Spesen sind in Österreich jene Aufwendungen, die bei einer beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen – vor allem Taggeld (Diäten), Nächtigungsgeld, Fahrtkosten und Bewirtung. Für 2026 gelten dabei folgende Sätze: 30,00 € Taggeld pro vollem Tag im Inland, 17,00 € Nächtigungsgeld pro Nacht ohne Beleg und 0,50 € amtliches Kilometergeld pro gefahrenem Kilometer mit dem Pkw. Selbstständige setzen Spesen als Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG ab, Dienstnehmer erhalten sie steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt oder machen sie als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend.
Das Wichtigste in Kürze
- Taggeld Inland: 30,00 € pro Tag (24 Stunden), 2,50 € je angefangener Stunde ab drei Stunden Abwesenheit
- Nächtigungsgeld Inland: 17,00 € pauschal ohne Beleg – oder die tatsächlichen Kosten mit Rechnung, ohne Deckelung
- Kilometergeld: 0,50 €/km Pkw, 0,25 €/km Motorrad und Fahrrad, 0,15 €/km je mitgenommener Person, maximal 30.000 km pro Jahr
- Belegpflicht: Alle Belege und Aufzeichnungen sind 7 Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO)
- Bewirtung: Geschäftsessen sind nur eingeschränkt absetzbar – ohne nachgewiesenen Werbezweck gar nicht
- Wichtige Unterscheidung: “Spesen” ist ein Alltagsbegriff, “Betriebsausgaben” der steuerrechtliche – nicht jede Spese ist automatisch abzugsfähig
Was sind Spesen überhaupt?
Der Begriff Spesen kommt im österreichischen Einkommensteuergesetz gar nicht vor. Er ist ein Sammelbegriff aus der Praxis für Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise oder einer betrieblichen Auswärtstätigkeit entstehen. Steuerlich zerfallen diese Aufwendungen in klar geregelte Kategorien:
- Verpflegungsmehraufwand → Taggeld bzw. Diäten
- Übernachtungskosten → Nächtigungsgeld
- Fahrtkosten → amtliches Kilometergeld oder tatsächliche Fahrzeugkosten
- Nebenkosten → Parkgebühren, Maut, Vignette, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel
- Bewirtungskosten → Geschäftsessen mit Kunden und Geschäftspartnern
Diese Trennung ist wichtig, weil für jede Kategorie eigene Nachweispflichten und Höchstbeträge gelten. Wer alles pauschal als “Spesen” verbucht, riskiert bei einer Prüfung durch das Finanzamt Österreich, dass die gesamte Position gestrichen wird.
Unterschied: Spesen vs. Betriebsausgaben
Diese Frage stellen sich viele Selbstständige, und sie ist mehr als eine Begriffsspitzfindigkeit.
Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das ist der Oberbegriff – dazu zählen Miete, Wareneinkauf, Versicherungen, Software und eben auch Reisespesen.
Spesen sind eine Teilmenge davon: der reisebezogene Aufwand. Der entscheidende Unterschied liegt in der Behandlung. Während die meisten Betriebsausgaben in tatsächlicher Höhe abgesetzt werden, arbeiten Spesen überwiegend mit Pauschalsätzen, die das Gesetz vorgibt. Du darfst also nicht dein tatsächliches Mittagessen um 42 € absetzen, sondern nur das gesetzlich gedeckelte Taggeld.
Umgekehrt musst du beim Taggeld keinen einzigen Restaurantbeleg vorlegen – die Pauschale steht dir bei nachgewiesener Reise ohnehin zu. Das macht die Abrechnung einfacher, deckelt aber auch die Ersparnis.
Taggeld: Verpflegungsmehraufwand richtig abrechnen
Das Taggeld entschädigt den Mehraufwand für Verpflegung auf Reisen. Im Inland gelten diese Sätze:
| Reisedauer | Taggeld |
|---|---|
| Unter 3 Stunden | Kein Anspruch |
| 3–24 Stunden | 2,50 € pro angefangene Stunde |
| 24 Stunden (voller Tag) | 30,00 € |
Beispiel: Abfahrt 8:00 Uhr, Rückkehr 17:30 Uhr = 10 angefangene Stunden × 2,50 € = 25,00 €.
Die steuerliche Behandlung unterscheidet sich je nach Status:
- Dienstnehmer: Der Arbeitgeber kann bis zu 30,00 € pro Tag steuerfrei auszahlen – ohne Lohnsteuer und ohne ÖGK-Beiträge.
