Die Reisekostenabrechnung Österreich 2026 umfasst alle Kosten, die bei einer beruflichen Reise entstehen: Kilometergeld, Taggeld, Nächtigungsgeld und sonstige Reisespesen. Für eine korrekte Abrechnung beim Finanzamt müssen alle Positionen den gesetzlichen Regelungen entsprechen und sauber dokumentiert sein. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Pauschalen und Regeln.
Bestandteile der Reisekostenabrechnung
Eine vollständige Reisekostenabrechnung in Österreich setzt sich aus vier Hauptkomponenten zusammen:
| Kostenart | Pauschale 2026 | Nachweis |
|---|---|---|
| Kilometergeld (PKW) | 0,50 €/km | Fahrtenbuch/Aufzeichnungen |
| Taggeld (Inland) | 26,40 € (bis 12h) / 30,00 € (über 12h) | Reisebericht |
| Nächtigungsgeld | 15 € (ohne Beleg) | Rechnung bei höheren Kosten |
| Nebenkosten | Tatsächliche Kosten | Einzelbelege |
Kilometergeld in der Reisekostenabrechnung
Das Kilometergeld ist der zentrale Bestandteil der Fahrtkosten:
- PKW: 0,50 €/km (max. 30.000 km/Jahr)
- Motorrad: 0,50 €/km
- Fahrrad: 0,38 €/km
- Mitfahrer-Zuschlag: +0,15 €/km pro Person
Beispiel: Dienstreise Wien – Graz und retour (400 km):
- 400 km × 0,50 € = 200,00 € Kilometergeld
Taggeld (Tagesgebühren)
Das Taggeld deckt den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ab:
Inlandstaggeld
- Ab 3 Stunden Reisedauer: anteiliges Taggeld (1/12 pro Stunde)
- Über 12 Stunden: volles Taggeld von 30,00 € pro Tag
- Für die Steuererklärung sind 26,40 € pro Tag absetzbar
Auslandstaggeld
Die Taggeldsätze für das Ausland sind länderspezifisch und werden vom BMF festgelegt. Sie betragen je nach Land zwischen 20 € und 70 € pro Tag.
Kürzung bei Mahlzeiten
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Kunden bezahlt, ist das Taggeld zu kürzen:
- Frühstück: Kürzung um 15 %
- Mittag- oder Abendessen: Kürzung um jeweils 40 %
Nächtigungsgeld
Das Nächtigungsgeld wird bei auswärtiger Übernachtung erstattet:
- Ohne Beleg: 15 € pauschal pro Nacht
- Mit Beleg: Tatsächliche Kosten der Unterkunft (Hotelrechnung)
- Ausland: Länderspezifische Höchstsätze
Sonstige Reisenebenkosten
Zusätzlich können folgende Kosten erstattet werden:
- Parkgebühren
- Mautgebühren (Autobahn, Tunnel)
- Öffentliche Verkehrsmittel (Tickets)
- Taxifahrten (wenn begründet)
- Telefon- und Internetkosten (dienstlich)
Für alle Nebenkosten gilt: Einzelbelege aufbewahren.
Reisekostenabrechnung als Arbeitnehmer
Als Arbeitnehmer hast du zwei Möglichkeiten:
1. Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber erstattet die Reisekosten steuerfrei, wenn:
- Es sich um eine echte Dienstreise handelt
- Die gesetzlichen Pauschalen nicht überschritten werden
- Die Reise ordnungsgemäß dokumentiert ist
2. Werbungskosten in der Steuererklärung
Erstattet der Arbeitgeber nicht oder nur teilweise, kannst du die Differenz als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.
Reisekostenabrechnung für Selbstständige
Selbstständige setzen Reisekosten als Betriebsausgaben ab. Es gelten dieselben Pauschalen wie für Arbeitnehmer. Eine Reisekostenabrechnung Vorlage hilft bei der korrekten Erfassung.
Dokumentationspflichten
Das Finanzamt verlangt für jede Dienstreise:
- Datum und Uhrzeit (Beginn und Ende der Reise)
- Reiseziel und Reisegrund
- Gefahrene Kilometer (mit Fahrtenbuch)
- Belege für Übernachtung und Nebenkosten
- Angabe erhaltener Mahlzeiten (für Taggeld-Kürzung)
Häufige Fehler bei der Reisekostenabrechnung
- Taggeld bei kurzen Reisen: Unter 3 Stunden besteht kein Anspruch
- Doppelte Abrechnung: Kilometergeld und gleichzeitig Tankbelege einreichen
- Fehlende Belege: Nächtigungsgeld über dem Pauschbetrag ohne Hotelrechnung
- Fahrten Wohnung-Arbeit: Sind keine Dienstreise und gehören nicht in die Reisekostenabrechnung
Fazit: Reisekostenabrechnung Österreich 2026
Die Reisekostenabrechnung Österreich 2026 umfasst Kilometergeld, Taggeld, Nächtigungsgeld und Nebenkosten. Eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Posten ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung. Mit Tripbook erfasst du die Fahrtkosten automatisch und hast alle Daten für die Reisekostenabrechnung sofort verfügbar.
