Gebruik je je eigen auto voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten? Dan kun je als werknemer reiskosten eigen auto declareren bij je werkgever. De Belastingdienst staat in 2026 een onbelaste vergoeding toe van €0,23 per kilometer. Maar hoe werkt dat precies? Wat als je werkgever meer betaalt? En welke bewijzen heb je nodig?
In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe je reiskosten voor je eigen auto correct declareert en waar je op moet letten.
Hoeveel mag je belastingvrij ontvangen voor je eigen auto?
De maximale onbelaste kilometervergoeding in 2026 bedraagt €0,23 per kilometer. Dit tarief is vastgesteld door de Belastingdienst en geldt als gerichte vrijstelling binnen de loonbelasting. Dat betekent:
- De werkgever betaalt geen werkgeverslasten over dit bedrag
- De werknemer betaalt geen inkomstenbelasting over de vergoeding
- Het tarief geldt voor alle eigen vervoermiddelen: auto, motor, fiets en scooter
Het tarief van €0,23 is in 2024 ingevoerd (verhoogd van €0,21) en blijft ongewijzigd in 2025 en 2026.
Je woont 25 km van kantoor. Enkele reis = 25 km, retour = 50 km. Bij 220 werkdagen per jaar: 50 × 220 = 11.000 km. Belastingvrije vergoeding: 11.000 × €0,23 = €2.530 per jaar.
Meer weten over de grenzen van deze vergoeding? Lees ons artikel over de onbelaste reiskostenvergoeding in 2026.
Reiskosten eigen auto declareren: vaste of variabele vergoeding
Er zijn twee manieren waarop je werkgever de reiskosten voor je eigen auto kan vergoeden. Beide vallen onder de gerichte vrijstelling, maar de voorwaarden verschillen.
Vaste reiskostenvergoeding
Bij een vaste vergoeding ontvang je iedere maand hetzelfde bedrag. De voorwaarde is dat je ten minste 128 dagen per jaar naar je vaste werkplek reist. Werk je parttime? Dan geldt een evenredig deel van die 128 dagen, gebaseerd op het aantal werkdagen per week. De Belastingdienst gaat bij een fulltime dienstverband uit van 214 reisdagen:
Formule: 214 dagen × enkele reisafstand × 2 × €0,23
Voorbeeld bij 30 km enkele reis:
- 214 × 30 × 2 × €0,23 = €2.953,20 per jaar (€246,10 per maand)
Variabele reiskostenvergoeding
Bij een variabele vergoeding declareer je per rit of per periode. Je levert een overzicht in met:
- Datum van de rit
- Begin- en eindadres (of postcode + huisnummer)
- Aantal gereden kilometers
- Reden van de rit (zakelijk of woon-werk)
Een variabele vergoeding is flexibeler, vooral als je niet iedere dag naar kantoor gaat. Maar het vraagt wel om een goede rittenregistratie.
Wat als je werkgever meer vergoedt dan €0,23 per km?
Sommige werkgevers kiezen ervoor om meer dan het belastingvrije tarief te vergoeden, bijvoorbeeld €0,28 of €0,30 per kilometer. In dat geval zijn er twee opties:
Optie 1: Het meerdere is belast loon Het bedrag boven €0,23 wordt beschouwd als regulier loon. Hier betaal je inkomstenbelasting over, afhankelijk van je belastingschijf:
| Belastbaar inkomen | Tarief 2026 |
|---|---|
| Tot €38.883 | 35,75% |
| €38.883 – €78.426 | 37,56% |
| Boven €78.426 | 49,50% |
Bij een vergoeding van €0,30/km betaal je dus belasting over €0,07 per kilometer.
Optie 2: De werkgever gebruikt de WKR De werkgever kan het bovenmatige deel betalen vanuit de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR). In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van de totale fiscale loonsom. Het meerdere blijft dan voor jou als werknemer onbelast.
Wil je meer weten over hoe de Belastingdienst hiermee omgaat? Bekijk ons overzicht van de kilometervergoeding volgens de Belastingdienst.
Reiskosten eigen auto declareren: welke ritten tellen mee?
