Werk je via een detacheringsbureau bij een opdrachtgever? Dan heb je waarschijnlijk vragen over je reiskostenvergoeding. Wie betaalt je reiskosten bij detachering? Hoeveel krijg je belastingvrij? En wat als je werklocatie verandert? De regels voor reiskosten bij detachering zijn in principe gelijk aan die voor reguliere werknemers, maar er zijn een paar aandachtspunten. Dit artikel legt de fiscale regels voor 2026 uit.
Wie is je werkgever bij detachering?
Bij detachering heb je een arbeidsovereenkomst met het detacheringsbureau, niet met de opdrachtgever waar je dagelijks werkt. Dit is belangrijk voor je reiskostenvergoeding, want de werkgever is verantwoordelijk voor loonheffingen en vergoedingen.
Het detacheringsbureau:
- Betaalt je salaris
- Is verantwoordelijk voor de loonheffingen
- Bepaalt (samen met de cao) je recht op reiskostenvergoeding
- Kan een onbelaste kilometervergoeding verstrekken
De opdrachtgever betaalt het detacheringsbureau een tarief dat alle kosten dekt, inclusief reiskosten.
Belastingvrije kilometervergoeding in 2026
De maximale belastingvrije vergoeding is in 2026 €0,23 per kilometer. Dit bedrag geldt voor alle werknemers, ook gedetacheerden. Je detacheringsbureau mag dit bedrag onbelast vergoeden zonder dat er loonheffingen over verschuldigd zijn.
Boven €0,23/km wordt het meerdere als loon gezien. Je werkgever moet hierover loonheffingen inhouden, tenzij het via de vrije ruimte van de WKR wordt verwerkt.
Let op: er bestaat geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding. Het hangt af van je arbeidsovereenkomst, de toepasselijke cao of het personeelsreglement van het detacheringsbureau.
Vaste werkplek vs wisselende werkplekken
Bij detachering werk je vaak op wisselende locaties. De Belastingdienst maakt een onderscheid:
Vaste werkplek (dezelfde opdrachtgever):
- Je reist regelmatig naar dezelfde locatie
- Dit geldt als woon-werkverkeer
- Werkgever mag €0,23/km onbelast vergoeden
- De 128-dagenregeling kan van toepassing zijn
Wisselende werkplekken:
- Je wordt bij verschillende opdrachtgevers geplaatst
- Ritten naar wisselende locaties zijn zakelijke reizen
- Werkgever mag €0,23/km of de werkelijke kosten onbelast vergoeden
Het verschil is relevant voor de berekening. Bij wisselende werkplekken geldt de vergoeding per rit, bij een vaste werkplek vaak een vast maandbedrag.
De 128-dagenregeling bij detachering
Werk je bij dezelfde opdrachtgever en reis je minstens 128 dagen per jaar naar die werkplek? Dan mag je werkgever de reiskostenvergoeding berekenen alsof je 214 dagen per jaar reist. Dit heet de 128/214-dagenregeling.
Rekenvoorbeeld:
- Woon-werkafstand: 30 km enkele reis (60 km retour)
- Je reist 140 dagen naar de opdrachtgever
- Vergoeding: 214 dagen × 60 km × €0,23 = €2.953 per jaar
Dit is voordeliger dan vergoeding op basis van werkelijke reisdagen (140 × 60 × €0,23 = €1.932). Het scheelt je circa €1.000 per jaar.
De regeling werkt ook andersom: werk je deels thuis en reis je toch minstens 128 dagen, dan mag de werkgever de hogere vergoeding geven. Op thuiswerkdagen kun je daarnaast €2,45 per dag onbelast ontvangen.
Openbaar vervoer bij detachering
Reis je met het openbaar vervoer naar je opdrachtgever? Dan heeft je werkgever twee opties:
- €0,23 per kilometer vergoeden (belastingvrij)
- Werkelijke OV-kosten vergoeden (belastingvrij)
Optie 2 is vaak voordeliger als je met de trein reist, want de werkelijke kosten liggen hoger dan €0,23/km.
Ontvang je geen of een gedeeltelijke vergoeding van je werkgever? Dan kun je bij je belastingaangifte de reisaftrek voor openbaar vervoer claimen. In 2026 is dit een vast bedrag op basis van je reisafstand, met een maximum van €2.649 per jaar.
Wat als je van opdrachtgever wisselt?
Bij detachering wisselt je werklocatie regelmatig. Dit heeft gevolgen voor je reiskostenvergoeding:
- Eerste 2 maanden nieuwe opdracht: de rit naar de nieuwe opdrachtgever geldt direct als woon-werkverkeer
- Langere detachering: de 128-dagenregeling gaat gelden zodra je verwacht minstens 128 dagen per jaar naar die locatie te reizen
- Tussenperiode zonder opdracht: geen reiskostenvergoeding (je reist immers niet)
Tip: laat je detacheringsbureau de vergoeding per opdracht vaststellen. Zo krijg je bij een kortere reisafstand niet te weinig, en bij een langere afstand niet te veel.
Administratie en registratie
Als gedetacheerde werknemer is het verstandig om je reiskosten goed te documenteren:
- Bewaar je OV-chipkaartoverzichten of tankbonnen
- Houd bij op welke dagen je naar welke opdrachtgever reist
- Registreer de kilometers per rit
Met Tripbook registreer je automatisch elke rit. De app legt vast wanneer je vertrekt en aankomt, welke route je rijdt en hoeveel kilometers je maakt. Zo heb je altijd bewijs voor je reiskostendeclaratie.
Verschil met ZZP-detachering
Ben je als ZZP’er gedetacheerd via een intermediair? Dan gelden andere regels. Je bent geen werknemer maar ondernemer. Je declareert je reiskosten als zakelijke kosten en kunt €0,23 per zakelijke kilometer opvoeren als je met je privéauto rijdt.
Rijd je een auto van de zaak, dan zijn alle autokosten aftrekbaar maar betaal je bijtelling bij privégebruik. Een nauwkeurige rittenregistratie is in beide gevallen essentieel.
Terugwerkende kracht: tot 5 jaar terug claimen
Een weinig bekend feit: werknemers mogen tot 5 jaar terug hun reiskostenvergoeding terugvragen. Heb je jarenlang geen vergoeding ontvangen terwijl je er wel recht op had? Dan kun je dit alsnog claimen bij je detacheringsbureau.
Voorwaarde is dat je kunt bewijzen hoeveel kilometer je hebt gereisd. Daarom is het bijhouden van een rittenregistratie zo belangrijk, ook als je op dit moment geen vergoeding ontvangt. Die gegevens kunnen later duizenden euro’s waard zijn.
Bij een woon-werkafstand van 30 km enkele reis en 200 werkdagen per jaar gaat het om €2.760 per jaar aan gemiste vergoeding. Over 5 jaar is dat €13.800 die je alsnog kunt terugvragen.
Conclusie
Reiskosten bij detachering volgen dezelfde fiscale regels als bij regulier werknemerschap. De maximale belastingvrije vergoeding is €0,23 per kilometer in 2026. Controleer je arbeidsovereenkomst en cao voor de exacte afspraken met je detacheringsbureau.
Houd je ritten bij met Tripbook en zorg dat je altijd een overzichtelijk bewijs hebt van je woon-werkkilometers en zakelijke ritten.
