De kilometervergoeding werkgever 2026 is een onderwerp dat zowel werkgevers als werknemers bezighoudt. Hoeveel mag een werkgever belastingvrij vergoeden? Wat zijn de gevolgen als je meer uitkeert? En welke administratie moet je bijhouden?
In dit artikel leggen we de regels helder uit, zodat je als werkgever of werknemer precies weet waar je aan toe bent.
Hoeveel mag een werkgever belastingvrij vergoeden?
Een werkgever mag in 2026 tot €0,23 per zakelijke kilometer belastingvrij vergoeden aan werknemers die met een privéauto zakelijk rijden. Dit geldt ook voor ritten met de fiets of te voet.
Deze vergoeding is vrijgesteld van loonheffingen, zowel voor de werkgever als de werknemer. De werknemer hoeft over dit bedrag geen belasting te betalen.
De grens geldt per kilometer, ongeacht de werkelijke kosten van het voertuig. Of je rijdt in een kleine hatchback of een grote SUV: het belastingvrije maximum is altijd €0,23 per kilometer.
De belastingvrije grens: €0,23 per kilometer (2026)
De belastingvrije kilometervergoeding werkgever 2026 is vastgesteld op €0,23 per kilometer. Dit tarief geldt voor alle transportmiddelen: auto, motor, scooter, fiets en zelfs lopen.
De grens is al een aantal jaren hetzelfde. Werkgevers mogen minder vergoeden, maar niet belastingvrij meer dan €0,23 per km.
Werkgevers mogen de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) gebruiken om toch hogere vergoedingen te betalen. Dit heeft wel gevolgen voor de totale vrije ruimte en is aan een jaarlijks maximum gebonden.
Wat als de werkgever meer vergoedt?
Betaalt een werkgever meer dan €0,23 per kilometer? Dan is het meerdere belast loon voor de werknemer. Over dat surplus betaalt de werknemer inkomstenbelasting en betaalt de werkgever werkgeverslasten.
Er is één uitzondering: via de werkkostenregeling (WKR) kan een werkgever een hoger bedrag aanwijzen als eindheffingsloon. Dan draagt de werkgever zelf een eindheffing van 80% over het bedrag boven de vrije ruimte.
Voor de meeste werkgevers is het eenvoudiger om bij het maximum van €0,23 per km te blijven.
Hoe berekent de werkgever de vergoeding?
De werkgever baseert de vergoeding op het werkelijk gereden zakelijke kilometers. Daarvoor heeft de werkgever een betrouwbare opgave van de werknemer nodig.
De berekening is simpel: aantal zakelijke kilometers × €0,23. Dat bedrag wordt netto uitbetaald aan de werknemer.
Voorbeeld: een werknemer rijdt in een maand 400 zakelijke kilometers. De werkgever vergoedt 400 × €0,23 = €92 netto belastingvrij.
Voor een langere periode: wil je snel uitrekenen wat een werknemer ontvangt? Gebruik onze uitleg bij kilometervergoeding berekenen.
Vastlegging en administratie voor werkgever en werknemer
Zowel werkgever als werknemer hebben een administratieve verantwoordelijkheid.
Werknemer: moet per rit de datum, het vertrek- en bestemmingsadres, het zakelijke doel en de afstand bijhouden. Zonder deze gegevens kan de werkgever de vergoeding niet onderbouwen.
Werkgever: bewaart de kilometeropgaves van werknemers in de salarisadministratie. Bij een controle door de Belastingdienst moet de werkgever kunnen aantonen dat de uitbetaalde vergoedingen terechte en gedocumenteerde zakelijke ritten betreffen.
Een digitale rittenregistratie maakt dit eenvoudig. Met de Tripbook-app exporteert een werknemer zijn kilometeroverzicht direct als PDF of CSV — klaar voor de loonadministratie.
Meer over de vereisten voor een correcte rittenregistratie voor de Belastingdienst.
Kilometervergoeding vs auto van de zaak
Sommige werkgevers kiezen er niet voor om een kilometervergoeding te betalen, maar rijden hun werknemers een auto van de zaak aan. Dat heeft andere fiscale gevolgen.
Bij een auto van de zaak betaalt de werknemer bijtelling als hij ook privé rijdt. De bijtelling varieert van 18% tot 22% van de cataloguswaarde, afhankelijk van het type auto en het bouwjaar.
Bij een kilometervergoeding in de privéauto draagt de werknemer zelf alle autokosten en ontvangt daarvoor een belastingvrije vergoeding. Er is geen bijtelling.
Welke keuze het voordeligst is, hangt af van het aantal zakelijke kilometers, de waarde van de auto en het inkomen van de werknemer. Lees ook onze vergelijking van auto van de zaak of privé voor een compleet overzicht.
Wil je de kilometervergoeding werkgever 2026 goed vastleggen? Download Tripbook en genereer automatisch een correct kilometeroverzicht voor je loonadministratie.
