De WKR vrije ruimte 2026 bepaalt hoeveel je als werkgever onbelast mag vergoeden en verstrekken aan je personeel. Elk jaar opnieuw is dit een belangrijk aandachtspunt voor HR-afdelingen en ondernemers. Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere. In dit artikel leggen we de percentages, berekening en slimme besparingstips helder uit.
Wat is de vrije ruimte van de WKR?
De vrije ruimte is het budget binnen de werkkostenregeling (WKR) waarmee werkgevers vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan werknemers kunnen geven. Denk aan kerstpakketten, een fitnessabonnement, een etentje met het team of een extra reiskostenvergoeding boven de gerichte vrijstelling.
Het bedrag van de vrije ruimte hangt af van de totale fiscale loonsom van je onderneming. Hoe hoger de loonsom, hoe meer ruimte je hebt, maar het percentage daalt boven een bepaalde grens.
WKR vrije ruimte 2026: de percentages
In 2026 gelden de volgende percentages voor de vrije ruimte:
- 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
- 1,18% over het bedrag boven €400.000
Deze percentages zijn gelijk aan die van 2025. Er zijn in het Belastingplan 2026 geen wijzigingen doorgevoerd. Pas in 2027 staat een verhoging gepland naar 2,16% over de eerste €400.000.
De fiscale loonsom is het totaal van kolom 14 van je loonaangiften: het loon voor de werknemersverzekeringen van al je werknemers samen. Vakantiegeld, bonussen en overwerk tellen mee.
Vrije ruimte berekenen: drie voorbeelden
De berekening is eenvoudig. Hieronder drie scenario’s:
Klein bedrijf met een loonsom van €200.000: 200.000 x 2% = €4.000 vrije ruimte
Middelgroot bedrijf met een loonsom van €400.000: 400.000 x 2% = €8.000 vrije ruimte
Groter bedrijf met een loonsom van €900.000: (400.000 x 2%) + (500.000 x 1,18%) = 8.000 + 5.900 = €13.900 vrije ruimte
Hoe groter de loonsom, hoe meer vrije ruimte je hebt. Maar het marginale percentage daalt: elke euro loonsom boven €400.000 levert slechts 1,18 cent vrije ruimte op.
Wat valt binnen de vrije ruimte?
Niet elke vergoeding of verstrekking gaat ten koste van de vrije ruimte. Alleen vergoedingen die je als werkgever aanwijst als eindheffingsloon en die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen, komen ten laste van de vrije ruimte.
Voorbeelden van vergoedingen die je via de vrije ruimte kunt geven:
- Kerstpakketten en cadeaubonnen voor werknemers
- Extra reiskostenvergoeding boven de €0,23 per kilometer
- Personeelsuitjes buiten de werkplek (een dagje uit, teamdiner)
- Fitnessabonnement of sportvergoeding
- Internetvergoeding voor thuiswerken (boven de thuiswerkvergoeding)
- Feestdagengeschenken zoals paasbrood of sinterklaaspakket
- Renteloze personeelslening (het rentevoordeel)
De gebruikelijkheidstoets geldt: een vergoeding mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De Belastingdienst hanteert een doelmatigheidsgrens van €2.400 per werknemer per jaar voor deze toets.
Wat valt buiten de vrije ruimte? Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn onbelast en gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Dit zijn de belangrijkste in 2026:
Kilometervergoeding: Maximaal €0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten. Dit geldt voor alle vervoermiddelen: auto, motor, fiets en zelfs lopen. Meer hierover lees je in ons artikel over de onbelaste reiskostenvergoeding.
Openbaar vervoer: De werkelijke kosten van OV-tickets en abonnementen mogen onbelast worden vergoed, mits er een zakelijk karakter is.
Thuiswerkvergoeding: In 2026 bedraagt de gerichte vrijstelling €2,45 per thuiswerkdag. Per werkdag mag je of de thuiswerkvergoeding of de reiskostenvergoeding geven, niet beide tegelijk.
Opleidingskosten: Cursussen, trainingen en vakliteratuur die gericht zijn op de functie van de werknemer.
Verhuiskosten: Maximaal €7.750 (plus de werkelijke verhuiskosten) bij een werkgerelateerde verhuizing.
Extraterritoriale kosten: Voor werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland komen om te werken.
Werkkleding: Mits uitsluitend geschikt voor het werk, een bedrijfslogo van minimaal 70 cm2 bevat, of op de werkplek achterblijft.
Wil je precies weten hoe de kilometervergoeding bij de Belastingdienst werkt? Lees dan ons uitgebreide artikel.
