Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist eine der attraktivsten Zusatzleistungen für Pendler in Deutschland. Ab 2026 profitieren Beschäftigte von der neuen einheitlichen Entfernungspauschale von 0,38 € pro Kilometer bereits ab dem ersten Kilometer. In diesem Artikel erfährst du, wie der Fahrtkostenzuschuss funktioniert, welche steuerlichen Vorteile er bietet und was Arbeitgeber bei der Umsetzung beachten müssen.
Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Ein Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, die die Kosten für den Arbeitsweg teilweise oder vollständig abdeckt. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch darauf – der Zuschuss wird individuell im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder per Tarifvertrag geregelt.
Der Fahrtkostenzuschuss kann verschiedene Formen annehmen:
- Geldleistung als Zuschuss zum Gehalt
- Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr
- Tankgutschein oder Mobilitätsbudget
- Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten
Entscheidend für die steuerliche Behandlung ist die Art der Auszahlung und ob der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.
Pauschalversteuerung mit 15 %: So funktioniert es
Die häufigste Variante ist die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG. Der Arbeitgeber übernimmt eine pauschale Lohnsteuer von 15 % auf den Zuschuss, wodurch dieser für den Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei bleibt.
Voraussetzungen für die Pauschalversteuerung
- Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden
- Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig
- Der Zuschuss darf die Höhe der Entfernungspauschale nicht überschreiten
- Jahreshöchstgrenze: 4.500 € (Ausnahme bei eigenem PKW: kein Höchstbetrag)
Berechnung ab 2026
Die Formel für den maximalen pauschal versteuerbaren Zuschuss lautet:
Einfache Entfernung (km) x 0,38 € x Arbeitstage pro Monat
Beispiel: Bei 30 km Arbeitsweg und 20 Arbeitstagen pro Monat ergibt sich ein maximaler Zuschuss von 30 x 0,38 € x 20 = 228 € pro Monat.
Wann ist der Fahrtkostenzuschuss komplett steuerfrei?
In zwei Sonderfällen ist der Zuschuss vollständig steuerfrei:
- Doppelte Haushaltsführung: Fahrten zwischen Zweitwohnung und Hauptwohnung
- Auszubildende: Fahrten zur Berufsschule
Darüber hinaus gibt es die Sonderregelung für den ÖPNV-Zuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG: Zuschüsse für Jobtickets und öffentliche Verkehrsmittel sind komplett steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie zusätzlich zum Arbeitslohn erfolgen. Die 50-€-Sachbezugsfreigrenze spielt dabei keine Rolle.
Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale: Was gilt gleichzeitig?
Eine wichtige Frage für Arbeitnehmer: Kann ich den Fahrtkostenzuschuss erhalten und trotzdem die Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend machen?
Die Antwort ist ja – aber mit Einschränkung. Der pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschuss wird von den abzugsfähigen Werbungskosten abgezogen. Das bedeutet:
- Pendlerpauschale: 30 km x 0,38 € x 220 Tage = 2.508 €
- Fahrtkostenzuschuss (pauschal versteuert): z. B. 1.800 €/Jahr
- Verbleibende Werbungskosten: 708 €
Zusammen mit dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € solltest du prüfen, ob sich die Angabe der tatsächlichen Werbungskosten lohnt.
Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer
- Steuerfreier Zusatzverdienst ohne Sozialabgaben
- Geringere Belastung durch Pendelkosten
- Kombinierbar mit Homeoffice-Pauschale an Bürotagen
Für Arbeitgeber
- Geringe Kosten: nur 15 % pauschale Lohnsteuer plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer
- Attraktives Instrument zur Mitarbeiterbindung
- Kein Aufwand für Sozialversicherungsabführung
- Betriebsausgabenabzug in voller Höhe
Der Fahrtkostenzuschuss ist damit eine effiziente Alternative zu einer klassischen Gehaltserhöhung, da beide Seiten von der reduzierten Abgabenlast profitieren.
Besondere Regelungen für Minijobber
Auch Minijobber können einen Fahrtkostenzuschuss erhalten. Da der pauschal versteuerte Zuschuss sozialversicherungsfrei ist, wird er nicht auf die Minijob-Grenze von 556 € pro Monat (2026) angerechnet. Das macht den Fahrtkostenzuschuss besonders attraktiv für geringfügig Beschäftigte.
Dokumentation der Fahrten
Für die korrekte Berechnung und Abrechnung des Fahrtkostenzuschusses benötigen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine verlässliche Dokumentation. Dazu gehören:
- Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
- Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage (abzüglich Homeoffice, Urlaub, Krankheit)
- Genutztes Verkehrsmittel
Mit Tripbook lassen sich alle Fahrten automatisch erfassen und sauber kategorisieren. Das gibt sowohl dir als Arbeitnehmer als auch der Personalabteilung die nötige Transparenz für die Abrechnung.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du deine Fahrtkosten in der Steuererklärung korrekt einträgst, findest du in unserem Blog weitere hilfreiche Anleitungen.
Fazit: Fahrtkostenzuschuss Arbeitgeber 2026 optimal nutzen
Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist 2026 dank der neuen einheitlichen Entfernungspauschale von 0,38 €/km ab dem ersten Kilometer attraktiver als je zuvor. Durch die Pauschalversteuerung mit 15 % bleibt der Zuschuss für Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Arbeitgeber profitieren von niedrigen Zusatzkosten und einem wirksamen Instrument zur Mitarbeiterbindung. Wer seine Arbeitstage sorgfältig dokumentiert – beispielsweise mit Tripbook – kann den Zuschuss optimal mit der Pendlerpauschale kombinieren.