- Werbungskosten: Zahlt der Arbeitgeber nichts, sind 26,40 € pro Tag als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung absetzbar.
- Selbstständige: 26,40 € pro Tag als Betriebsausgabe.
Alle Details zu Kürzungsregeln bei Arbeitsessen und zur Mittelpunkt-der-Tätigkeit-Regel findest du im ausführlichen Ratgeber zum Taggeld in Österreich.
Nächtigungsgeld: pauschal oder mit Beleg
Bei einer Übernachtung hast du ein Wahlrecht:
- Pauschale ohne Beleg: 17,00 € pro Nacht im Inland, inklusive Frühstück
- Tatsächliche Kosten mit Rechnung: in voller Höhe, ohne Obergrenze
Die Pauschale lohnt sich fast nie, wenn du tatsächlich im Hotel übernachtest – 17 € decken keine österreichische Hotelrechnung. Sie ist gedacht für Fälle, in denen du privat nächtigst, etwa bei Freunden oder Verwandten. Dann bekommst du die 17 € ohne jeden Nachweis.
Ein wichtiger Punkt für Arbeitgeber: Die pauschale Auszahlung ist nur maximal sechs Monate lang steuerfrei möglich. Ab dem siebenten Monat am selben Einsatzort wird sie steuerpflichtig. Die Auslandssätze und alle Sonderfälle sind im Beitrag zum Nächtigungsgeld in Österreich aufgeschlüsselt.
Kilometergeld: die größte Spesenposition
Für die meisten Außendienstmitarbeiter und Selbstständigen ist das amtliche Kilometergeld die betragsmäßig wichtigste Spesenposition. Seit 1. Juli 2025 gelten einheitlich:
| Fahrzeug | Satz | Jahresgrenze |
|---|---|---|
| Pkw / Kombi | 0,50 €/km | 30.000 km |
| Motorrad | 0,25 €/km | 30.000 km |
| Fahrrad / E-Bike | 0,25 €/km | 3.000 km |
| Mitfahrer-Zuschlag | +0,15 €/km | – |
Mit dem Kilometergeld sind sämtliche Fahrzeugkosten abgegolten: Treibstoff, Service, Reifen, Versicherung, Abschreibung, Autobahnvignette, Parkgebühren im Regelfall und Finanzierungskosten. Du kannst diese Positionen nicht zusätzlich ansetzen – das ist der häufigste Fehler in Spesenabrechnungen.
Die Voraussetzung für jeden einzelnen Kilometer ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit Datum, Start- und Zieladresse, Zweck der Fahrt und Kilometerstand. Wie du das rechtssicher führst, zeigt der Ratgeber zum Kilometergeld für Selbstständige.
Bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % wird das Fahrzeug zwingend Betriebsvermögen. Dann ist das Kilometergeld nicht mehr anwendbar, und du rechnest mit den tatsächlichen Kosten ab – nachzulesen unter Autokosten für EPU absetzen.
Bewirtungsspesen: die strengste Kategorie
Geschäftsessen sind der Bereich, in dem das Finanzamt am genauesten hinsieht. Grundsätzlich gilt: Repräsentationsaufwendungen sind nach § 20 Abs. 1 Z 3 EStG nicht abzugsfähig. Eine Ausnahme besteht nur, wenn die Bewirtung überwiegend der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung nachgewiesen wird – dann ist sie zur Hälfte absetzbar.
Damit die Bewirtung anerkannt wird, muss auf dem Beleg oder als Ergänzung vermerkt sein:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Namen aller Teilnehmer (nicht nur “Kunde”)
- Konkreter Anlass und Werbezweck – etwa “Angebotsbesprechung Projekt X”
- Die Rechnung im Original mit ausgewiesener Umsatzsteuer
Reine Höflichkeitseinladungen, Feiern im Kollegenkreis und Bewirtungen ohne erkennbaren Werbezweck sind vollständig nicht abzugsfähig.
