Die Aufbewahrungspflicht Fahrtenbuch ist in Österreich klar geregelt: Wer ein Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke führt, muss es mindestens sieben Jahre lang aufbewahren. Diese Pflicht ergibt sich aus § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) und gilt für alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen – ob auf Papier oder digital. In diesem Ratgeber erfährst du, wann die Frist beginnt, wie du dein Fahrtenbuch korrekt archivierst und welche Strafen bei Verstößen drohen.
Gesetzliche Grundlage: § 132 BAO
Das Fahrtenbuch zählt als steuerliche Aufzeichnung und unterliegt damit den allgemeinen Aufbewahrungspflichten der Bundesabgabenordnung. Gemäß § 132 Abs. 1 BAO sind Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt und kann weder verkürzt noch durch interne Regelungen abgeändert werden.
Die 7-Jahres-Frist betrifft nicht nur das Fahrtenbuch selbst, sondern auch alle zugehörigen Belege wie Tankquittungen, Werkstattrechnungen, Mautbelege und Parkscheine. Diese Unterlagen können bei einer Betriebsprüfung als Abgleich herangezogen werden.
Wann beginnt die 7-Jahres-Frist?
Der Fristbeginn ist klar definiert: Die Aufbewahrungsfrist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzten Eintragungen vorgenommen wurden. Ein Fahrtenbuch, das im Jahr 2025 geführt wird, muss somit bis mindestens 31. Dezember 2032 aufbewahrt werden.
Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Ein Wirtschaftsjahr, das am 30. Juni 2025 endet, löst die Aufbewahrungspflicht ab dem 31. Dezember 2025 aus – das Fahrtenbuch muss dann bis Ende 2032 archiviert werden.
| Fahrtenbuch-Jahr | Fristbeginn | Aufzubewahren bis |
|---|---|---|
| 2024 | 31.12.2024 | 31.12.2031 |
| 2025 | 31.12.2025 | 31.12.2032 |
| 2026 | 31.12.2026 | 31.12.2033 |
Verlängerung bei laufenden Verfahren
Die 7-Jahres-Frist ist eine Mindestfrist. Laut § 132 Abs. 1 BAO müssen Aufzeichnungen darüber hinaus aufbewahrt werden, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind. Wird also eine Betriebsprüfung eingeleitet, bevor die Frist abläuft, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss des Verfahrens – gegebenenfalls auch über die sieben Jahre hinaus.
Papier vs. digitale Aufbewahrung
Grundsätzlich akzeptiert das Finanzamt beide Aufbewahrungsformen – Papier und digital. Allerdings gelten jeweils unterschiedliche Anforderungen.
Papierform
Wer sein Fahrtenbuch auf Papier führt, sollte unbedingt ein gebundenes Buch (geschlossene Form) verwenden. Lose Zettel oder Notizen auf einzelnen Blättern genügen den Anforderungen nicht, da sie leicht manipuliert oder verloren gehen können. Folgende Punkte sind bei der Aufbewahrung in Papierform wichtig:
- Nicht löschbarer Stift verwenden (kein Bleistift, kein Tintenkiller)
- Nachträgliche Änderungen müssen eindeutig erkennbar sein (durchstreichen, nicht überkleben)
- Trocken und lichtgeschützt lagern, um die Lesbarkeit über sieben Jahre sicherzustellen
- Keine losen Ergänzungen auf separaten Zetteln beifügen
Elektronische Aufbewahrung
Digitale Fahrtenbücher werden vom Finanzamt anerkannt, sofern sie drei zentrale Kriterien erfüllen:
- Manipulationssicherheit: Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein
- Lückenlosigkeit: Jede Fahrt muss erfasst sein – betriebliche wie private
- Zeitnähe: Einträge sollten zeitnah zur Fahrt erfolgen, idealerweise am selben Tag
Die Daten müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum digital auswertbar bleiben. Das Finanzamt kann auch nach sieben Jahren Auswertungen für Prüfungszwecke anfordern. Es empfiehlt sich daher, die Daten zusätzlich als PDF zu archivieren.
Wichtig: Microsoft Excel und vergleichbare Tabellenkalkulationen werden vom Finanzamt in Österreich nicht akzeptiert, da nachträgliche Änderungen nicht nachvollziehbar sind. Ein elektronisches Fahrtenbuch mit manipulationssicherer Speicherung ist die bessere Wahl.
