Als werkgever wil je de reiskostenvergoeding berekenen zonder fouten te maken. Een foutieve berekening kan leiden tot naheffingen van de Belastingdienst. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je de reiskostenvergoeding berekent als werkgever, welke regelingen er bestaan en waar je op moet letten.
Hoeveel mag je onbelast vergoeden in 2026?
Het maximale onbelaste bedrag voor de reiskostenvergoeding is in 2026 vastgesteld op €0,23 per kilometer. Dit bedrag valt onder de gerichte vrijstelling van de Werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat het niet ten koste gaat van je vrije ruimte.
De gerichte vrijstelling geldt voor:
- Woon-werkverkeer (enkele reis of retour)
- Zakelijke ritten (klantbezoek, vergaderingen elders)
- Alle vervoermiddelen (auto, fiets, scooter, motor, zelfs lopen)
Vergoed je meer dan €0,23 per kilometer? Dan is het meerdere belast loon. Je kunt dat meerdere eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR (2% over de eerste €400.000 fiscale loonsom), maar dat is niet altijd gunstig.
De €0,23 per km valt onder de gerichte vrijstelling. Dit is iets anders dan de vrije ruimte van de WKR. De gerichte vrijstelling is onbeperkt: je betaalt er geen eindheffing over, ongeacht het totaalbedrag. De vrije ruimte is daarentegen beperkt tot 2% van de loonsom.
Variabele vergoeding: per werkelijke rit betalen
Bij een variabele reiskostenvergoeding vergoed je per gemaakte rit. De werknemer declareert het aantal kilometers en jij betaalt achteraf. De berekening is eenvoudig:
Formule: Aantal kilometers (retour) x €0,23 x aantal reisdagen
Voorbeeld: Een werknemer reist 4 dagen per week, 50 km retour.
| Onderdeel | Berekening |
|---|---|
| Kilometers per week | 4 x 50 = 200 km |
| Vergoeding per week | 200 x €0,23 = €46,00 |
| Vergoeding per maand (4,33 weken) | €199,18 |
Het voordeel van deze methode: je betaalt alleen voor daadwerkelijk gemaakte ritten. Het nadeel: de administratie is zwaarder, zeker bij grotere teams.
Vaste vergoeding: de 128/214-dagenregeling
Veel werkgevers kiezen voor een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding. Dit is administratief veel eenvoudiger. De Belastingdienst staat dit toe via de zogenaamde 128/214-dagenregeling.
Hoe werkt de 128/214-dagenregeling?
De regeling houdt in:
- Een werknemer moet minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen
- Een locatie geldt als vaste werkplek bij meer dan 40 bezoeken per jaar
- Bij 128+ reisdagen mag je de vergoeding berekenen over 214 dagen
- De 214 dagen houden al rekening met vakantie, ziekte en incidenteel thuiswerken
Formule vaste vergoeding: 214 dagen x €0,23 x afstand retour / 12 maanden
Voorbeeld fulltime (60 km retour):
| Onderdeel | Berekening |
|---|---|
| Jaarvergoeding | 214 x €0,23 x 60 = €2.953,20 |
| Maandvergoeding | €2.953,20 / 12 = €246,10 |
Vaste vergoeding voor parttimers
Werkt een werknemer niet vijf maar drie of vier dagen per week? Dan bereken je de vergoeding naar rato.
| Werkdagen | Minimaal reisdagen | Vergoedingsdagen |
|---|---|---|
| 5 dagen | 128 | 214 |
| 4 dagen | 103 (4/5 x 128) | 172 (4/5 x 214) |
| 3 dagen | 76 (3/5 x 128) | 129 (3/5 x 214) |
Voorbeeld parttime (3 dagen, 40 km retour):
Maandvergoeding = (129 x 40 x €0,23) / 12 = €98,90 per maand
Combinatie met thuiswerkvergoeding
Veel werknemers werken deels thuis en deels op kantoor. In 2026 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding €2,45 per dag. Ook deze valt onder de gerichte vrijstelling.
Belangrijk: je mag per dag slechts een van de twee vergoedingen geven. Op een kantoordag geef je de reiskostenvergoeding, op een thuiswerkdag de thuiswerkvergoeding. Combineren op dezelfde dag is niet toegestaan.
