Die Reisekostenabrechnung Österreich 2026 umfasst alle Kosten, die bei einer beruflichen Dienstreise entstehen: Kilometergeld, Taggeld, Nächtigungsgeld und sonstige Reisespesen. Für eine korrekte Abrechnung beim Finanzamt müssen alle Positionen den gesetzlichen Pauschalen entsprechen und sauber dokumentiert sein.
Bestandteile der Reisekostenabrechnung
Eine vollständige Reisekostenabrechnung in Österreich setzt sich aus vier Hauptkomponenten zusammen:
| Kostenart | Pauschale 2026 | Nachweis |
|---|---|---|
| Kilometergeld (PKW) | 0,50 €/km | Fahrtenbuch/Aufzeichnungen |
| Taggeld (Inland) | 30,00 €/Tag (bei 24h) | Reisebericht mit Uhrzeiten |
| Nächtigungsgeld | 17 €/Nacht (ohne Beleg) | Hotelrechnung bei höheren Kosten |
| Nebenkosten | Tatsächliche Kosten | Einzelbelege |
Kilometergeld in der Reisekostenabrechnung
Das Kilometergeld ist der zentrale Bestandteil der Fahrtkosten bei Nutzung des Privatfahrzeugs:
- PKW / Kombi: 0,50 €/km (max. 30.000 km/Jahr)
- Motorrad: 0,25 €/km (max. 30.000 km/Jahr)
- Fahrrad / E-Bike: 0,25 €/km (max. 3.000 km/Jahr)
- Mitfahrer-Zuschlag: +0,15 €/km pro mitbeförderte Person
Das Kilometergeld deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab (Treibstoff, Versicherung, AfA, Maut, Vignette). Zusätzliche Tankbelege oder Parkgebühren können daneben nicht geltend gemacht werden.
Beispiel: Dienstreise Wien–Graz und retour (400 km):
- 400 km × 0,50 € = 200,00 € Kilometergeld
Taggeld (Tagesgebühren) 2026
Das Taggeld deckt den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ab.
Inlandstaggeld
- Pro angefangene Stunde: 2,50 € (= 1/12 des Tagessatzes)
- Volles Taggeld bei 24 Stunden: 30,00 €
- Mindestdauer: Ab 3 Stunden Abwesenheit steht anteiliges Taggeld zu
- Für die Steuererklärung gelten maximal 26,40 € pro Tag als Werbungskosten
Kürzung bei Arbeitsessen
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Kunden bezahlt, ist das steuerfreie Taggeld zu kürzen:
- Pro Mittag- oder Abendessen: Kürzung um 15,00 €
- Ab zwei bezahlten Mahlzeiten pro Tag: kein steuerfreies Taggeld mehr
Mittelpunkt der Tätigkeit
Tagesgelder können nur steuerfrei gewährt werden, solange kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird:
- Bei durchgehender Tätigkeit: Ab dem 6. Tag am selben Einsatzort sind Tagesgelder steuerpflichtig
- Bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit: Ab dem 16. Tag pro Kalenderjahr
Nächtigungsgeld 2026
Das Nächtigungsgeld wird bei auswärtiger Übernachtung erstattet:
- Ohne Beleg: 17,00 € pauschal pro Nacht (inklusive Frühstück)
- Mit Beleg: Tatsächliche Kosten der Unterkunft (Hotelrechnung)
- Ausland: Länderspezifische Höchstsätze gemäß BMF-Verordnung
Sonstige Reisenebenkosten
Zusätzlich zu den Pauschalen können folgende Kosten mit Einzelbelegen erstattet werden:
- Öffentliche Verkehrsmittel (Zugtickets, Flüge)
- Taxifahrten (wenn begründet)
- Telefon- und Internetkosten (dienstlich veranlasst)
Achtung: Parkgebühren und Maut sind bereits im Kilometergeld enthalten und können daneben nicht separat abgerechnet werden.
Reisekostenabrechnung als Arbeitnehmer
Als Arbeitnehmer hast du zwei Möglichkeiten:
1. Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber erstattet die Reisekosten steuerfrei, wenn es sich um eine echte Dienstreise handelt (mehr als 25 km vom Dienstort, mindestens 3 Stunden), die gesetzlichen Pauschalen eingehalten werden und die Reise ordnungsgemäß dokumentiert ist.
2. Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung
Erstattet der Arbeitgeber nicht oder nur teilweise, kannst du die Differenz als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.
Reisekostenabrechnung für Selbstständige
Selbstständige und EPU setzen Reisekosten als Betriebsausgaben ab. Es gelten dieselben Pauschalen wie für Arbeitnehmer. Eine praktische Reisekostenabrechnung Vorlage hilft bei der korrekten Erfassung aller Positionen.
Dokumentationspflichten
Das Finanzamt verlangt für jede Dienstreise:
- Datum und Uhrzeit (Beginn und Ende der Reise)
- Reiseziel und konkreter Reisegrund
- Gefahrene Kilometer (nachgewiesen durch Fahrtenbuch oder Aufzeichnungen)
- Belege für Übernachtung und Nebenkosten
- Angabe erhaltener Mahlzeiten (für die Taggeld-Kürzung)
Häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung
- Taggeld bei kurzen Reisen: Unter 3 Stunden Abwesenheit besteht kein Anspruch
- Doppelte Abrechnung: Kilometergeld und gleichzeitig Tankbelege oder Parkgebühren einreichen
- Fehlende Belege: Nächtigungskosten über 17 € ohne Hotelrechnung
- Fahrten Wohnung–Arbeit: Sind keine Dienstreise und gehören nicht in die Reisekostenabrechnung
- Mittelpunkt der Tätigkeit übersehen: Ab dem 6. Tag am selben Einsatzort sind Tagesgelder steuerpflichtig
Fazit: Reisekostenabrechnung 2026
Die Reisekostenabrechnung Österreich 2026 umfasst Kilometergeld (0,50 €/km), Taggeld (30 €/Tag), Nächtigungsgeld (17 €/Nacht) und Nebenkosten. Eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Posten ist die Grundvoraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Mit Tripbook erfasst du die Fahrtkosten automatisch per GPS und hast alle Daten für die Reisekostenabrechnung sofort verfügbar.
