Als werkgever wil je je medewerkers een vaste reiskostenvergoeding geven zonder elke dag kilometers te hoeven registreren. Dat kan, maar er gelden specifieke vaste reiskostenvergoeding regels. In dit artikel lees je precies hoe de 128/214-dagenregeling werkt, wat de regels zijn voor parttime medewerkers en hoe je de vergoeding combineert met thuiswerken.
Wat is een vaste reiskostenvergoeding?
Een vaste reiskostenvergoeding is een vast maandelijks bedrag dat een werkgever aan een werknemer betaalt voor woon-werkverkeer. In plaats van elke reisdag apart te vergoeden, ontvangt de werknemer iedere maand hetzelfde bedrag. Dit scheelt administratie voor zowel werkgever als werknemer.
De vergoeding valt onder de gerichte vrijstelling van de Werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat het bedrag niet ten laste gaat van de vrije ruimte en volledig onbelast uitbetaald kan worden, mits je je aan de regels houdt.
Het maximale onbelaste tarief in 2026 bedraagt €0,23 per kilometer. Vergoedt de werkgever meer, dan is het meerdere belast als loon of moet het worden aangewezen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte.
De 128/214-dagenregeling uitgelegd
De belangrijkste regel voor een vaste reiskostenvergoeding is de 128/214-dagenregeling. Deze werkt als volgt:
- Een werknemer moet minimaal 128 dagen per jaar naar dezelfde vaste werkplek reizen.
- Is aan deze voorwaarde voldaan, dan mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de werknemer 214 dagen per jaar reist.
De 214 dagen vertegenwoordigen het gemiddeld aantal werkdagen in een jaar, gecorrigeerd voor vakantie, feestdagen en ziekte. Door de vergoeding op 214 dagen te baseren, hoef je geen correcties door te voeren als een medewerker incidenteel thuiswerkt, ziek is of met verlof gaat.
Vaste werkplek
Een locatie geldt als vaste werkplek als de werknemer deze meer dan 40 keer per kalenderjaar bezoekt. Heeft een werknemer meerdere locaties die aan dit criterium voldoen, dan mag je voor elke locatie een aparte vaste vergoeding geven, mits de 128-dageneis per locatie wordt gehaald.
De vaste reiskostenvergoeding valt onder de gerichte vrijstelling, niet de vrije ruimte van de WKR. Je hoeft het bedrag dus niet af te trekken van je vrije ruimte.
Vaste reiskostenvergoeding regels voor parttime medewerkers
Werkt een medewerker parttime, dan pas je de 128/214-dagenregeling naar rato toe. Zowel het minimaal vereiste aantal reisdagen als het aantal vergoedingsdagen wordt vermenigvuldigd met de deeltijdfactor.
| Werkdagen per week | Min. reisdagen per jaar | Vergoeding over dagen |
|---|---|---|
| 5 dagen (fulltime) | 128 dagen | 214 dagen |
| 4 dagen | 103 dagen | 172 dagen |
| 3 dagen | 76 dagen | 129 dagen |
Rekenvoorbeeld: 4 dagen per week, 30 km enkele reis
Een medewerker werkt 4 dagen per week en woont 30 km van kantoor. De totale dagelijkse reisafstand is 60 km (heen en terug).
Berekening:
- Minimum reisdagen: 103 dagen (4/5 van 128)
- Vergoedingsdagen: 172 dagen (4/5 van 214)
- Maandelijkse vergoeding: (172 dagen x 60 km x €0,23) / 12 = €197,80 per maand
Op jaarbasis ontvangt de werknemer €2.373,60 volledig onbelast. Bij een belastingtarief van 35,75% (eerste schijf tot €38.883) bespaart de werkgever daarmee ruim €848 aan werkgeverslasten ten opzichte van een reguliere loonbetaling.
Combinatie met thuiswerkvergoeding
Veel werkgevers bieden naast een reiskostenvergoeding ook een thuiswerkvergoeding aan. In 2026 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding €2,45 per dag. Ook deze valt onder de gerichte vrijstelling.
De hoofdregel is eenvoudig: je mag op dezelfde dag niet zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding geven. Maar je kunt wél beide als vaste vergoeding toekennen, zolang de dagen niet overlappen.
Rekenvoorbeeld: 3 dagen kantoor, 2 dagen thuis
Een fulltime medewerker werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. De woon-werkafstand is 25 km enkele reis (50 km retour).