Voorbeeld combinatie (4-daagse werkweek: 3 dagen kantoor, 1 dag thuis, 40 km retour):
| Vergoeding | Berekening | Per maand |
|---|---|---|
| Reiskosten | (128 x 40 x €0,23) / 12 | €98,13 |
| Thuiswerken | (43 x €2,45) / 12 | €8,78 |
| Totaal | €106,91 |
Let op: zakelijke ritten (zoals klantbezoek) kun je wel apart declareren naast een thuiswerkvergoeding. De beperking geldt alleen voor woon-werkverkeer.
Wat als je meer dan €0,23 per km vergoedt?
De werkelijke autokosten liggen doorgaans een stuk hoger dan €0,23 per kilometer. Volgens recente berekeningen is een kostendekkende vergoeding voor een middenklasse-auto rond de €0,38 per km.
Vergoed je meer dan het fiscale maximum? Dan heb je twee opties:
- Bovenmatig deel als loon aanmerken — Je draagt loonheffing af over het verschil. Bij een tarief van bijvoorbeeld 35,75% (inkomens tot €38.883) kost dat de werknemer belastinggeld.
- Bovenmatig deel in de vrije ruimte — Je wijst het meerdere aan als eindheffingsloon binnen de WKR. De vrije ruimte is 2% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Overschrijd je die ruimte, dan betaal je 80% eindheffing.
De belastingschijven voor 2026 zijn:
| Schijf | Inkomen | Tarief |
|---|---|---|
| 1 | Tot €38.883 | 35,75% |
| 2 | €38.883 – €78.426 | 37,56% |
| 3 | Boven €78.426 | 49,50% |
Doorbetaling bij ziekte en afwezigheid
Een vaste reiskostenvergoeding mag je doorbetalen in de maand van ziekmelding en de maand daarna. Is de werknemer langer dan zes weken afwezig? Dan moet je de vaste vergoeding stopzetten. Betaal je toch door, dan vormt de vergoeding belast loon.
Bij een variabele vergoeding op declaratiebasis speelt dit probleem niet, want er worden simpelweg geen ritten gedeclareerd.
OV-abonnement als alternatief
Naast een kilometervergoeding kun je als werkgever ook een OV-abonnement volledig onbelast vergoeden. De voorwaarde is dat de werknemer het abonnement mede voor woon-werkverkeer gebruikt. Privégebruik hoeft niet te worden uitgesloten.
Een door de werkgever verstrekt OV-abonnement valt volledig onder de gerichte vrijstelling, ongeacht het bedrag. Dit kan financieel aantrekkelijker zijn dan een kilometervergoeding bij langere afstanden.
Reiskostenvergoeding berekenen werkgever: de administratie
Een correcte administratie is cruciaal. De Belastingdienst kan controleren of de vergoeding terecht is. Je hebt nodig:
- Vastlegging van het woon-werkadres en de standaard reisafstand
- Een rittenregistratie als je op declaratiebasis werkt
- Overzicht van thuiswerkdagen bij een combinatievergoeding
- Bewijs dat de 128-dagengrens wordt gehaald bij een vaste vergoeding
Een rittenregistratie-app maakt dit proces eenvoudiger. Werknemers registreren hun zakelijke en woon-werkritten automatisch, en je hebt altijd een sluitende administratie voor de Belastingdienst.
Lees ook onze gids over de onbelaste reiskostenvergoeding voor een compleet overzicht van de fiscale regels, of bekijk hoe de kilometervergoeding bij de Belastingdienst precies werkt. Wil je weten hoe werknemers reiskosten voor de eigen auto declareren? Dat leggen we stap voor stap uit.
Samenvatting: reiskostenvergoeding berekenen als werkgever
| Regeling | Formule |
|---|---|
| Variabel | Km retour x €0,23 x reisdagen |
| Vast (fulltime) | 214 x €0,23 x km retour / 12 |
| Vast (parttime) | Dagen naar rato x €0,23 x km retour / 12 |
| Thuiswerk | Thuiswerkdagen x €2,45 / 12 |
De reiskostenvergoeding berekenen als werkgever hoeft niet ingewikkeld te zijn. Kies de methode die past bij je organisatie, houd de administratie bij en zorg dat je binnen de gerichte vrijstelling van €0,23 per km blijft.
Wil je het administratieve werk minimaliseren? Met een rittenregistratie-app automatiseer je de kilometerregistratie en heb je altijd een controleerbaar overzicht.
Download Tripbook en vereenvoudig de reiskostenregistratie voor jouw team.
