Als selbstständiger Fotograf sind Ihre Einsatzorte ständig wechselnd: Hochzeiten, Firmenevents, Produktshootings, Location-Scouting. Jede dieser Fahrten erzeugt Reisekosten, die Sie als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen können. Richtig dokumentiert, senken Fahrtkosten, Verpflegung und Übernachtungen Ihre Steuerlast um mehrere Tausend Euro pro Jahr.
Dieser Artikel erklärt, welche Kosten absetzbar sind, welche Pauschalen 2026 gelten und wie Sie die Abrechnung effizient organisieren.
Welche Reisekosten können Fotografen absetzen?
Als Freiberufler setzen Sie Ihre Reisekosten als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ab. Absetzbar sind vier Kategorien:
1. Fahrtkosten
- Kilometerpauschale: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg)
- Oder: Tatsächliche Fahrzeugkosten über ein Fahrtenbuch
- Öffentliche Verkehrsmittel: Volle Ticketkosten als Betriebsausgabe
- Mietwagen: Vollständig absetzbar mit Beleg
2. Verpflegungsmehraufwand
- 14 € bei 8–24 Stunden Abwesenheit
- 28 € bei über 24 Stunden Abwesenheit
- An-/Abreisetag bei mehrtägigen Aufträgen: jeweils 14 €
3. Übernachtungskosten
- Tatsächliche Kosten mit Beleg (Hotelrechnung)
- Frühstück muss separat ausgewiesen sein (sonst Kürzung)
4. Reisenebenkosten
- Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckgebühren
- Telefon- und Internetkosten unterwegs (beruflicher Anteil)
Kilometerabrechnung: Pauschale oder Fahrtenbuch?
Bei den Fahrtkosten haben Sie als selbstständiger Fotograf zwei Möglichkeiten:
Kilometerpauschale (0,30 €/km):
- Keine Belege für die Fahrten nötig
- Einfache Berechnung: Gefahrene Kilometer × 0,30 €
- Ideal, wenn Ihr Fahrzeug günstige laufende Kosten hat
Individuelle Kostenberechnung:
- Alle Jahreskosten des Fahrzeugs addieren (Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Wartung, Abschreibung)
- Durch die Jahreskilometer teilen = individueller Kilometersatz
- Lohnt sich bei teuren oder neuen Fahrzeugen
Tipp: Ein Fotograf mit einem SUV oder Van für Equipment hat oft tatsächliche Kosten von 0,45 bis 0,60 €/km. Der individuelle Satz bringt dann deutlich mehr als die Pauschale.
Fahrt zum Studio vs. Fahrt zum Kunden
Haben Sie ein eigenes Studio, das als Betriebsstätte gilt? Dann unterscheidet das Finanzamt:
Fahrt zum Studio (erste Betriebsstätte):
- Entfernungspauschale: 0,38 € pro Entfernungskilometer (einfache Strecke)
- Ab 2026 gilt dieser Satz ab dem ersten Kilometer
Fahrt zum Kunden oder zur Location:
- Dienstreise-Pauschale: 0,30 € pro Kilometer (Hin- und Rückweg)
- Oder tatsächliche Kosten
Kein festes Studio? Wenn Sie ausschließlich von zuhause arbeiten und zu Locations fahren, gelten alle Fahrten als Auswärtstätigkeit. Das ist steuerlich vorteilhafter.
Mehrtägige Aufträge: Hochzeiten, Events, Reisefotografie
Bei mehrtägigen Aufträgen können Sie neben den Fahrtkosten auch Übernachtung und Verpflegung absetzen:
Rechenbeispiel – Hochzeitsfotograf, 2-Tage-Auftrag:
- Anfahrt: 150 km × 0,30 € × 2 (hin und zurück) = 90 €
- Übernachtung: 85 € (Hotelrechnung)
- Verpflegung: 14 € (Anreisetag) + 14 € (Abreisetag) = 28 €
- Parkgebühren: 12 €
- Absetzbare Reisekosten: 215 €
Bei 30 solchen Aufträgen im Jahr ergeben sich 6.450 € an Betriebsausgaben – allein durch Reisekosten.
Reisekosten an Kunden weiterberechnen
Viele Fotografen stellen ihren Kunden die Fahrtkosten gesondert in Rechnung. Steuerlich gilt: Die weiterberechneten Fahrten sind Betriebseinnahmen, die abgesetzten Kosten Betriebsausgaben. Beides muss in der EÜR erscheinen.
Praxistipp: Legen Sie in Ihren AGB fest, ab welcher Entfernung Sie Fahrtkosten berechnen (z. B. ab 30 km). Viele Fotografen verwenden einen Satz von 0,50 bis 0,60 € pro Kilometer für die Kundenabrechnung – das deckt die tatsächlichen Kosten und ist üblich in der Branche.
Gemischte Reisen: Beruflich und privat trennen
Kombinieren Sie einen Auftrag mit einem privaten Aufenthalt? Dann müssen Sie die Kosten sauber trennen. Nur der berufliche Teil ist absetzbar.
Beispiel: Sie fotografieren Freitag eine Hochzeit in Hamburg und bleiben übers Wochenende privat. Die Hotelkosten für Freitagnacht sind absetzbar, Samstag und Sonntag nicht. Die Fahrtkosten sind vollständig absetzbar, wenn Sie ohnehin wegen des Auftrags gefahren wären.
Dokumentieren Sie den beruflichen Anlass klar und trennen Sie private Tage in der Hotelrechnung. So vermeiden Sie Rückfragen vom Finanzamt.
Entfernungspauschale 2026: Die Neuerung
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Entfernungspauschale einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer. Für Fotografen mit einem Studio als Betriebsstätte bedeutet das: Die tägliche Fahrt zum Studio wird günstiger abgerechnet als zuvor (vorher 0,30 € für die ersten 20 km).
Alle anderen Fahrten zu Kunden und Locations bleiben bei der Dienstreise-Pauschale von 0,30 €/km. Die Entfernungspauschale gilt nur für die einfache Strecke zur festen Betriebsstätte.
Belege und Dokumentation
Das Finanzamt verlangt bei Reisekosten folgende Nachweise:
- Fahrtenbuch oder Aufstellung: Datum, Ziel, Zweck, Kilometer
- Belege: Tankquittungen (bei tatsächlichen Kosten), Hotelrechnungen, Mietwagen-Rechnungen, Parktickets
- Berufliche Veranlassung: Schriftverkehr mit dem Kunden, Auftragsbestätigung
Belege müssen Sie als Selbstständiger 10 Jahre aufbewahren. Digitale Kopien sind ausreichend, wenn die Originale unleserlich werden.
Fahrten automatisch erfassen
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