Reiskostenvergoeding (3 kantoordagen):
- Minimum reisdagen: 76 dagen (3/5 van 128)
- Vergoedingsdagen: 129 dagen (3/5 van 214)
- Maandelijks: (129 x 50 km x €0,23) / 12 = €123,63 per maand
Thuiswerkvergoeding (2 thuiswerkdagen):
- Minimum thuiswerkdagen: 51 dagen (2/5 van 128)
- Vergoedingsdagen: 86 dagen (2/5 van 214)
- Maandelijks: (86 x €2,45) / 12 = €17,56 per maand
De werknemer ontvangt totaal €141,19 per maand onbelast. Lees meer over woon-werkverkeer belastingvrij vergoeden.
Wanneer mag de vaste vergoeding doorlopen?
Bij kortdurende afwezigheid door ziekte, vakantie of incidenteel thuiswerken mag de vaste reiskostenvergoeding gewoon doorlopen. De regeling is juist ontworpen om dit soort schommelingen op te vangen.
Bij langdurige ziekte gelden andere regels:
- De vaste vergoeding mag doorlopen in de maand van ziekmelding en de kalendermaand daarna.
- Daarna moet je de vergoeding stopzetten of loonheffingen inhouden over het bedrag.
Hetzelfde geldt voor langdurig verlof, zoals ouderschapsverlof. Als een werknemer structureel niet meer reist, vervalt het recht op de vaste vergoeding.
Wat als de 128-dageneis niet wordt gehaald?
Haalt een werknemer het minimum aantal reisdagen niet (128 bij fulltime, naar rato bij parttime), dan mag je géén vaste reiskostenvergoeding geven. In dat geval heb je twee opties:
- Declaratiebasis: de werknemer declareert elke werkelijke reisdag achteraf.
- Nacalculatie: je geeft voorlopig een vaste vergoeding maar corrigeert aan het einde van het jaar.
Bij nacalculatie moet je het teveel betaalde bedrag terugvorderen of alsnog als loon belasten. Dit brengt extra administratie met zich mee.
Een app als Tripbook helpt je om woon-werkkilometers automatisch bij te houden, zodat je altijd kunt aantonen dat de 128-dageneis is gehaald.
Administratieve verplichtingen
Hoewel de vaste reiskostenvergoeding bedoeld is om administratie te verminderen, moet je als werkgever een aantal zaken vastleggen:
- Woonadres en werkadres van de werknemer
- Enkele reisafstand in kilometers (kortste of gebruikelijke route)
- Werkpatroon: aantal dagen per week op kantoor vs. thuis
- Startdatum van de vaste vergoeding
De Belastingdienst kan bij een controle vragen om aan te tonen dat de werknemer daadwerkelijk voldoende dagen naar de werkplek reist. Een digitale kilometerregistratie biedt hierbij zekerheid.
Leg afspraken over thuiswerkdagen en kantoordagen schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop. Dit versterkt je positie bij een eventuele controle.
Veelgestelde vragen
Is een reiskostenvergoeding wettelijk verplicht?
Nee. Een werkgever is niet wettelijk verplicht om reiskosten te vergoeden, tenzij dit is vastgelegd in een cao of arbeidsovereenkomst. De meeste werkgevers doen het wel, omdat het een aantrekkelijke en fiscaal voordelige arbeidsvoorwaarde is.
Mag ik de vaste vergoeding combineren met incidentele reiskosten?
Ja. Als een werknemer naast het woon-werktraject ook zakelijke ritten maakt (klantbezoeken, conferenties), kun je die apart vergoeden op declaratiebasis. De vaste vergoeding dekt alleen het woon-werkverkeer.
Wat als een werknemer verhuist?
Bij verhuizing wijzigt de reisafstand. Je moet de vaste vergoeding opnieuw berekenen op basis van het nieuwe woonadres. Doe dit per de eerste van de maand na de verhuizing.
Geldt de 128/214-regeling ook voor flexwerkers?
Als er geen vaste afspraken zijn over werkdagen, kun je geen vaste vergoeding geven. Je vergoedt dan op declaratiebasis per werkelijke reisdag.
Conclusie
De vaste reiskostenvergoeding regels in 2026 bieden werkgevers een efficiënte manier om woon-werkverkeer onbelast te vergoeden. De 128/214-dagenregeling is het fundament: zodra een medewerker voldoende dagen reist, mag je een vast maandbedrag uitkeren op basis van 214 dagen. Bij parttime werk pas je de regeling naar rato toe, en je kunt de vergoeding combineren met een thuiswerkvergoeding van €2,45 per dag.
Wil je altijd een actueel overzicht van gereden kilometers voor je medewerkers? Download Tripbook en houd automatisch bij of de 128-dageneis wordt gehaald.
