Un modèle de note de frais kilométriques bien structuré est indispensable pour obtenir le remboursement de vos déplacements professionnels ou justifier vos frais réels auprès de l’administration fiscale. En 2026, les taux du barème kilométrique ont été mis à jour et votre document doit intégrer les bonnes formules.
Découvrez les éléments obligatoires, un exemple concret et les bonnes pratiques pour une note de frais irréprochable.
Les éléments obligatoires d’une note de frais kilométrique
Pour être valide, votre note de frais kilométrique doit contenir :
Informations sur le salarié
- Nom et prénom
- Service ou département
- Période concernée (mois/année)
Informations sur le véhicule
- Marque et modèle
- Numéro d’immatriculation
- Puissance fiscale (CV) — champ P.6 de la carte grise
- Type de carburant (ou électrique)
Détail des trajets
Pour chaque déplacement :
- Date du trajet
- Lieu de départ et destination
- Motif professionnel (rendez-vous client, réunion, formation…)
- Distance parcourue (en km)
- Aller-retour ou trajet simple
Calcul et totaux
- Nombre total de kilomètres
- Taux applicable selon le barème kilométrique 2026
- Montant total de l’indemnité
Exemple de note de frais kilométrique
Voici un exemple pour le mois de mars 2026 d’un salarié avec un véhicule de 5 CV :
| Date | Trajet | Motif | km |
|---|---|---|---|
| 03/03 | Paris → Versailles A/R | RDV client Dupont | 48 |
| 07/03 | Paris → Meaux A/R | Formation sécurité | 96 |
| 12/03 | Paris → Fontainebleau A/R | Audit site production | 130 |
| 18/03 | Paris → Chartres A/R | Salon professionnel | 178 |
| 25/03 | Paris → Orléans A/R | Réunion partenaire | 252 |
Total km mars : 704 km Barème 5 CV (≤5 000 km) : 0,636 €/km Montant : 704 × 0,636 = 447,74 €
Les règles du remboursement employeur
L’employeur qui rembourse les frais kilométriques doit respecter le barème URSSAF (identique au barème fiscal). Les indemnités versées dans la limite du barème sont :
- Exonérées de cotisations sociales
- Exonérées d’impôt sur le revenu pour le salarié
- Déductibles du résultat de l’entreprise
Tout remboursement supérieur au barème est soumis à cotisations et à l’impôt sur la différence.
Les pièges à éviter
Motif vague ou absent
Un trajet sans motif professionnel précis peut être rejeté par l’employeur ou l’URSSAF en cas de contrôle. Indiquez toujours le nom du client, l’objet de la réunion ou la nature de la mission.
Trajets domicile-travail réguliers
Les trajets quotidiens domicile-travail relèvent des frais réels sur la déclaration d’impôts, pas d’une note de frais pour remboursement employeur (sauf politique spécifique de l’entreprise).
Oublier la puissance fiscale
La puissance fiscale détermine le taux applicable. Sans cette information, le calcul est incomplet et la note de frais peut être refusée.
Distances incohérentes
Vérifiez que les distances correspondent aux itinéraires réels. Des écarts significatifs avec les distances routières peuvent poser problème lors d’un contrôle.
La note de frais pour les véhicules électriques
Si vous utilisez un véhicule électrique, votre note de frais bénéficie de la majoration de 20 % du barème. Mentionnez clairement le type de véhicule (électrique) et appliquez le coefficient multiplicateur de 1,20.
Pour l’exemple ci-dessus en véhicule électrique : 704 × 0,636 × 1,20 = 537,29 € (soit 89,55 € de plus)
Les frais complémentaires
En plus des indemnités kilométriques, votre note de frais peut inclure :
- Frais de péage (sur justificatifs)
- Frais de stationnement professionnel (sur justificatifs)
- Frais de repas lors des déplacements
Ces frais doivent être justifiés par des reçus et sont à distinguer des indemnités kilométriques calculées au barème.
La conservation des justificatifs
L’entreprise doit conserver les notes de frais et les justificatifs associés pendant :
- 3 ans vis-à-vis de l’URSSAF
- 6 ans vis-à-vis de l’administration fiscale
- La carte grise du salarié (copie)
Automatisez vos notes de frais kilométriques
Remplir manuellement une note de frais kilométrique chaque mois est fastidieux et source d’erreurs. L’application Tripbook enregistre automatiquement chaque trajet professionnel et génère un relevé mensuel prêt à transmettre à votre service comptabilité, avec les indemnités kilométriques calculées selon le barème officiel.
