NS Business Card & Reiskostenvergoeding 2026

Veel werkgevers bieden hun medewerkers een NS Business Card aan voor het woon-werkverkeer. Maar hoe zit het als diezelfde medewerker ook weleens met de auto naar kantoor rijdt? Mag je een NS Business Card combineren met een kilometervergoeding? En welke fiscale regels gelden er in 2026? In dit artikel leggen we de samenloop tussen de NS Business Card en reiskostenvergoeding stap voor stap uit.

Wat is de NS Business Card?

De NS Business Card is een zakelijke OV-chipkaart die werkgevers aan hun medewerkers verstrekken. De kaart geeft toegang tot het volledige Nederlandse openbaar vervoer: trein, bus, tram, metro en aanvullende diensten zoals de OV-fiets. Alle reiskosten worden maandelijks gefactureerd aan de werkgever, inclusief btw-specificatie.

Soorten NS Business Cards

Er bestaan verschillende varianten van de NS Business Card:

• NS Business Card zonder abonnement - Je betaalt per gemaakte reis. Geschikt voor werknemers die af en toe met het OV reizen. Privégebruik is bij deze variant niet toegestaan.
• NS Business Card met Dal-abonnement - 40% korting buiten de spits op trajecten buiten je vaste route. Ideaal voor medewerkers die flexibel reizen.
• NS Business Card met Traject op Maat - Een voordelig abonnement voor werknemers die 2 tot 3 dagen per week een vast traject reizen. Dagelijks opzegbaar na de eerste maand.
• NS Business Card met Trein Vrij - Onbeperkt reizen met de trein. Geschikt voor medewerkers die (bijna) dagelijks met het OV reizen.

Belangrijk: sinds 1 januari 2026 zijn btm-abonnementen (bus, tram, metro) bij de NS Business Card niet meer beschikbaar. Het OV Vrij-abonnement is daarmee vervallen.

Fiscale regels: NS Business Card en belasting

Sinds 2024 geldt een gerichte vrijstelling voor OV-abonnementen en mobiliteitskaarten. Dit betekent dat werkgevers de NS Business Card volledig onbelast aan medewerkers mogen verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen. De voorwaarde is simpel: de medewerker moet de kaart ook zakelijk gebruiken, al is het maar voor een enkele reis. Woon-werkverkeer telt hierbij als zakelijk gebruik.

Privégebruik is onbelast

Een groot voordeel: privégebruik van de NS Business Card is fiscaal onbelast, zolang er ook zakelijk gebruik is. De werkgever hoeft geen gedetailleerde administratie bij te houden van het onderscheid tussen privé- en zakelijke reizen. Dit maakt de kaart extra aantrekkelijk in een tijd van hybride werken, waarin medewerkers niet elke dag naar kantoor komen.

Bij de variant zonder abonnement (reizen op rekening) geldt deze vrijstelling niet voor privégebruik. Daar betaalt de werkgever alleen de daadwerkelijk gemaakte zakelijke reizen.

Reiskostenvergoeding in 2026: de basisregels

Los van de NS Business Card mag een werkgever in 2026 een kilometervergoeding van maximaal €0,23 per kilometer onbelast uitkeren. Dit bedrag is een gerichte vrijstelling en gaat dus niet ten koste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR).

Enkele kernpunten van de reiskostenvergoeding voor werknemers:

• Het tarief van €0,23/km geldt voor alle vervoermiddelen: auto, fiets, OV of lopend.
• Bij OV mag de werkgever ook de werkelijke kosten onbelast vergoeden in plaats van het kilometertarief.
• De werkgever is niet wettelijk verplicht om een vergoeding te betalen; het is een fiscale bovengrens.
• Betaalt de werkgever meer dan €0,23/km? Dan is het meerdere belast loon (of het gaat via de WKR vrije ruimte).

Samenloop NS Business Card en kilometervergoeding

Hier komt het cruciale punt: je kunt de NS Business Card en kilometervergoeding niet combineren voor hetzelfde traject of dezelfde reis. De werkgever moet per reis of per traject kiezen: of de werkelijke OV-kosten vergoeden (via de NS Business Card), of een kilometervergoeding uitkeren voor eigen vervoer.

Waarom niet combineren?

Het idee achter de regel is logisch. Als de werkgever al de treinkosten betaalt via de NS Business Card, is er geen reden om daarbovenop nog een kilometervergoeding voor auto uit te keren voor hetzelfde woon-werktraject. Dubbel vergoeden is fiscaal niet toegestaan.

Wat mag wel?

Er zijn situaties waarin combinatie wél mogelijk is:

1. Verschillende dagen - Reist een medewerker op maandag met de trein (NS Business Card) en op dinsdag met de auto? Dan kan de werkgever op maandag de OV-kosten via de NS Business Card vergoeden en op dinsdag een kilometervergoeding van €0,23/km uitkeren.

2. Verschillende trajecten - Heeft een medewerker twee werklocaties, waarvan één goed bereikbaar per OV en de ander alleen per auto? Dan mag voor elk traject een andere vergoedingsvorm gelden.

3. Voor- en natransport - Reist een medewerker met de trein naar het station, maar met de auto van huis naar het station? Dan kan de werkgever de treinkosten via de NS Business Card vergoeden en voor het autotraject naar het station een kilometervergoeding uitkeren, mits dit deugdelijk wordt geadministreerd.

Praktijkvoorbeeld: Lisa combineert OV en auto

Lisa woont in Amersfoort en werkt in Amsterdam. Ze werkt 4 dagen per week op kantoor.

