Carpoolen naar je werk is goed voor het milieu en je portemonnee. Maar hoe zit het met de belastingvrije vergoeding als je carpoolt? Mag je als meerijder ook €0,23 per kilometer ontvangen? De fiscale regels voor carpoolvergoeding hangen af van wie het carpoolen organiseert en of je in een privéauto of auto van de zaak rijdt. In dit artikel leggen we de regels voor 2026 helder uit.
De basisregel: €0,23 per kilometer onbelast
In 2026 mag een werkgever maximaal €0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden aan werknemers voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Dit geldt ongeacht het vervoermiddel: auto, fiets, lopend of openbaar vervoer.
Bij carpoolen wordt het interessant, want er zitten meerdere mensen in dezelfde auto. Mogen zij allemaal de vergoeding ontvangen? Dat hangt af van twee factoren:
- Wie organiseert het carpoolen (werknemers onderling of de werkgever)?
- In welke auto wordt gereden (privéauto of auto van de zaak)?
Werknemers organiseren het carpoolen zelf
Als collega’s onderling afspreken om samen te rijden in een privéauto, gelden de soepelste regels:
- Bestuurder: ontvangt €0,23/km voor het eigen woon-werktraject
- Meerijders: ontvangen ook €0,23/km voor hun eigen woon-werktraject
Iedereen krijgt dus de volledige belastingvrije kilometervergoeding. De werkgever vergoedt de kilometers van het woon-werktraject van iedere werknemer, niet de daadwerkelijk gereden kilometers.
Let op: eventuele omrijkilometers van de bestuurder (om meerijders op te halen) mogen niet onbelast vergoed worden.
Werkgever organiseert het carpoolen
Regelt de werkgever het carpoolen en rijden werknemers in hun eigen auto? Dan gelden andere regels:
- Bestuurder: ontvangt €0,23/km inclusief omrijkilometers
- Meerijders: ontvangen geen belastingvrije vergoeding
Dit is een belangrijk verschil. Zodra de werkgever het carpoolen organiseert, vervalt de vergoeding voor meerijders. De bestuurder mag wél de omrijkilometers vergoed krijgen, wat bij de eerste variant niet kan.
Carpoolen met een auto van de zaak
Rijden collega’s samen in een auto van de zaak? Dan gelden weer andere regels:
Werknemers regelen het zelf:
- Bestuurder: geen vergoeding (rijdt immers in auto van de zaak)
- Meerijders: ontvangen €0,23/km voor hun eigen woon-werktraject
Werkgever regelt het:
- Bestuurder: geen vergoeding
- Meerijders: geen vergoeding
Bij een door de werkgever georganiseerde carpool in een auto van de zaak is er dus voor niemand een belastingvrije kilometervergoeding mogelijk.
Overzichtstabel: wie krijgt wat?
| Situatie | Bestuurder | Meerijders |
|---|---|---|
| Zelf georganiseerd, privéauto | €0,23/km (eigen traject) | €0,23/km (eigen traject) |
| Werkgever organiseert, privéauto | €0,23/km (incl. omrijden) | Geen vergoeding |
| Zelf georganiseerd, auto van de zaak | Geen vergoeding | €0,23/km (eigen traject) |
| Werkgever organiseert, auto van de zaak | Geen vergoeding | Geen vergoeding |
Hogere vergoeding via de werkkostenregeling (WKR)
Wil je als werkgever meer dan €0,23 per kilometer vergoeden? Dat kan via de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van de totale loonsom en 1,18% daarboven.
Alles wat je via de vrije ruimte vergoedt, is voor de werknemer belastingvrij. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Dit is een optie als de werkelijke reiskosten hoger liggen dan €0,23/km. Volgens de Vereniging Zakelijke Rijders is een reële kilometervergoeding in 2026 circa €0,38 per kilometer.
Administratie bij carpoolen
Om de belastingvrije vergoeding te onderbouwen, moet je als werkgever kunnen aantonen:
- Welke werknemers carpoolen
- De woon-werkafstand van elke werknemer
- Het aantal dagen dat er gecarpoold wordt
- Of het carpoolen door werknemers of werkgever is georganiseerd
Als werknemer is het slim om je ritten te registreren. Met Tripbook leg je automatisch vast wanneer en waar je rijdt. Dit biedt bewijs voor je reiskostenvergoeding en voorkomt discussies met je werkgever of de Belastingdienst.
Tips voor fiscaal slim carpoolen
- Laat werknemers het zelf organiseren: dan krijgt iedereen de belastingvrije vergoeding
- Gebruik privéauto’s: dit geeft de meeste fiscale ruimte
- Documenteer alles: leg vast wie rijdt, wanneer en over welke afstand
- Combineer met thuiswerkvergoeding: op thuiswerkdagen ontvangt je werknemer €2,45/dag belastingvrij
- Reken het door: bij de juiste regeling kan de werkgever via de WKR een hogere vergoeding bieden
Rekenvoorbeeld: carpoolen met 3 collega’s
Stel, drie collega’s carpoolen dagelijks onderling (zelf georganiseerd) in een privéauto. De woon-werkafstand is gemiddeld 25 km enkele reis (50 km retour) en ze werken 200 dagen per jaar.
Per werknemer:
- Vergoeding: 50 km × 200 dagen × €0,23 = €2.300 per jaar
- Totaal voor alle drie: €6.900 per jaar belastingvrij
De bestuurder ontvangt dezelfde vergoeding als de meerijders. De brandstofkosten (circa €1.500 per jaar) worden vaak onderling verdeeld, wat het voor de bestuurder extra aantrekkelijk maakt.
Vergelijk dit met de situatie waarbij de werkgever het carpoolen organiseert: dan ontvangt alleen de bestuurder €2.300 per jaar, en de meerijders niets. Het verschil is €4.600 per jaar aan gemiste belastingvrije vergoeding.
Carpoolen en woon-werkverkeer aftrek
Als werknemer kun je bij je belastingaangifte geen reiskosten voor woon-werkverkeer aftrekken als je met de auto reist. De reisaftrek geldt alleen voor openbaar vervoer. Ontvang je een kilometervergoeding van je werkgever, dan is dat je enige fiscale voordeel.
Reis je een deel van het traject met OV (bijvoorbeeld de trein) en carpool je het laatste stuk, dan kun je voor het OV-deel wel reisaftrek claimen. Bewaar je OV-chipkaartgegevens als bewijs.
Milieu- en kostenvoordelen
Naast het fiscale voordeel biedt carpoolen ook praktische voordelen. Met drie personen in de auto bespaar je als groep circa tweederde van de brandstofkosten. Bij een gemiddelde woon-werkafstand van 50 km retour en €0,15/km aan brandstof scheelt dat per meerijder circa €1.500 per jaar.
Bovendien draagt carpoolen bij aan minder files en lagere CO2-uitstoot. Sommige werkgevers stimuleren carpoolen actief via een mobiliteitsbeleid of een hogere vergoeding vanuit de WKR.
Conclusie
Carpoolen kan fiscaal aantrekkelijk zijn, mits je de regels kent. De sleutel: laat werknemers het carpoolen zelf organiseren en gebruik privéauto’s. Dan ontvangt iedereen de belastingvrije €0,23 per kilometer in 2026.
Registreer je carpoolritten met Tripbook en houd een overzichtelijke administratie bij voor je werkgever en de Belastingdienst.
