Reiskosten declareren als werknemer klinkt eenvoudig, maar er gaan meer regels achter schuil dan de meeste mensen denken. Hoeveel mag je belastingvrij ontvangen? Wat geldt voor OV-gebruikers? En hoe zit het als je een lease-auto hebt?
In deze gids lees je precies welke reiskosten je kunt declareren, hoe je dat doet en wat je moet bewaren als bewijs.
Welke reiskosten mag een werknemer declareren?
Als werknemer kun je de kosten declareren die je maakt voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer. Het gaat om:
- Zakelijke ritten: bezoeken aan klanten, vergaderingen buiten je vaste standplaats, dienstreizen
- Woon-werkverkeer: de rit van je thuisadres naar je vaste werklocatie
Privéritten zijn niet declareerbaar. Een rit naar de supermarkt of sportschool valt daar niet onder, ook al maak je die rit in je werkdag.
Houd een nauwkeurige rittenregistratie bij voor zakelijke ritten. Bij een controle vraagt de Belastingdienst altijd om onderbouwing.
De belastingvrije vergoeding: €0,23 per kilometer (2026)
Werkgevers mogen werknemers in 2026 €0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden. Dit bedrag geldt voor alle vervoermiddelen: eigen auto, motor, fiets of te voet.
Een rekenvoorbeeld:
- Je rijdt 30 km enkele reis naar kantoor
- 5 dagen per week, 46 werkweken per jaar
- 30 km × 2 (heen en terug) × 5 × 46 = 13.800 km/jaar
- Belastingvrije vergoeding: 13.800 × €0,23 = €3.174 per jaar
Betaalt je werkgever minder dan €0,23 per km? Dan kun je het verschil in bepaalde gevallen aftrekken in je belastingaangifte.
Betaalt je werkgever meer dan €0,23 per km? Dan is het meerdere belast loon.
Lees meer over de kilometervergoeding 2026 en hoe je reiskosten berekent.
De €0,23 per kilometer is een maximale belastingvrije vergoeding, geen wettelijk minimum. Je werkgever is niet verplicht reiskosten te vergoeden, tenzij dit in je cao of arbeidscontract staat.
Openbaar vervoer en treinabonnement
Reist een werknemer met het openbaar vervoer? Dan mag de werkgever de werkelijke OV-kosten volledig belastingvrij vergoeden, inclusief een NS-abonnement of losse treinkaartjes.
De werkgever mag ook kiezen voor de kilometervergoedingg van €0,23 per km, ook als je met de trein reist. Dit is soms voordeliger voor de werknemer.
Bewaar je OV-chipkaartoverzichten of bewijs van abonnement als onderbouwing.
Lease-auto en reiskostenvergoeding: combinatie mogelijk?
Heb je een lease-auto van de werkgever? Dan is de situatie anders. De werkgever draagt al de kosten van de auto, waardoor een aparte reiskostenvergoeding niet van toepassing is.
Wel moet je rekening houden met de bijtelling voor privégebruik. Als je met de lease-auto ook privé rijdt, wordt een percentage van de cataloguswaarde bij je loon opgeteld en belast.
Wil je de bijtelling vermijden? Dan moet je aantonen dat je minder dan 500 km privé per jaar rijdt. Dit doe je met een sluitende rittenregistratie. Tripbook helpt werknemers met een lease-auto om zakelijke en privéritten nauwkeurig bij te houden.
Lees meer over bijtelling berekenen als zzp’er.
Hoe declareer je reiskosten bij je werkgever?
De meeste werkgevers hebben een declaratieformulier of -systeem. Volg deze stappen:
Stap 1: Houd een rittenregistratie bij Noteer datum, bestemming, doel en kilometers per zakelijke rit.
Stap 2: Vul het declaratieformulier in Vermeld alle ritten met bijbehorende kilometers en het declaratiebedrag (km × €0,23).
Stap 3: Voeg bewijs toe Bij zakelijke ritten: bevestigingsmail van afspraak, routeplanner-print of rittenregistratieoverzicht.
Stap 4: Dien in binnen de deadline Veel werkgevers hanteren een maandelijkse deadline, bijvoorbeeld de 15e van de volgende maand.
Wat als je werkgever meer betaalt dan belastingvrij?
Als je werkgever meer dan €0,23 per km vergoedt, is het meerdere belast loon. De werkgever moet hierover loonheffing inhouden.
Maar er is een uitzondering: de werkgever kan het meerdere aanwijzen als eindheffingsloon via de werkkostenregeling (WKR). Binnen de vrije ruimte van de WKR (1,92% van de eerste €400.000 fiscale loonsom en 1,18% daarboven) is dat dan onbelast.
Overleg met je HR-afdeling of salarisadministrateur over de exacte regeling bij jouw werkgever.
Reiskosten in je belastingaangifte
Vergoedt je werkgever je reiskosten niet of slechts gedeeltelijk? Dan kun je als werknemer een beroep doen op de reisaftrek in je belastingaangifte.
De reisaftrek is van toepassing op woon-werkverkeer als:
- Je meer dan 10 km enkele reis van je werkplek woont
- Je geen volledige vergoeding van je werkgever ontvangt
De aftrek verloopt via vaste tabellen en is gemaximeerd. Raadpleeg de Belastingdienst-website voor de actuele aftrekbedragen per reisafstand.
Lees ook: woon-werkverkeer regels en aftrek.
Bewijzen bewaren: wat heb je nodig?
De Belastingdienst kan bij een controle vragen om bewijs van je reiskosten. Bewaar daarom:
- Rittenregistratie: datum, vertrekpunt, bestemming, doel en kilometerstand
- OV-bewijzen: chipkaartoverzichten, tickets, abonnementsbevestigingen
- Declaratieformulieren: ondertekend door werkgever
- Agenda-items of e-mails: als bewijs dat de zakelijke afspraak plaatsvond
Bewaarplicht: minimaal 5 jaar na het betreffende belastingjaar.
Tripbook registreert elke rit automatisch met datum, route en afstand. Je exporteert een volledig overzicht in PDF of Excel, inclusief zakelijk doel per rit. Zo heb je altijd een waterdicht bewijs bij de hand.
Als werknemer is reiskosten declareren eenvoudig zodra je weet welke regels gelden. Houd je rittenregistratie nauwkeurig bij, dien declaraties tijdig in en bewaar je bewijzen.
Download Tripbook en houd je zakelijke kilometers automatisch bij voor een foutloze reiskostendeclaratie.