Nihilwaarderingen: gewaardeerd op nul
Naast gerichte vrijstellingen bestaan er nihilwaarderingen. Dit zijn voorzieningen die fiscaal op €0 worden gewaardeerd en daarom niets kosten:
- Voorzieningen op de werkplek (bureau, monitor, bureaustoel)
- Consumpties op de werkplek (koffie, thee, fruit)
- Arbovoorzieningen (verplicht op basis van de Arbowet)
- Bedrijfsfeesten en borrels op de werkplek
Overschrijding: 80% eindheffing
Komt het totaal van je aangewezen vergoedingen boven de vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Die eindheffing mag je niet doorbelasten aan de werknemer.
Rekenvoorbeeld: Een bedrijf met €8.000 vrije ruimte geeft €11.500 aan vergoedingen via de WKR. De overschrijding is €3.500. De eindheffing bedraagt: 3.500 x 80% = €2.800.
Over het bedrag waarover je eindheffing betaalt, zijn geen premies werknemersverzekeringen of bijdrage Zvw verschuldigd. Toch is 80% een forse last. Het loont dus om vooraf goed te plannen.
De eindheffing van 80% bereken je pas aan het einde van het kalenderjaar. Gedurende het jaar mag je vergoedingen aanwijzen als eindheffingsloon, ook als je op dat moment de vrije ruimte al overschrijdt. De afrekening volgt bij de laatste aangifte van het jaar.
Vijf tips om de WKR vrije ruimte optimaal te benutten
1. Maximaliseer gerichte vrijstellingen eerst. Vergoedingen zoals de kilometervergoeding (€0,23/km) en de thuiswerkvergoeding (€2,45/dag) gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Benut deze volledig voordat je de vrije ruimte aanspreekt. Lees meer over woon-werkverkeer en belastingvrij reizen.
2. Monitor je vrije ruimte doorlopend. Wacht niet tot december om te rekenen. Houd per kwartaal bij hoeveel vrije ruimte je hebt verbruikt. Zo voorkom je verrassingen en kun je tijdig bijsturen.
3. Spreid vergoedingen over het jaar. Geef niet alle cadeaus en extra vergoedingen in december. Door te spreiden houd je beter overzicht en kun je eerder bijsturen als de ruimte krap wordt.
4. Registreer zakelijke kilometers nauwkeurig. Een correcte rittenadministratie is de basis voor de gerichte vrijstelling van €0,23/km. Zonder bewijs kan de Belastingdienst de vrijstelling weigeren, waardoor de kosten alsnog ten laste van de vrije ruimte komen. Tripbook maakt dit eenvoudig.
5. Overweeg cafetariamodellen. Met een cafetariaregeling ruilen werknemers brutoloon voor onbelaste vergoedingen. Dit kan de druk op de vrije ruimte verminderen doordat bepaalde vergoedingen via het brutoloon worden gefinancierd.
Veelgestelde vragen over de WKR vrije ruimte
Wanneer moet ik de vrije ruimte toetsen?
Je toetst de vrije ruimte aan het einde van het kalenderjaar. De eventuele eindheffing verwerk je in de aangifte over het laatste loontijdvak.
Geldt de vrije ruimte per werknemer of per bedrijf?
De vrije ruimte geldt per inhoudingsplichtige (werkgever), niet per werknemer. Je berekent de vrije ruimte over de totale loonsom van alle werknemers samen.
Kan ik ongebruikte vrije ruimte meenemen naar volgend jaar?
Nee. De vrije ruimte van 2026 vervalt op 31 december 2026. Ongebruikte ruimte kun je niet doorschuiven naar 2027.
Telt een reiskostenvergoeding van €0,23/km mee voor de vrije ruimte?
Nee. De reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer is een gerichte vrijstelling. Deze gaat niet af van de vrije ruimte. Alleen het eventuele meerdere boven €0,23/km gaat ten laste van de vrije ruimte.
Conclusie
De WKR vrije ruimte 2026 biedt werkgevers 2% over de eerste €400.000 loonsom en 1,18% daarboven om vergoedingen onbelast te geven. Overschrijd je dat budget, dan betaal je 80% eindheffing. Door eerst gerichte vrijstellingen in te zetten (kilometervergoeding, thuiswerkvergoeding, OV) en de vrije ruimte te monitoren, houd je de kosten beheersbaar. Een goede kilometeradministratie met Tripbook helpt je om de gerichte vrijstelling te onderbouwen en de vrije ruimte te ontlasten.