Belege gemäß § 131 Abs. 3 BAO
Belege können laut BAO in folgenden Formen aufbewahrt werden:
- Originalbelege in Papierform
- Optische Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte)
- Elektronisch gespeicherte Form (z. B. Scan mit Zeitstempel)
Bei elektronischer Archivierung muss die Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet sein. Die Daten müssen jederzeit lesbar und dem Finanzamt auf Verlangen zugänglich gemacht werden können.
Wer ist betroffen?
Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle, die ein Fahrtenbuch aus steuerlichen Gründen führen:
- Selbstständige und EPU, die berufliche Fahrten als Betriebsausgabe geltend machen
- Arbeitnehmer, die Fahrtkosten im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung absetzen
- Firmenwagen-Nutzer, die den halben Sachbezug über das Fahrtenbuch nachweisen
- Unternehmen, die Fahrtenbücher für Mitarbeiter führen – hier haftet der Arbeitgeber für die Korrektheit
Auch wenn in Österreich keine generelle Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuchs besteht, gilt: Wer ein Fahrtenbuch für steuerliche Vorteile nutzt, muss es ordnungsgemäß aufbewahren.
Konsequenzen bei Verstößen
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können empfindliche Folgen haben:
Finanzordnungswidrigkeit
Die Nichtaufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen stellt eine Finanzordnungswidrigkeit gemäß § 51 FinStrG dar. Mögliche Strafen:
- Geldstrafen bis zu 5.000 Euro pro Verstoß
- Zuschläge und Zinsen auf daraus resultierende Steuernachforderungen
Schätzungsbefugnis des Finanzamts
Kann das Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden, greift die Schätzungsbefugnis gemäß § 184 BAO. Das Finanzamt schätzt dann den Privatanteil der Fahrzeugnutzung – in der Regel zu Ungunsten des Steuerpflichtigen. Übliche Konsequenzen:
- Ansatz des vollen Sachbezugs statt des halben Sachbezugs beim Firmenwagen
- Schätzung des Privatanteils mit 40–50 % bei Selbstständigen
- Kürzung oder Streichung des Vorsteuerabzugs
- Rückwirkende Nachforderungen für den gesamten Prüfungszeitraum
Beweisnachteil im Rechtsstreit
Ohne das aufbewahrte Fahrtenbuch fehlt der Nachweis für steuerlich geltend gemachte Fahrten. In einem Berufungsverfahren liegt die Beweislast beim Steuerpflichtigen – ohne Fahrtenbuch ist dieser Beweis kaum zu erbringen.
Praxistipps: Aufbewahrung richtig organisieren
Mit diesen Tipps stellst du sicher, dass dein Fahrtenbuch auch nach Jahren vollständig und prüfungssicher ist:
- Jährliches Archiv anlegen: Fahrtenbuch und alle zugehörigen Belege am Jahresende geordnet ablegen – physisch oder digital
- Backup-Strategie: Bei digitaler Aufbewahrung mindestens zwei Kopien auf unterschiedlichen Speichermedien halten (z. B. Cloud und lokale Festplatte)
- PDF-Export erstellen: Zusätzlich zum App- oder Software-Export ein PDF archivieren – dieses Format ist langfristig lesbar
- Belege zuordnen: Tankquittungen, Werkstattrechnungen und Mautbelege dem jeweiligen Fahrtenbuch-Zeitraum zuordnen
- Fristenliste führen: Notiere, ab wann welches Fahrtenbuch vernichtet werden darf – das schafft Überblick und vermeidet vorzeitige Entsorgung
- Elektronisches Fahrtenbuch nutzen: Eine App mit automatischer GPS-Erfassung und manipulationssicherer Speicherung erfüllt alle Anforderungen und vereinfacht die Archivierung erheblich
Fazit: Aufbewahrungspflicht Fahrtenbuch ernst nehmen
Die Aufbewahrungspflicht Fahrtenbuch von sieben Jahren gemäß § 132 BAO ist keine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Verstöße können Geldstrafen, Schätzungen und Steuernachforderungen nach sich ziehen. Ob Papier oder digital – entscheidend ist, dass die Unterlagen über den gesamten Zeitraum vollständig, lesbar und dem Finanzamt zugänglich bleiben. Ein elektronisches Fahrtenbuch mit automatischer Archivierung bietet hier den größten Komfort und die höchste Rechtssicherheit. Tripbook erfasst jede Fahrt automatisch per GPS und speichert die Daten manipulationssicher – damit du auch nach sieben Jahren auf der sicheren Seite bist.