• Maandag, dinsdag en donderdag reist ze met de trein (NS Business Card met Traject op Maat).
• Woensdag rijdt ze met de auto, omdat ze die dag ook klantbezoeken heeft.
• Vrijdag werkt ze thuis.

De werkgever van Lisa regelt het als volgt:

• 3 dagen OV-kosten via NS Business Card: automatisch gefactureerd.
• 1 dag kilometervergoeding auto: 52 km (Amersfoort-Amsterdam v.v.) x €0,23 = €11,96 onbelast.
• 1 dag thuiswerkvergoeding: €2,45 onbelast.

Op de autodag gebruikt Lisa Tripbook om haar kilometers automatisch te registreren. Zo heeft ze altijd een sluitende administratie voor de Belastingdienst.

Thuiswerkvergoeding en NS Business Card

In 2026 bedraagt de thuiswerkvergoeding €2,45 per dag. Let op: een medewerker kan op dezelfde dag niet én een thuiswerkvergoeding én een reiskostenvergoeding (OV of auto) ontvangen. De werkgever moet per dag kiezen.

Wel mag een thuiswerkvergoeding worden gecombineerd met een dienstreisvergoeding op dezelfde dag. Werkt iemand thuis en maakt diezelfde dag een zakelijke rit naar een klant? Dan mag de werkgever zowel de thuiswerkvergoeding als de kilometervergoeding voor de dienstreis uitkeren.

Vaste reiskostenvergoeding bij wisselend OV en auto

Gebruikt een werknemer afwisselend de NS Business Card en de eigen auto? Dan is een vaste reiskostenvergoeding alleen mogelijk voor de autodagen. De 128/214-dagenregeling geldt uitsluitend als de werknemer minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist met hetzelfde vervoermiddel.

In de praktijk kiezen veel werkgevers bij een combinatie van OV en auto voor een variabele vergoeding: per maand declareren op basis van werkelijke reis- en autodagen. Dit voorkomt discussies met de Belastingdienst.

Administratie en bewaarplicht

Een goed georganiseerde administratie is essentieel, zeker bij de samenloop van OV en auto:

• NS Business Card: de maandelijkse factuur van NS geldt als bewijs. NS geeft reisgegevens ook rechtstreeks door aan de Belastingdienst.
• Kilometervergoeding auto: de werkgever moet kunnen aantonen op welke dagen de werknemer met de auto reisde en hoeveel kilometers dat betrof. Een rittenregistratie is hierbij onmisbaar.
• Bewaarplicht: alle administratie moet 7 jaar worden bewaard.

Voor de autodagen is een digitale rittenregistratie de meest betrouwbare oplossing. Met Tripbook registreer je ritten automatisch via GPS, inclusief datum, afstand en vertrek- en aankomstadres. De gegevens kun je direct exporteren voor je boekhouder of salarisadministratie.

Veelgemaakte fouten bij NS Business Card en reiskostenvergoeding

Voorkom problemen met de Belastingdienst door deze valkuilen te vermijden:

1. Dubbel vergoeden - Een kilometervergoeding uitkeren op dagen dat de medewerker met de NS Business Card reist. Dit is de meest voorkomende fout.
2. Geen onderscheid auto- en OV-dagen - Zonder duidelijke registratie van vervoermiddel per dag is de vergoeding niet te onderbouwen.
3. Thuiswerk- en reisvergoeding combineren - Op dezelfde dag zowel thuiswerkvergoeding als woon-werkreiskosten uitkeren mag niet.
4. Ontbrekende rittenregistratie - Zonder bewijs van autokilometers kan de Belastingdienst de kilometervergoeding volledig naheffen.

Tips voor werkgevers

• Leg het beleid vast - Stel een helder mobiliteitsbeleid op waarin staat hoe de NS Business Card en kilometervergoeding naast elkaar worden gebruikt.
• Gebruik een digitale rittenregistratie - Laat medewerkers op autodagen hun kilometers bijhouden met een app zoals Tripbook. Zo heb je altijd een controleerbare administratie.
• Overweeg een mobiliteitsbudget - Met een mobiliteitsbudget geef je werknemers vrijheid om per dag het beste vervoermiddel te kiezen, terwijl je de administratie centraal houdt.
• Check je WKR-ruimte - De NS Business Card valt onder de gerichte vrijstelling en kost geen WKR-ruimte. Hetzelfde geldt voor de kilometervergoeding van €0,23/km. Betaal je meer? Dan gaat het bovenmatige deel wél ten koste van de vrije ruimte (2% over de eerste €400.000, 1,18% daarboven).

Samenvatting

Situatie	Vergoeding	Belastingvrij?
NS Business Card (met abonnement)	Werkelijke OV-kosten	Ja (gerichte vrijstelling)
Auto woon-werkverkeer	Max €0,23/km	Ja (gerichte vrijstelling)
OV en auto op verschillende dagen	Beide, per dag gescheiden	Ja
OV en auto op dezelfde reis	Niet combineren	Nvt
Thuiswerken + dienstreis	Beide mogelijk	Ja
Thuiswerken + woon-werkverkeer	Niet combineren	Nvt

De NS Business Card is een uitstekende oplossing voor werkgevers die het zakelijk reizen willen vereenvoudigen. Door helder beleid te voeren en de samenloop met de kilometervergoeding goed te administreren, voorkom je fiscale risico’s. Gebruik op autodagen een tool als Tripbook voor een waterdichte rittenregistratie, en je bent altijd voorbereid op een controle van de Belastingdienst.