Pauschale gilt nur für die Entfernungspauschale)
- Kein schriftlicher Anspruch: Die Erstattungsregelung muss vor dem Verzicht schriftlich fixiert sein
Tipps für Ehrenamtliche
- Frühzeitig mit dem Verein sprechen: Erstattungsanspruch in der Satzung verankern
- Fahrtkosten lückenlos dokumentieren: Datum, Strecke, Anlass notieren
- Steuerberater konsultieren: Bei komplexen Konstellationen (z. B. Übungsleiterpauschale + Aufwandsspende)
- Alle Belege aufbewahren: Tankquittungen, Parkgebühren, ÖPNV-Tickets
Fazit
Fahrtkosten im Ehrenamt können die Steuerlast spürbar senken – vorausgesetzt, Sie wählen die richtige Methode und dokumentieren sorgfältig. Ob Ehrenamtspauschale, Aufwandsspende oder Übungsleiterpauschale: Die steuerlichen Möglichkeiten sind vielfältig. Tripbook hilft Ihnen, alle ehrenamtlichen Fahrten automatisch zu erfassen und den Überblick zu behalten.