Belegpflicht: was du aufbewahren musst
Für die steuerliche Anerkennung von Spesen gelten in Österreich diese Regeln:
- Fahrtkosten: Fahrtenbuch oder gleichwertige Aufzeichnung – bei Kilometergeld ist kein Tankbeleg nötig, das Fahrtenbuch ist der Nachweis
- Nächtigung mit tatsächlichen Kosten: Hotelrechnung auf den Namen des Unternehmens
- Nächtigungspauschale und Taggeld: kein Beleg für die Verpflegung nötig, aber Nachweis der Reise selbst (Termin, Kunde, Route)
- Nebenkosten und Bewirtung: Originalbeleg zwingend
- Aufbewahrungsfrist: 7 Jahre gemäß § 132 BAO, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres
Wer diese Nachweise nicht lückenlos vorlegen kann, muss mit einer Schätzung durch das Finanzamt rechnen – und die fällt in der Praxis selten großzügig aus.
Spesenabrechnung: Selbstständige vs. Dienstnehmer
Der Ablauf unterscheidet sich grundlegend, auch wenn die Sätze dieselben sind.
Selbstständige und EPU
Du erfasst die Spesen als Betriebsausgabe in deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und überträgst sie in die Beilage E1a zur Einkommensteuererklärung. Es gibt keinen Arbeitgeber, der etwas erstattet – die Spesen mindern direkt deinen steuerpflichtigen Gewinn. Wichtig: Beim Taggeld gilt für Selbstständige der Satz von 26,40 € pro Tag, nicht 30,00 €.
Dienstnehmer
Du reichst eine Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber ein. Der ersetzt die Spesen im Rahmen der gesetzlichen Sätze steuer- und beitragsfrei – es fallen weder Lohnsteuer noch ÖGK-Beiträge an. Zahlt der Arbeitgeber mehr als die gesetzlichen Sätze, ist der übersteigende Teil laufender Bezug und damit voll steuerpflichtig.
Erstattet der Arbeitgeber weniger oder gar nichts, kannst du die Differenz als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen. Eine praxistaugliche Vorlage und den kompletten Ablauf findest du unter Reisekostenabrechnung Österreich.
Häufige Fehler bei der Spesenabrechnung
- Kilometergeld plus Tankrechnung: Doppelt geht nicht – das Kilometergeld deckt alles ab
- Taggeld ohne Reisenachweis: Auch ohne Belegpflicht musst du die Reise selbst dokumentieren können
- Fehlende Teilnehmernamen bei Bewirtung: Führt regelmäßig zur vollständigen Streichung
- Überschreiten der 30.000-km-Grenze: Ab dem 30.001. Kilometer wechselt die Methode zwingend zu den tatsächlichen Kosten
- Privatfahrten im Fahrtenbuch: Der Weg zum eigenen Betriebsstandort ist keine Dienstreise
- Nachträglich rekonstruierte Aufzeichnungen: Fahrtenbücher, die erst zur Prüfung entstehen, sind erkennbar und werden verworfen
Häufige Fragen zu Spesen in Österreich
Sind Spesen dasselbe wie Diäten?
Nein. “Diäten” bezeichnen in Österreich üblicherweise nur das Taggeld, also den Verpflegungsmehraufwand. “Spesen” umfasst darüber hinaus auch Nächtigungsgeld, Fahrtkosten, Nebenkosten und Bewirtung.
Wie viel Spesen sind steuerfrei?
Für Dienstnehmer sind pro Reisetag bis zu 30,00 € Taggeld und 17,00 € Nächtigungsgeld steuerfrei, dazu das Kilometergeld von 0,50 €/km. Beträge darüber sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Muss ich für Taggeld Belege sammeln?
Für die Verpflegung selbst nicht. Du musst aber die Reise nachweisen können – also Datum, Ziel, Zweck und Dauer der Auswärtstätigkeit dokumentieren.
Können auch Nebenberufler Spesen absetzen?
Ja. Auch bei nebenberuflicher Selbstständigkeit sind Reisespesen Betriebsausgaben, sofern die Fahrten betrieblich veranlasst sind und die Aufzeichnungen den Anforderungen entsprechen.
Wie lange muss ich Spesenbelege aufbewahren?
Sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Bei einem laufenden Abgabenverfahren verlängert sich die Frist entsprechend.
Fazit
Spesen sind in Österreich kein Graubereich, sondern ein durchgerechnetes System aus Pauschalen: 30,00 € Taggeld, 17,00 € Nächtigungsgeld und 0,50 € Kilometergeld decken den Großteil aller Reisekosten ab. Der Unterschied zwischen einer anerkannten und einer gestrichenen Spesenabrechnung liegt fast nie an der Höhe, sondern an der Dokumentation – vor allem beim Kilometergeld und bei der Bewirtung.
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