De onbelaste reiskostenvergoeding 2026 is voor werknemers en werkgevers een belangrijk onderwerp. Werkgevers willen weten hoeveel ze mogen vergoeden zonder belasting te betalen. Werknemers willen weten wat ze mogen declareren.
In dit artikel vind je een helder overzicht van de regels, de grenzen en de praktische stappen.
Wat is een onbelaste reiskostenvergoeding?
Een onbelaste reiskostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever aan een werknemer betaalt voor reiskosten, zonder dat de werknemer daar belasting over betaalt. Voor de werkgever zijn er ook geen werkgeverslasten over verschuldigd.
De vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming in de kosten die een werknemer maakt om van en naar het werk te reizen, of voor ritten die de werknemer maakt in het kader van zijn werk.
Het is een van de meest gebruikte vormen van belastingvrije looncomponenten in Nederland.
De belastingvrije grens in 2026: €0,23 per km
De onbelaste reiskostenvergoeding 2026 is vastgesteld op maximaal €0,23 per kilometer. Dit geldt voor alle transportmiddelen: auto, motor, fiets, scooter en ook voor ritten te voet.
Voor openbaar vervoer geldt een andere regeling: de werkgever mag de werkelijke OV-kosten belastingvrij vergoeden, zolang er sprake is van een zakelijk karakter.
De belastingvrije kilometervergoeding van €0,23 per km geldt ook voor woon-werkverkeer, maar alleen als de werkgever dit actief vergoedt. Werknemers die deze vergoeding niet ontvangen, kunnen in sommige gevallen het verschil aftrekken via de aangifte inkomstenbelasting.
Voor welke reizen geldt de vergoeding?
De onbelaste reiskostenvergoeding is niet beperkt tot woon-werkverkeer. Ook zakelijke ritten tijdens werktijd komen in aanmerking.
Woon-werkverkeer: De dagelijkse rit van huis naar het werk en terug. De werkgever mag hiervoor €0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden, ongeacht het vervoermiddel.
Zakelijke ritten: Ritten die de werknemer maakt voor zijn werk, zoals klantbezoeken, vergaderingen op andere locaties of leveranciersbezoeken. Deze ritten komen ook in aanmerking voor €0,23 per kilometer belastingvrij.
Ritten naar tijdelijke werklocaties: Als een werknemer tijdelijk op een andere locatie werkt, vallen ook die ritten onder de belastingvrije regeling, mits er sprake is van een tijdelijk karakter (maximaal 5 jaar).
Auto, OV of fiets: maakt het verschil?
Voor de hoogte van de belastingvrije vergoeding maakt het vervoermiddel bij de kilometertariefregeling geen verschil. Of je rijdt met de auto, de motor of de fiets: de grens is altijd €0,23 per kilometer.
Reist een werknemer met het openbaar vervoer? Dan mag de werkgever de werkelijke OV-kosten belastingvrij vergoeden. Dat kan in sommige gevallen meer zijn dan €0,23 per kilometer, omdat de werkgever geen kilometertarief hoeft toe te passen, maar de kosten van het ticket vergoedt.
Een werkgever mag beide regelingen ook combineren: een deel OV vergoeden en een deel met de auto op €0,23 per kilometer.
Werknemer én werkgever: ieders verantwoordelijkheid
De onbelaste reiskostenvergoeding vraagt om samenwerking tussen werknemer en werkgever.
De werknemer is verantwoordelijk voor het bijhouden van zijn reisgegevens. Voor zakelijke ritten met de auto betekent dat: datum, vertrekadres, bestemmingsadres, doel en aantal kilometers. Zonder deze gegevens kan de werkgever de vergoeding niet onderbouwen bij een controle.
De werkgever verwerkt de vergoeding in de loonadministratie en bewaart de onderbouwing. Bij een controle door de Belastingdienst moet de werkgever kunnen aantonen dat de vergoeding terecht was.
Meer over de vereisten lees je in ons artikel over rittenregistratie Belastingdienst.
Hoe declareer je reiskosten correct?
Declareren gaat eenvoudiger als je de reiskosten goed bijhoudt. Volg deze stappen:
Stap 1: Leg elke rit vast. Noteer datum, vertrek- en bestemmingsadres, doel en afstand. Doe dit direct na de rit, zodat je niets vergeet.
Stap 2: Splits zakelijk en privé. Alleen zakelijke ritten (inclusief woon-werkverkeer dat je werkgever vergoedt) komen in aanmerking voor de onbelaste vergoeding.
Stap 3: Bereken het totale bedrag. Vermenigvuldig het aantal kilometers met €0,23. Dat is het maximale onbelaste bedrag dat je kunt declareren.
Stap 4: Dien je declaratie in. Lever het overzicht in bij je werkgever, bij voorkeur als digitaal exportbestand. Met de Tripbook-app exporteer je je kilometeroverzicht direct als PDF of CSV, compleet met alle vereiste gegevens.
Wil je je onbelaste reiskostenvergoeding 2026 eenvoudig bijhouden en declareren? Download Tripbook en registreer automatisch elke zakelijke kilometer.
