Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est encadré par le barème URSSAF, identique au barème fiscal. En 2026, les indemnités versées dans la limite de ce barème sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, ce qui en fait un mécanisme avantageux pour l’entreprise comme pour le salarié.
Voici les règles à respecter, les obligations de l’employeur et les bonnes pratiques pour un remboursement conforme.
Le barème URSSAF de remboursement
Le barème utilisé pour le remboursement des frais kilométriques est le même que le barème fiscal publié par l’administration. Pour un véhicule de 5 CV :
| Tranche | Formule |
|---|---|
| ≤ 5 000 km | d × 0,636 € |
| 5 001-20 000 km | (d × 0,357) + 1 395 |
| > 20 000 km | d × 0,427 € |
Le barème complet est détaillé dans notre guide du barème kilométrique 2026.
Les conditions d’exonération
Pour que le remboursement soit exonéré de cotisations sociales et d’impôt, l’employeur doit respecter plusieurs conditions :
1. Utilisation du véhicule personnel
Le salarié doit utiliser son propre véhicule pour des déplacements professionnels. Si l’entreprise met un véhicule de fonction à disposition, les IK ne s’appliquent pas.
2. Caractère professionnel des déplacements
Seuls les déplacements réalisés dans l’intérêt de l’entreprise sont remboursables : rendez-vous clients, livraisons, formations, missions sur site.
3. Respect du barème
Le remboursement ne doit pas dépasser les montants du barème URSSAF. Tout dépassement est soumis à cotisations sociales sur la différence.
4. Conservation des justificatifs
L’employeur doit conserver la carte grise du salarié et un relevé détaillé des trajets.
Les obligations de l’employeur
Vérification des trajets
L’employeur doit s’assurer de la réalité des déplacements déclarés. Un contrôle minimum est attendu :
- Cohérence des distances avec les itinéraires réels
- Motif professionnel identifié pour chaque trajet
- Absence de double remboursement (transports en commun + IK)
Documents à conserver
- Copie de la carte grise du véhicule du salarié
- Notes de frais détaillées avec date, trajet, motif et distance
- Justificatifs complémentaires : convocations, ordres de mission
- Durée de conservation : 3 ans (contrôle URSSAF) à 6 ans (contrôle fiscal)
Mention en paie
Le remboursement des frais kilométriques apparaît sur le bulletin de paie comme un remboursement de frais professionnels, distinct du salaire brut.
Le cas des trajets domicile-travail
Le remboursement des trajets domicile-travail par l’employeur via les IK est possible mais moins courant. Il obéit aux mêmes règles que la déduction fiscale :
- Limite des 40 km par trajet
- Justification si le salarié habite plus loin
- Pas de cumul avec le remboursement des transports en commun (sauf forfait mobilités durables)
Remboursement et déduction fiscale : pas de cumul
Un salarié dont les frais kilométriques sont remboursés par l’employeur ne peut pas déduire ces mêmes frais en frais réels sur sa déclaration d’impôts. C’est l’un ou l’autre :
- Remboursement employeur : exonéré d’impôt, pas de déduction supplémentaire
- Frais réels : pas de remboursement, mais déduction sur la déclaration
Si le remboursement employeur est inférieur au barème, le salarié peut déduire la différence en frais réels. Consultez notre guide frais réels ou abattement pour plus de détails.
Le remboursement pour les véhicules électriques
La majoration de 20 % du barème s’applique également au remboursement par l’employeur. Un salarié utilisant un véhicule électrique personnel bénéficie d’un remboursement plus élevé, toujours exonéré de cotisations.
Pour 500 km en 5 CV électrique : 500 × 0,636 × 1,20 = 381,60 € (contre 318 € en thermique)
Les risques en cas de non-conformité
Contrôle URSSAF
En cas de contrôle, l’URSSAF vérifie :
- Le respect du barème
- La réalité des déplacements
- La présence des justificatifs
Si des anomalies sont constatées, les remboursements peuvent être requalifiés en avantages en nature, soumis à cotisations avec pénalités et majorations.
Contrôle fiscal
L’administration fiscale peut également contrôler les remboursements. L’absence de justificatifs détaillés expose l’entreprise à un redressement.
Mettre en place un processus efficace
Pour un remboursement fluide et conforme, nous recommandons :
- Définir une politique claire de remboursement des frais kilométriques
- Utiliser un formulaire standardisé (note de frais type)
- Collecter les cartes grises de tous les salariés concernés
- Vérifier les trajets avant validation
- Archiver les notes de frais et justificatifs
L’application Tripbook simplifie ce processus en permettant à chaque salarié d’enregistrer ses trajets automatiquement et de générer des relevés mensuels conformes aux exigences URSSAF, prêts à transmettre au service comptabilité.