Niet alle ritten die je met je eigen auto maakt, zijn declarabel. Hieronder een overzicht:
Wel declarabel:
- Woon-werkverkeer (vaste werklocatie)
- Klantbezoeken en zakelijke afspraken
- Ritten naar een tijdelijke werkplek
- Cursussen en opleidingen in opdracht van de werkgever
- Bezoek aan leveranciers of beurzen
Niet declarabel:
- Privéritten (boodschappen, sport, sociale afspraken)
- Ritten waarvoor je al een leaseauto hebt
- Ritten die je maakt met een door de werkgever ter beschikking gestelde auto
De grens tussen zakelijk en privé is niet altijd duidelijk. Houd daarom een nauwkeurige administratie bij van je ritten.
Rittenregistratie: onmisbaar bij declaratie
Of je nu een vaste of variabele vergoeding ontvangt, een goede rittenregistratie is essentieel. Bij een controle door de Belastingdienst moet je kunnen aantonen welke ritten zakelijk waren.
Een correcte rittenregistratie bevat:
- Datum van elke rit
- Beginadres en eindadres (inclusief postcode)
- Aantal kilometers (via routeplanner of daadwerkelijke kilometerstand)
- Doel van de rit (klantbezoek, vergadering, woon-werk)
- Kilometerstanden (begin en eind van de dag of rit)
Een papieren administratie is toegestaan, maar foutgevoelig. Met een digitale rittenregistratie-app leg je ritten automatisch vast en heb je altijd een compleet overzicht klaar voor je werkgever of de Belastingdienst.
Thuiswerkvergoeding en reiskosten: mag dat samen?
Sinds de opkomst van hybride werken is de thuiswerkvergoeding een belangrijk onderwerp geworden. In 2026 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding €2,45 per dag.
De regel is helder: je mag per werkdag of een thuiswerkvergoeding of een reiskostenvergoeding ontvangen. Combineren op dezelfde dag is niet toegestaan voor reizen naar je vaste werkplek.
Er geldt wel een uitzondering: als je op een thuiswerkdag een dienstreis maakt naar een ander adres dan je vaste standplaats, mag je werkgever die reiskosten wél vergoeden naast de thuiswerkvergoeding.
Werkgever is niet verplicht reiskosten te vergoeden
Een veelvoorkomend misverstand: werkgevers zijn niet wettelijk verplicht om reiskosten te vergoeden. Er is geen wet die een minimale vergoeding voorschrijft. Veel werkgevers doen het wel, omdat het een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde is.
In de praktijk is het vaak geregeld via:
- De cao van je sector
- Het arbeidscontract of personeelshandboek
- Een bedrijfsregeling of mobiliteitsbeleid
Check altijd je arbeidsovereenkomst of cao om te weten waar je recht op hebt.
Stap-voor-stap: zo declareer je reiskosten met je eigen auto
- Check je arbeidsovereenkomst of cao — Kijk welke vergoeding je werkgever biedt (vast of variabel, tarief per km)
- Registreer je ritten — Houd bij welke ritten zakelijk en welke privé zijn, inclusief datum, adres en kilometers
- Vul het declaratieformulier in — Gebruik het formulier van je werkgever of HR-systeem
- Voeg bewijs toe — Lever je rittenregistratie aan als onderbouwing
- Dien op tijd in — Veel werkgevers hanteren een declaratietermijn van 1 tot 3 maanden
Lees de volledige gids over reiskosten declareren als werknemer voor meer details.
Conclusie: reiskosten eigen auto declareren hoeft niet ingewikkeld te zijn
Het declareren van reiskosten voor je eigen auto draait om drie dingen: weten wat je mag declareren, een goede administratie bijhouden en op tijd je declaratie indienen. Met het belastingvrije tarief van €0,23 per kilometer en een nette rittenregistratie maak je maximaal gebruik van de regeling.
Of je nu dagelijks naar kantoor rijdt of af en toe een klantbezoek aflegt, het loont om je reiskosten eigen auto declareren goed op orde te hebben. Zo profiteer je van de onbelaste vergoeding en voorkom je problemen bij een eventuele controle.
Download Tripbook en registreer je zakelijke ritten automatisch. Zo heb je altijd een overzichtelijke rittenregistratie klaar voor je werkgever of de Belastingdienst.
