Als Arbeitnehmer hast du gute Chancen, Reisekosten steuerlich geltend zu machen – vorausgesetzt, du kennst die Unterschiede zwischen Pendeln und echten Dienstreisen. Denn nicht jede berufliche Fahrt ist eine absetzbare Reise. Dieser Artikel zeigt dir, welche Reisekosten Arbeitnehmer absetzen können, wie die Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte funktioniert und wo du alles in der Steuererklärung einträgst.
Welche Reisekosten können Arbeitnehmer absetzen?
Grundsätzlich können Arbeitnehmer folgende Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen:
- Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten (Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten)
- Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten mit Beleg)
- Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld-Pauschalen ohne Einzelnachweis)
- Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, ÖPNV-Tickets)
Wichtig zu wissen: Es lohnt sich erst, wenn deine gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € (2026) übersteigen. Bis zu diesem Betrag setzt das Finanzamt automatisch 1.230 € an, auch wenn du keine Ausgaben hattest. Erst wenn du mehr nachweisen kannst, sinkt deine Steuerlast tatsächlich zusätzlich.
Der Pauschbetrag von 1.230 € wird automatisch angerechnet. Nur wenn deine Werbungskosten insgesamt höher sind, lohnt sich der Einzelnachweis. Viele Arbeitnehmer mit regelmäßigen Dienstreisen überschreiten diese Grenze problemlos.
Erste Tätigkeitsstätte vs. Auswärtstätigkeit
Das ist die wichtigste Abgrenzung – und der häufigste Fehler.
Erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, dem du von deinem Arbeitgeber dauerhaft zugewiesen bist und den du regelmäßig aufsuchen musst. Das ist in der Regel das Büro, in dem du standardmäßig arbeitest. Fahrten dorthin fallen unter die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale), nicht unter Reisekosten.
Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn du außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig bist – also bei Kundenbesuchen, auf Baustellen, bei Messen, Schulungen oder wenn du wechselnde Einsatzorte hast. Hier greifen die vollen Reisekosten.
Einige praktische Beispiele:
| Situation | Regelung |
|---|---|
| Tägliche Fahrt ins Büro | Entfernungspauschale (0,38 €/km, einfache Strecke) |
| Fahrt zu Kundenbesuch | Reisekosten: 0,30 €/km (bis 20 km) + 0,38 €/km (ab 21. km) |
| Außendienst ohne festes Büro | Reisekosten für alle Fahrten |
| Homeoffice als erste Tätigkeitsstätte | Alle Bürobesuche sind dann Auswärtstätigkeit |
Fahrtkosten als Werbungskosten
Bei Auswärtstätigkeiten gilt die Reisekostenpauschale – und die ist anders als die Pendlerpauschale:
- 0,30 € pro gefahrenen Kilometer für die ersten 20 km
- 0,38 € pro gefahrenen Kilometer ab dem 21. km
- Bei öffentlichen Verkehrsmitteln: tatsächliche Ticketkosten
Wichtig: Hier zählst du die gesamte gefahrene Strecke (Hin- und Rückfahrt), nicht nur die einfache Entfernung wie bei der Pendlerpauschale. Das macht einen erheblichen Unterschied.
Beispiel: Du fährst zu einem Kundentermin 45 km hin und 45 km zurück = 90 km gesamt.
- Erste 20 km: 20 × 0,30 € = 6,00 €
- Restliche 70 km: 70 × 0,38 € = 26,60 €
- Gesamt: 32,60 € für diese eine Fahrt
Bei mehreren Kundenterminen pro Woche kommen schnell erhebliche Beträge zusammen.
Übernachtungs- und Verpflegungskosten
Übernachtung: Wenn du berufsbedingt übernachtest, kannst du die tatsächlichen Kosten (Hotelrechnung) als Werbungskosten absetzen. Es gibt keine Obergrenze beim Eigenabzug, solange die Kosten angemessen sind.
Verpflegungsmehraufwand: Die Tagegeld-Pauschalen 2026 für Deutschland:
- Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 €
- An- und Abreisetage bei Mehrtagesreisen: 14 €
- Volle Reisetage (24 h): 28 €
Du brauchst keine Essensquittungen. Die Pauschale wird allein anhand der Abwesenheitsdauer gewährt – wichtig ist, dass du Abfahrts- und Ankunftszeit dokumentierst.
Wenn der Arbeitgeber Reisekosten erstattet
Erstattet dein Arbeitgeber Reisekosten, beeinflusst das, was du in der Steuererklärung geltend machen kannst.
Volle Erstattung bis zur Pauschale: Wenn dein Arbeitgeber dir genau den gesetzlichen Pauschalbetrag erstattet (z. B. 0,30 € + 0,38 €/km), kannst du nichts mehr als Werbungskosten absetzen – die Kosten sind bereits gedeckt.
Teilerstattung: Erstattet dein Arbeitgeber weniger als die gesetzliche Pauschale, kannst du die Differenz als Werbungskosten geltend machen.
Keine Erstattung: Trägst du alle Kosten selbst, kannst du die vollen Pauschalen oder tatsächlichen Kosten absetzen.
Überstattung: Zahlt dein Arbeitgeber mehr als die gesetzliche Pauschale, muss der überschüssige Betrag als Arbeitslohn versteuert werden.
Du kannst nur die selbst getragenen Kosten als Werbungskosten absetzen. Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet hat, kann nicht ein zweites Mal geltend gemacht werden.
Anlage N: Wo trägst du Reisekosten ein?
In der Einkommensteuererklärung gehören Reisekosten in die Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit). Die relevanten Zeilen:
Fahrtkosten Auswärtstätigkeit (Zeile 48-49 in ELSTER): Hier trägst du die Gesamtkilometer der Auswärtstätigkeiten und die daraus berechneten Fahrtkosten ein.
Verpflegungsmehraufwand (Zeile 52): Die Anzahl der Tage nach Abwesenheitsdauer und die jeweiligen Pauschalen.
Übernachtungskosten (Zeile 50): Die tatsächlichen Kosten mit Belegnachweisen.
Reisenebenkosten (Zeile 51): Parkgebühren, Maut, Tickets etc.
Wer Tripbook nutzt, hat die Kilometer und Zeitangaben bereits exportfertig aufgezeichnet. Das macht das Ausfüllen der Anlage N erheblich schneller – und fehlerfreier.
Fazit: Dienstreisen richtig nutzen
Arbeitnehmer mit regelmäßigen Außenterminen können durch konsequente Dokumentation ihrer Reisekosten erheblich Steuern sparen. Die Schlüssel dazu:
- Auswärtstätigkeit klar von Pendeln abgrenzen – nur echte Dienstreisen sind Reisekosten
- Jede Fahrt dokumentieren – Datum, Start, Ziel, Zweck, Kilometer, Abfahrts- und Ankunftszeit
- Verpflegungsmehraufwand nicht vergessen – einfachster Steuerabzug ohne Einzelnachweis
- Arbeitgebererstattungen gegenrechnen – nur die Differenz absetzbar
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